Читайте также:
|
Контроль — це мистецтво управління. Менеджер не може навчитися цьому мистецтву зі слів, він повинен пройти відповідну практику.
Процес контролю — це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних завдань і застосування відповідних принципів, видів, методів, технічних засобів і технології контролю.
Суть процесу контролю виражають такі його характеристики:
· організаційна,
· змістовно-технічна,
· узагальнюючо - коригуюча.
Організаційна характеристика включає в себе вибір об'єкта контролю, організаційно-мєтодичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?
3містовно-технологічна характеристика — це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкта. Вона відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?
Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності —обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?
Американські спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю реалізується через такі етапи:
o розробку стандартів і критеріїв контролю (обмеження в часі, забезпечення реальності показників і результатів);
o порівняння реальних результатів з прийнятими стандартами та критеріями (вимірювання результатів, розповсюдження інформації про результати, оцінки інформації, обґрунтування висновків);
o здійснення необхідних коригуючих дій (перегляд стандартів, усунення відхилень).
У будь-якій організації чи на підприємстві відбуваються явища, що заслуговують як позитивної, так і негативної оцінки, оскільки існують як сильні, •гак і слабкі сторони діяльності. Тому система контролю полягає у виявленні тіньових сторін діяльності, співвідношенні позитивних і негативних явищ. Дієвий контроль повинен розкривати дійсну картину діяльності підприємства. Погано здійснюваний контроль може нанести такої ж шкоди, як і погано виконана робота.
При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується:
Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного господарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії. На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.
Для контролю чимало підприємств використовують ручні або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації.
Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечити високу оперативність і надійність в роботі апарату управління. Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогам єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.
На підприємствах і в об'єднаннях розробляється перелік документів, що підлягають контролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівника підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містяться в органах преси, пропозиції, заяви і скарги трудящих та інші документи за вказівкою керівника підприємства.
Процес контролю повинен проходити гармонійно, а не представляти собою гру в "хованку": контролюючі шукають, а контрольовані ховають. Переконання в тому, що контролер однаково зацікавлений в пошуку як негативних, так і позитивних сторін діяльності, сприятиме тому, що кожний працівник намагатиметься допомогти йому проникнути в ці сторони діяльності.
Небезпідставно тут звернутися до тих помилок при здійсненні контролю, на які вказують Вернер Зігерт і Люція Ланг:
Контроль не повинен зводитися до інцидентів.Нормальний контроль — це неперервний процес ділового спілкування з працівниками. Він не повинен приурочуватися до яких-небудь випадків. Необхідно допомагати співробітникам переборювати недоліки, вступати з ними в спілкування.
Тотальний контроль породжує неохайність. Єкерівники, які вважають, що все, що "не пройшло через їхні руки", може містити помилки. Тому вони намагаються контролювати буквально все.
Таємний контроль викликає лише розчарування. Такий контроль вважається аморальним. Він здійснюється методом таємного огляду робочих місць, а тому викликає невдоволення в більшості людей.
Контролюйте не тільки улюблену дільницю. Не слід настирно контролювати своїх заступників, яким ви делегували свої колишні повноваження.
Контроль — не проформа. Керівник-демократ часто так задовольняється роботою своїх підлеглих, що соромиться їх контролювати. Хто ухиляється від контролю, той нехтує інтересами своїх підлеглих.
Не контролюйте через недовіру. Підозрілість свідчить про невпевненість у собі.
Не тримайте своїх висновків при собі. Слід доводити отриману негативну інформацію до співробітника, не зволікаючи часом. Так можна встановити з ним ділові стосунки й покращити справу.
Якщо Ви бажаєте легко і твердо запам'ятати основні завдання управлінської відповідальності, то запам'ятайте.
Рис. 6.2. "Керуюча п'ятірня"
Один (вказівний) палець показує на того, кого ви бажаєте в чомусь звинуватити. Три пальці показують назад, на себе. Вони запитують:
· хто вибрав цю людину для виконання завдання, яке вирішене незадовільно?
· хто її інструктував? Як це було зроблено?
· чи був відповідний контроль за його роботою?
При здійсненні контролю за основними змінними {*час, *обсяг, * вартість, *якість,* ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись вимог науки і передової практики:
o контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не здійснюватись тотально, що може породжувати недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників;
o ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролюються не всі операції Ш процеси, а тільки ті з них, які виходять за Межі допустимих відхилень;
o не контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості; >не використовувати критичну інформацію як козирну карту про недоліки в роботі;
o за усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.
Навпаки, завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою у працюючих.
Ефективному контролю притаманні такі характеристики:
• стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, чи не зосереджені на незначних недоліках роботи,
• орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програші діяльної ті, розробка рекомендацій тощо),
• систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації; епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати на процеси, що відбуваються:
• своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;
• простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;
• об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;
• пристосування до міжнародних стандартів;
• вміле використання категорій формальної логіки; мислення, судження, умовисновки;
• поняття, визначення, силогізм, індукція, дедукція, аналіз, синтез і т.п.
Ефективність контролю підвищується, якщо працівники, які його здійснюють, правомочні виконувати також координаційні функції.
Метод контролю і вимірювання діяльності праці підлеглих у вирішенні поставлених завдань залежить від суті цих завдань. Вести контроль і вимірювання результатів одних завдань можна, наприклад, в одиницях часу (дні, тижні, місяці), других - в кількості одиниць продукції (штуки, комплекти), а третіх - в певних документах, в яких підбиваються підсумки роботи (це можуть бути звіти або договори на поставку).
Наприклад. ► Завдання: підготувати і здати до кінця другого кварталу поточного року звіт про стан справ у фірмі. Одиниця вимірювання результату, час - конкретна дата (наприклад, 30 червня), до якої звіт повинен бути готовий.
Завдання: підвищити на 20 % прибуток, одержаний від реалізації продукту в 2003 фінансовому році.
Одиниця вимірюванії» результату: процентне збільшення — загальний процент збільшення прибутку за період з І січня по 31 грудня 2003 року.
Отже, подібно до того як прийоми лікування стають все більше дієвими при удосконаленні діагностики хворого, менеджер виконує свої функції тим успішніше, чим глибше він проникає у суть явищ і процесів, більш вміло використовує сучасні методи і прийоми контролю, а потім приймає і реалізує обгрунтовані рішення.
Резюме
• Контроль - це відносно відокремлений вид управлінської діяльності, в результаті якого керівник може встановити наявні відхилення в ході виконуваних рішень.,
• Відповідальним за контроль є безпосередній начальник, його основні висновки формуються саме ним.
• Менеджер повинен вміло використовувати наявні в нього методи контролю.
• Працівники повинні сприймати контроль як необхідну ділянку будь-якої діяльності і розуміти його дієвість.
• Процес контролю має базуватися на принципах справедливості і об'єктивності. Йому повинна підлягати діяльність, ресурси, а не особистості, які за ними стоять.
Дата добавления: 2015-04-11; просмотров: 114 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |