Читайте также:
|
Как написать письмо с просьбой о пожертвовании
Вы решили благоустроить игровую площадку в интернате для детей-инвалидов или организовать другую интересную и полезную акцию. Вы уже придумали как, что и кто будет реализовывать вашу задумку. Единственное, что вам не хватает – немного денег. Что делать? Выход есть! Вы можете обратится к более обеспеченным людям за поддержкой. Как это сделать? Действенный способ – обратится за пожертвованием.
Как обратиться за пожертвованием?
Существует несколько наиболее эффективных способов обратиться за пожертвованием:
Веерная рассылка – когда вы готовите большой тираж типовых писем и рассылаете по адресам какой-либо базы данных (например, из справочника типа «Желтые страницы»). Это достаточно простой способ, но следует помнить, что его средняя эффективность не превышает 3–5 %, а это значит, что на сто отправленных писем можно ожидать лишь не более пяти положительных реакций.
Адресная рассылка – переписка с уже существующими спонсорами, с организациями, о которых вызнаете что-либо конкретное (например, об их переписке с благотворительными фондами, о проявленном интересе к благотворительности), либо с людьми, которым представлена ваша организация.
Безадресное обращение – обычно, это обращение через средства массовой информации, когда есть возможность попросить помощи у большого количества людей и организаций. Безадресным также считается установка «копилки» в общественном месте.
Благотворительная акция – специально организованное мероприятие, в ходе которого идет сбор пожертвований (концерт, аукцион, презентация какой-то программы, проекта вашей организации).
Разумеется, возможны самые различные комбинации и цепочки, использующие эти способы. Тут все зависит от того, как развивается ваша кампания по сбору средств, что у вас получается лучше, какова экономическая ситуация в вашем городе.
Как написать письмо с просьбой о пожертвовании?
В этом параграфе вы найдете много полезной и незаменимой информации о том, как написать эффективное письмо с просьбой о пожертвовании.
Содержание и структура письма:
Письмо состоит из 3-х основных частей.
В первой, вводной, части письма вы объясняете свой выбор адресата и обосновываете причину своей уверенности в том, что именно данный адресат способен помочь вам наилучшим образом и располагает для этого необходимыми возможностями. Ваше обращение может быть вызвано информацией, что данная фирма активно занимается благотворительностью, или что она открывает филиалы по всей стране, или что ее руководитель избран депутатом, создал политическую партию, получил государственную награду и т.д.
Если вы обращаетесь с письмом к местным успешным предпринимателям, то информацию о них найти достаточно просто. Если вы обращаетесь к людям или в учреждения, находящихся далеко от вас, о которых вам практически ничего не известно, можно использовать следующий прием: обращаясь, например, к крупному столичному банку, напишите, что вам известно о его благотворительной деятельности, и вы не ошибетесь, поскольку любой крупный банк в большей или меньшей степени, по доброй воле или по принуждению местной администрации, финансирует различные благотворительные программы.
Существенно усилить эффективность этой части письма можно признанием личных заслуг адресата, Которого, как и любого другого человека, в первую очередь интересует, какое отношение это письмо имеет к нему лично. Ваша осведомленность о его деятельности, успехах и заслугах значительно повысит его интерес к письму. Письмо, начинающееся с обращения «Господа предприниматели…», «Уважаемый товарищ…» и т.п. демонстрирует, что адресат интересует вас только как возможный источник денег. Если вы сравните свой интерес к различным рекламным проспектам, которые находите в своем почтовом ящике, с интересом к письму, на котором стоит ваше имя, вы убедитесь, что усилия по сбору информации об адресате нельзя считать бесполезными.
Неформальное начало письма настраивает адресата на благожелательное прочтение нижеследующего текста.
Во второй, основной, части письма кратко описывается проблема или ситуация, которая требует разрешения, сообщается план действий по снижению ее остроты и информация об опыте вашей деятельности в этом направлении.
В этой части письма избегайте информативной избыточности, сообщайте только самое важное, не пишите общих фраз и не вдавайтесь в детали. Ваша задача состоит не в том, чтобы адресат также глубоко, как вы, вник в проблему, а в том, чтобы он понял, что вы знаете ее глубоко.
Плохое впечатление производит всякая неопределенность и приблизительность: если вы не знаете точной цифры, имени, должности и т.д., лучше не называйте их совсем.
Не преувеличивайте свою бедность и не преуменьшайте свои возможности – охотнее жертвуют богатым и известным организациям, чем бедным и начинающим.
Не пугайте потенциального жертвователя натуралистическим описанием различных бед и несчастий: излишний натурализм чаще всего вызывает такие чувства, как страх, брезгливость и т.п., а не желание немедленно броситься на помощь.
Особое внимание уделите описанию методов, которыми вы собираетесь действовать – они должны быть просты, понятны и оправданы. Жертвуют не тому, у кого хорошие идеи, а тому, кто может претворить их в жизнь.
Если вы уже собрали некоторые средства на проект, с которым обращаетесь к адресату, упомяните об этом – эта информация увеличивает ваши шансы на успех. Из второй части письма адресату должно быть понятно, что:
· ему не предлагают участвовать в разрешении «вечной» проблемы;
· проблема в определенной степени касается адресата;
· участие в проекте будет выгодно адресату;
· предлагаемый способ решения проблемы является простым и понятным;
· автор письма хорошо знает, о чем пишет.
В третьей, заключительной, части письма вы излагаете просьбу, ради которой пишите письмо.
