Читайте также:
|
Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.
Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.
Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.
Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.
Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.
Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия.
Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.
После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 132 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |