1. Составление, учет и уничтожение проектов конфиденциальных документов.
Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке и при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом допускается готовить отдельные текстовые внутренние документы, а также вносить переменную часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо с черновика, либо с другого носителя, включая звуковоспроизводящие устройства, либо под диктовку, либо непосредственно исполнителем. Проекты чертежно-графических документов могут изготавливаться как рукописным способом, так и печатным, с помощью компьютера.
Изготавливать печатные проекты конфиденциальных документов следует в подразделении конфиденциального делопроизводства. Используемые для печатания средства вычислительной техники и электрические пишущие машинки должны быть защищены от перехвата излучаемых ими сигналов.
При любом способе изготовления проекты должны иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.
После проведения этих операций данные о черновике вносятся в журнал или карточку учета изданных конфиденциальных документов
В случае если документ печатается с черновика, на первом листе черновика должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя.
После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземпляре документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком в подразделение конфиденциального делопроизводства. Если проект документа по каким-либо причинам не был подписан, то все экземпляры вместе с черновиком также передаются в подразделение конфиденциального делопроизводства.
При уничтожении использованного спецблокнота в контрольном листе проверяется наличие отметок и подписей о номерах документов или об уничтожении испорченных листов, обложка спецблокнота с корешками изъятых листов и с испорченными листами, если они не были уничтожены ранее, помещается в урну, а в графе 9 журнала учета носителей пишется слово или проставляется штамп «Уничтожен», заверяемый подписью сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства с указанием даты.
Испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика.
Кроме того, в урну должны помещаться без проставления отметок об уничтожении отдельные перепечатанные листы проекта документа, а также использованные при печатании документов копировальная бумага, красящая лента, прокладки, т.к. в них отображена конфиденциальная информация.
Содержимое урны (макулатура) в последующем уничтожается двумя сотрудниками подразделения конфиденциального делопроизводства путем, установленным руководителем предприятия.
Уничтожение, как правило, должно производиться по окончании квартала после проведения проверки наличия конфиденциальных документов за истекший квартал (см. лекцию «Обеспечение сохранности конфиденциальных документов»), что позволяет в случае недостачи каких-либо документов проверить содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих документов. Об уничтожении макулатуры по решению руководителя предприятия может составляться акт
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 82 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |