Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні ряду доку­ментів. Робота з документами займає 45-70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання доку­ментування та роботи з документами при виконанні уп­равлінських функцій і включає всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та вихідних до­кументів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу уп­равління, документаційне забезпечення, роботу з готовими до­кументами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила до­кументування управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з мо­менту їх створення або надходження до відправлення або пе­редачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства. Йо­го положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп’ютерні (автоматизовані) технології оброблення доку­ментальної інформації повинні відповідати вимогам держав­них стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та пропозицій.

Правила й рекомендації щодо порядку здійснення діло­водних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального за­безпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов'язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методич­не керівництво діловодством у структурних підрозділах по­кладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з пи­тань організації та ведення діловодства і роботи з документа­ми є обов’язковими для всіх працівників апарату організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а та­кож за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних струк­турних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офіс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами:

• оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полег­шують роботу з документами, нумератори, степлери);

• доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид робо­ти з документами повинен бути необхідним у діяль­ності підприємства);

• вміле поєднання документального забезпечення уп­равління з бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов’язковою умовою віднесення інформації до інформаційних ресурсів. Докумен­тування інформації здійснюється в порядку, який визна­чається органами державної влади, відповідальними за ор­ганізацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

• підготовка документів;

• складання документів;

• узгодження документів;

• оформлення документів;

• виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний по­рядок (єдині вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діло­водства (документального забезпечення управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціаль­них інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями оцінки якості документування систем управління (табл. 1).

Таблиця 1

Критерії оцінки якості документування в системах управління

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованого оброблення інформації, що в них міститься, опе­ративного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на до­кументування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше ви­користовуються в практичній діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники підприємства.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

• приймання;

• розподіл;

• контроль виконання;

• довідкова робота;

• формування справ;

• передархівне оброблення;

• використання;

• зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з доку­ментами визначається оперативністю пересування та вико­нання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.