Читайте также:
|
1. Гарантийное письмо: желательно оформлять на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда – главного бухгалтера.
Содержание:
1. Номер и дата исходного документа.
2. Название организации и должностного письма, которому письмо адресовано.
3. Гарантийное письмо.
4. Текст письма.
5. Банковские реквизиты, а также размер штрафа (в случае гарантийной оплаты).
Устойчивые обороты:
Гарантируем…
Настоящим письмом гарантируем..
Компания..гарантирует..
Своевременную и полную оплату гарантируем…
2. Письмо запрос.
Составляется с целью получения информации. Пробуждает к написанию письма – ответа.
Структура:
1. Реквизиты получения и отправки
2. Дата документа на исход. №
3. Суть вопроса.
4. Обращение.
5. Цель письма.
6. Суть вопроса.
7. Выражение надежды на сотрудничество.
8. Благодарность.
9. Подпись отправителя.
Оформляется на фирменном бланке. Подписывает уполномоченный письмом или руководитель.
3. Письмо просьба
Имеет структуру схожего с общей структурой делового письма. По своей форме практически идентично с письмом запросом.
Просьба о получении необходимой информации, услуг, товаров, составляющая основного содержания письма должна быть обоснована.
Шаблон фразы:
1) Обоснование просьбы:
Учитывая…
Ввиду..
Исходя из…
В целях…
На основании…
Согласно…
В соответствии с…
2) Текст просьбы:
Просим Вас рассмотреть…
Просим Вас предоставить…
Провести…
Сообщить…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Просим Вашего содействия в …
Просим Вашего согласия на…
Также просим Вас….
Оформляется на фирменном бланке организации.
4. Письмо – предложение.
Оферта составляется и отправляется адресату в письменном виде, но может озвучиваться по телефону или при переговорах между участниками сделки.
Оформлять оферту можно в виде проекта – договора.
Требует конкретного ответа до указанного срока.
Три варианта действия адресата:
1) Согласие
2) Внесение изменений или дополнений.
3) Отказ принять условие.
Принятием предложения является заключение договора, либо выдача заказа.
В случае отказа переписка между сторонами продолжается до тех пор пока не будет достигнута окончательная договоренность.
Структура оферты соответствует общей структуре делового письма.
5. Письмо – подтверждение.
Относится к группе некоммерческих деловых писем.
Основная цель: подтверждение получения переданных материалов и.т.д.
Может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Шаблонные фразы:
Сообщаем Вам, что мы получили…
Подтверждаем получение…
С благодарностью подтверждаем…
«ООО» подтверждает согласие на…
При составлении письма подтверждения необходимо использовать фирменный бланк.
6. Письмо – напоминание.
Цель: побуждение получателя к какому – то еще не выполненному действию.
Данная разновидность делового письма включает:
А) ссылки на пункт договора или другого документа в которых прописаны основные обязательства сторон.
Б) формулировка просьбы.
В) указание на действия, которые будут приняты в случае не выполнения обязательств.
Шаблонные фразы:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность…
Обращаем Ваше внимание…
Убедительно просим…
Требуем от Вас…
Мы настаиваем…
7. Информационное письмо.
Цель: проинформировать, известить о дальнейшем сотрудничестве и.т.д.
Может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечении новых клиентов…
Подписывает обычно руководитель, иногда его заместитель или даже секретарь.
В случае массовой рассылки можно обойтись без подписи.
8. Письмо – приглашение.
Текст должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения встречи.
Необходимо отправлять ответ.
9. Сопроводительное письмо.
Составляется с указанием наименований отправленных предметов, документов и.т.д.
Начинается со слов:
Направляем Вам…
Представляем…
Возвращаем…
Высылаем…
Данный документ может содержать просьбу:
Просим подтвердить в получении…
Просим передать…
Просим проинформировать…
Просим возвратить…
Составляется в соответствии с общей структурой делового письма.
10. Письмо– претензия.
При совершении сделки в случае неудовлетворения одной из сторон качеством, количеством и.т.д.
Составляются рекламации в следующих случаях:
1. При не соответствии качества товара или не оказания услуги.
2. Не соответствии количества товара в условии договора.
3. При несогласованном изменении цены на товар или услугу.
В договоре купли/продажи должен присутствовать раздел о порядке предъявления претензий и способах урегулирования конфликтной ситуации.
Структура рекламации:
1. Дата и номер исходного документа.
2. Наименование стороны к которой предъявляется претензия.
3. Наименование документа и номер
4. Основание (№ и дата документа)
5. Наименование товара.
6. Количество товара.
7. Основание для предъявления претензий (что конкретно нарушено).
8. Доказательство нанесенного имущества
9. Требование по возмещению убытка.
10. Доказательные документы.
При отказе в удовлетворении требований или истечении срока отведенного на рассмотрение претензий, необходимо в установленном порядке подать иск в арбитражный суд.
11. Благодарственное письмо.
Вид некоммерческого письма.
Составляется в официальной форме или на фирменном бланке.
Общая композиция:
1. Реквизиты (по мере необходимости указывается кому выражается благодарность).
2. Обращение (указывается ФИО)
3. Текст письма
4. Подпись
12. Письмо поздравление
2 типа:
- персональные
- массовые
В случае персонального письма необходимо использовать обращение, в конце письма – подпись руководителя организации.
Можно использовать цветную бумагу, либо открытку.
13. Письмо соболезнование.
Выражение сочувствия.
Формулировки:
Мы глубоко опечалены известием о…и хотим выразить искреннее сочувствие Вам и другим сотрудникам вашей фирмы…
Примите пожалуйста наши искренние соболезнования по поводу…
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу…
Нам трудно поверить печальному известию о…
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 151 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |