Читайте также:
|
Официальные письма оформляются с соблюдением протокольных форм вежливости. В частных письмах полуофициального характера таких форм нет, но и здесь следует соблюдать некоторые правила, предъявляемые к такого рода документам: в зависимости от характера отношений, существующих между автором письма и адресатом, они могут быть сдержанно-официальными, строго придерживающимися всех формальностей, и дружескими, где включаемые реквизиты носят лишь необходимо-информационный характер. Выбор правильной тональности письма – обязательное условие при переписке с зарубежными коллегами: оно не должно показаться ни излишне фамильярным, ни излишне формальным. Соблюдение этого условия помогает установить плодотворные контакты или углубить сложившиеся отношения, а его игнорирование – свести их на нет. Письмо переводится на язык адресата, а при отсутствии такой возможности – на английский язык. Строго официальные документы пишутся на русском языке, но к ним желательно прилагать перевод.
Письмо пишется на личном бланке отправителя или на хорошей плотной бумаге и содержит, как правило, шесть компонентов: заголовок (данные отправителя и дата отправления), адрес и данные получателя, приветствие (обращение), содержание письма, заключительную фразу вежливости (так называемый “комплимент”) и подпись. Письмо ни в коем случае не должно содержать подчисток и исправлений – их наличие может быть расценено как проявление неуважения к адресату.
Не будет ошибкой заголовок бланка перепечатать на языке адресата. В адресе получателя должны быть указаны его должность, титулы и звания (например: “Бригадный комиссар, доктор Б.Джонс, начальник Школы полиции, 21, Бремсхил Гарден, Ливерпуль, Англия”), которые затем могут не указываться или указываться сокращенно (например: “Уважаемый Сэр”, “Уважаемый доктор”, “Уважаемый господин Джонс”). Что касается “комплимента”, то он содержит самые разнообразные формы – от “Примите уверения в моем глубоком к Вам уважении” до “С уважением” или “Искренне Ваш” – и выбирается в зависимости от статуса адресата и характера сложившихся отношений. Это очень важный элемент письма. Неправильное употребление “комплимента” может быть расценено как ущерб престижу лица, которому адресовано письмо. Поэтому необходимо очень внимательное отношение к употреблению “комплимента”, не завышая, но и не занижая его.
В западных странах обращение и заключительный “комплимент” часто пишутся автором письма от руки, а иногда и весь текст письма. Таким путем автор подчеркивает свое уважение тому лицу, которому это письмо предназначается. Подпись делается только собственноручно. В частных письмах адрес пишется только на конверте. В США на конвертах пишут полностью только “мисс”, а “мистер” (Mr.) и “миссис” (Mrs.) пишут сокращенно; полное наименование имеет унизительный смысл. Письмо должно быть тщательно вычитано после переписки. Письмо складывается вдвое, складывать письмо вчетверо не рекомендуется.
Форма письма и атрибуты вежливости в письме имеют важное значение, и их искажение или неполнота всегда воспринимается отрицательно, и это может существенно повлиять на ожидаемый от письма результат. Однако при всей их важности приоритет все же принадлежит содержанию письма, ясности изложения, логичности мыслей, доказательности фактов и аргументов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны. В письме должны быть исключены неточности, искажение фактов, их приуменьшение или преувеличение, ибо они могут поставить под сомнение содержание письма. Язык письма должен быть прост, лаконичен, не допускать разных истолкований. Это – обязательное условие его доказательности и убедительности.
Приемы
Приемы – одна из общепринятых и распространенных форм деловых контактов. Приемы способствуют установлению, поддержанию и развитию отношений. На приемах разъясняются те или иные аспекты деятельности соответствующих ведомств и отдельных служб, собирается информация, происходит обмен мнениями по определенным проблемам, представляющим взаимный интерес. Каждый такой прием имеет не только узко служебное, но и политическое значение, являясь вкладом во взаимоотношения между странами.
Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства, символом миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Протокольная практика проведения приемов в России обладает некоторыми особенностями, но в целом она совпадает с международной.
Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Возможен и такой вид приема, как приглашение на вечер-концерт, танцевальный вечер или спортивное соревнование.
Проведению такого приема предшествует длительная подготовка: определяются цель приема, место проведения, составляется список приглашенных, рассылаются заблаговременно приглашения, составляются меню и план рассадки за столом, подготавливается помещение, продумывается сервировка стола, инструктируются официанты.
Приемы не проводятся в выходные или праздничные дни, а также в дни национального траура; в таких случаях назначенные ранее приемы отменяются. Если гость прибыл с супругой, то на прием приглашаются супруги наших официальных лиц. Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении делать приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд. Меню должно учитывать национальный колорит нашей страны, но вместе с тем принимать во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о том, кто ест вегетарианскую пишу или не ест свинины. В меню обязательно должны быть включены национальные российские блюда.
На прием гости приглашаются с помощью письменных приглашений, где указаны вид приема, день, час и место проведения. В правом нижнем углу иногда ставятся буквы RSVP (repondez sil vous plЈv – прошу ответить). В этих случаях следует немедленно известить письменно приглашающего о возможности или невозможности прибыть на прием. Задержка ответа рассматривается как проявление неучтивости. В том же случае, если стоят буквы p.m. (pour memoire – для памяти), подтверждения не требуется. Приглашения принято направлять за 1,5-2 недели до приема.
На приемах типа “завтрак”, “обед” и “ужин” гости рассаживаются за столом в строго определенном порядке. Самые почетные места – справа от хозяина и справа от главного гостя, затем – слева и далее, по мере удаления места становятся все менее почетными. Жена хозяина садится от него по левую руку. Иногда хозяйка садится по левую руку от гостя, а его жена – по левую руку от хозяина. Практикуется два вида рассадки: гости и хозяева – по разные стороны стола или же вперемежку. Однако соблюдение вышеуказанного порядка рассадки по статусу остается для всех случаев обязательным. Переводчики садятся за стол непосредственно по левую руку от хозяина и гостя, но они как бы “не в счет”. Отступление от этих правил может быть расценено как умышленное нанесение ущерба достоинству гостя или представляемого им государства. Еще несколько обязательных правил этикета: нужно избегать сажать женщину рядом с женщиной, мужчине надлежит оказывать внимание женщине, находящейся от него за столом справа, женщине неприлично сидеть в конце стола, супруге присваивается статус супруга. На столы перед приборами кладутся рассадочные или кувертные карточки – прямоугольники из плотной бумаги с напечатанными на машинке или написанными от руки фамилиями участников приема. На больших приемах перед входом в зал на небольшом столике выставляется план рассадки. При составлении плана рассадки желательно учесть и такие “мелочи”, как некоммуникабельность отдельных гостей, их совместимость, другие личностные качества.
Если ожидается много гостей, хозяин должен уведомить милицию о необходимости обеспечить стоянку для большого числа автомашин. Следует предусмотреть место, где хозяин и хозяйка встречают гостей, а также назначить сотрудника для сопровождения гостей в залы. Почетного гостя провожает к столу сам хозяин. Это служит сигналом, что торжественная, официальная часть встречи закончилась. Официальные тосты могут быть письменно подготовлены заранее и зачитаны.
Хозяин на приеме обязан уделять основное внимание главному гостю, но при этом стремиться вовлечь в разговор всех гостей, выбирая соответствующую тему, представляющую общий интерес. При этом гости стараются избегать говорить за столом о вопросах, которые кому-либо могут быть неприятными. Надлежит также уделить внимание подбору официантов, ибо даже тщательно подготовленный прием может быть испорчен неквалифицированным обслуживанием.
Будучи за границей, не следует стремиться навязывать свои обычаи и манеры, а должно с уважением относиться к обычаям страны пребывания. Нет большей невоспитанности, чем опрометчивое суждение или критика того, что может показаться, на первый взгляд, необычным и непривычным. На прием не следует опаздывать. Лучше, в случае необходимости, приехав в начале, уехать до окончания приема, предварительно извинившись перед хозяйкой и хозяином и объяснив причину. Если прием с рассадкой, то гости съезжаются в течение 3-5 минут, и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомств, приглашаются к столу. В случае опоздания следует подойти к хозяину и хозяйке, объяснить, не вдаваясь в детали, причину опоздания, приветствовать их, поклониться присутствующим и занять отведенное место на прием сначала являются младшие (по чину), затем старшие и, наконец, почетный гость. Уход с приема осуществляйся в обратном порядке. Гости расходятся таким образом, чтобы ко времени окончания приема, обозначенном в приглашении, с хозяином и хозяйкой прощались последние из присутствующих. Здороваться за руку следует обязательно с хозяином и хозяйкой (не возбраняется поцеловать хозяйке ручку), остальным можно только поклониться.
Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 83 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |