Читайте также:
|
Документооборот - это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки управленческих решений. Принципы документооборота:
■ четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;
■ однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;
■ оперативность обработки документов;
■ согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.
Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как
1. прием, обработка, регистрация, распределение корреспонденции; передача и доставка документов;
2. учет объема документооборота (график документооборота);
3. контроль за исполнением документа.
1. Прием и регистрация документов
Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.
Первичная обработка – проверка правильности оформления документов, проверка соответствия их установленным правилам.
Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документационного обеспечения управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на:
направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения».
Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён,
Регистрация преследует три цели; учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Документы регистрируются один раз.
Рассмотрение руководством – изучение документа по его сути и направление документа на исполнение, чаще всего наложение резолюции на исполнение конкретному подразделению или лицу.
3. Контроль за исполнением документов
Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения — это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:
■ контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению — помощник.
■ контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.
■ контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Документооборот может быть:
o входящим (документы поступают от других организаций);
o исходящим (документы предназначены для внешних пользователей);
o внутреннего назначения (документы для собственных нужд).
Система управления документооборотом в организации осуществляется следующим образом:
o разрабатывается положение о бухгалтерской службе;
o составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;
o составляется график документооборота в организации (назначение графика - осуществление контроля за составлением и сроками прохождения первичных документов между отдельными структурным подразделениями и передачей их в бухгалтерию);
o создаются технологии обработки учетной информации;
o разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения документов;
o проводятся экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.
Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 151 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |