Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Система документації та її класифікація

У зв’язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це потребує його систематичного вдосконален­ня, підвищення рівня знань та кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та документаційного за­безпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних процесів неможливо вирішити питання комп’ютеризації управління. Найвищої ефективності від ви­користанням ПЕОМ можна досягнути впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є документи.

Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для творчої, аналітичної праці.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документа­ми, в оптимізації документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система діловодства (ЄДСД). Це на­уково впорядкований комплекс правил, нормативів та реко­мендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходжен­ня або створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення — комплекс операцій з го­товими документами (рис. 1).

Основні положення ЄДСД складаються з загальної части­ни, восьми тематичних розділів та додатків. Тут сформульо­вані загальні правила документування управлінської діяль­ності, викладено принцип уніфікації документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до побу­дови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система складається з численних підсистем, які стоять на ниж­чих щаблях ієрархії. Виділяють функціональні та галузеві си­стеми документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання, звітно-статистична, облікова) характерні для цен­тральних органів функціонального призначення (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація тощо). Функціональні системи тісно пов’язані між собою (система планової та облікової документації). Галузеві системи функціонують в ор­ганах галузевого управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік доку­ментів, які підлягають контролю за виконанням.

Обов’язковою умовою раціональної організації діловодст­ва є автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропону­ються варіанти типових комплектів технічних засобів для ме­ханізації операцій з документами.

Рис.1. Документальне забезпечення на підприємстві

Класифікацію документів за ознаками наведено в табл. 2. Розглянемо деякі з ознак класифікації.

Таблиця 2

Класифікація документів

За походженням офіційні документи (службові) створю­ються установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому порядку, а особисті стосуються конкретної особи і створюються за межами сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності документи поділяються на чотири групи:

1) організаційно-розпорядчі — визначають такі важливі пи­тання, як функції та права підприємства в цілому (статути, ус­тановчі договори), його структурних підрозділів, встановлен­ня та зміну оргструктури управління, організацію процесу уп­равління (положення, накази, листи, заяви, розпорядження тощо);

2) фінансово-розрахункова документацїя забезпечує точне та своєчасне виконання фінансових забов’язань, банківських та інших операцій, пов’язаних з рухом коштів;

3) документацїя з постачання та збуту супроводжує рух товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпе­ченням підприємницької діяльності;

4) документація з особового складу відбиває всі кадрові пи­тання організації від забезпечення кадрами до їх переміщення, професійного вдосконалення, якісного складу тощо.

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють до­кументи прості, що містять одне питання, та складні, що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяють на внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї уста­нови, де вони були складені. До зовнішніх відносять ті доку­менти, які отримані організацією ззовні (вхідні) або направ­лені нею за свої межі (вихідні).

За формою документи бувають індивідуальними, типови­ми, трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі у кожному окремому випадку для вирішення конкрет­ної управлінської ситуаці. Типові — являють собою текст-зра- зок, на підставі якого складаються тексти документів ана­логічного змісту зі збереженням основних граматичних конст­рукцій та формулювань. У трафаретних документах частина тексту віддруковується завчасно — це постійна інформація, а частина вписується від руки під час його складання. Трафа­ретні тексти, як правило, фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії документів. Рукописний або машинописний доку­мент, який відображає роботу автора над текстом, тобто опра­цювання документа, є чернеткою.

Оригінал — це документ, створений перший раз індивіду­альним або колективним автором.

Копія — це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу, завірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголо­шенню, можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів чи їх копій, довідок або відо­мостей службового змісту допускається тільки з дозволу керівництва організації.