Просьба должна быть конкретной – просьбы типа «Помогите, чем можете…», «Дайте сколько-нибудь…» и т.п. обнаруживают, что вы не знаете, чего хотите и ждете, что адресат сам придумает, чем может быть вам полезен. Излагайте просьбу так, чтобы адресат понял, что от него хотят, и сколько ему это будет стоить. Лучше всего точно назвать сумму, на которую вы рассчитываете.
Соизмеряйте свои запросы с возможностями потенциальных жертвователей. Не ставьте задачи получить средства на весь проект из одного источника – лишь единицы российских предпринимателей способны финансировать крупные некоммерческие проекты, а небольшие суммы от многих жертвователей получить значительно проще, чем большую сумму от одного. Лучше всего, разделив большой проект на отдельные самостоятельные части, искать для каждой части свой источник финансирования.
Не предлагайте никаких ответных услуг: адресат сам сообщит вам свои предложения, если они появятся.
Язык и стиль письма:
Язык письма должен быть простым и ясным:
· нежелательно пользоваться терминологией, понятной только специалистам;
· по возможности, заменяйте многосложные предложения простыми;
· используйте разговорную речь: «в течение этого времени» можно заменить на «когда», «в настоящее время» – на «сейчас», «в соответствии с имеющейся у нас информацией» – на «мы знаем» и т.д.;
· будьте умеренно эмоциональны.
В письме можно использовать такие выражения, как: Позвольте познакомить Вас…; Разрешите предложить Вам…; Мы знаем, что Вы…; Хорошо известно, что Вы…; Хотим обратиться к Вам…; Будем признательны, если Вы сможете…; Если Вы сочтете возможным…; Надеемся, что Вы сможете…; Мы рассчитываем на Вашу поддержку…; Надеемся, что Вас заинтересовал…; Надеемся на продолжение сотрудничества…; Искренне Ваша…, и т.д.
Письма с просьбой о пожертвовании лучше писать от имени первого лица организации. Если письмо пишется от имени организации, то глаголы ставятся в форме множественного числа, например: просим Вас, хотим сообщить Вам и т.д.
Самым тщательным образом необходимо проверить правильность написания имен и фамилий и убедиться в отсутствии грамматических и других ошибок.
Оформление письма:
Письмо с просьбой о пожертвовании, официально отправляемое общественной организацией, оформляется также как деловое письмо фирмы, организации, учреждения. Желательно, чтобы оно было написано на официальном бланке со стандартным набором информации. Если организация не имеет бланка, необходимо напечатать ту же информацию, которая содержится в стандартном бланке (официальное название организации, почтовый адрес, телефоны, факс, электронная почта).
Письмо пишется только на одной стороне листа, и страница заполняется в следующей традиционной для России последовательности:
· дата
· адресат
Если письмо адресовано руководителю, то название учреждения входит в состав должности адресата, например:
Президенту фирмы «Искра»
Сидорову И.И.
Если письмо отправляется сотруднику учреждения, сначала пишется название учреждения в именительном падеже, потом его должность и фамилия в дательном падеже, например:
Департамент социальной защиты
инспектору Иванову П.П.
С большой буквы пишется название должности руководителя учреждения, например: Министр финансов, название других должностей – с маленькой буквы, например: начальник отдела Министерства социальной защиты…
В письме официальному лицу сначала указывается его должность, потом фамилия и инициалы. Письмо без фамилии адресата может отправляться только главе учреждения, например:
Директору фирмы "Вист"
Знаки препинания во внутреннем адресе не ставятся.
· обращение
Официальное обращение к адресату обычно начинается со слова «Уважаемый…».
· содержательная часть письма (см. «Содержание и структура письма»)
· заключительная формула вежливости
Обычно письма заканчиваются официальным «С уважением…» или более неформальным «Искренне Ваш…».
· подпись автора письма
В подпись входит название должности автора письма, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). В официальных письмах инициалы только в подписи ставятся перед фамилией, во всех других случаях – после нее.
Пишите письма только на качественной бумаге! Письмо, написанное на четвертушке листа мятой серой бумаги корявым почерком зеленой ручкой или напечатанное на машинке с лентой 3-х летней давности, демонстрирует не вашу бедность, а неуважение к адресату и непрофессионализм.
Используйте хорошую технику! Если у Вас ее нет, обратитесь за помощью к тем, кто ее имеет – это будут первые спонсоры Вашего проекта.
Не будьте многословными! Оптимальный размер письма – 1 страница, «многотомные» письма в лучшем случае просматривают, в худшем – не читают вовсе.
Информационный листок:
К письму о пожертвовании вам необходимо приложить документ, содержащий основную информацию о вашей организации. Деловые люди обычно очень заняты и у них мало времени для прочтения корреспонденции, поэтому не надо перегружать их лишней информацией. На этой странице должны быть ответы на вопросы: кто основал вашу организацию, каковы направления вашей деятельности, реализуемые программы, какие услуги вы оказываете и каких успехов вы добились, номера контактных телефонов, почтовый адрес. Излагайте факты кратко и четко. Проследите за тем, чтобы в описании ваших программ вы указали ту, для выполнения которой необходима финансовая помощь со стороны данного спонсора.
Дата добавления: 2015-09-10; просмотров: 197 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |
| <== предыдущая лекция | | | следующая лекция ==> |
| Приложение 5 | | | ШАГ №2: ПИШЕМ ЦЕЛЬ ПРОЕКТА |