Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Документування управлінської діяльності в організації

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності й змісту управлінських дій, передаван­ня, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом реквізитів повинні відповідати державним стандар­там та іншим нормативним документам на організаційно-роз­порядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівництво визначає конкретний комплекс документів, не­обхідних і достатніх для документування діяльності ор­ганізації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів, які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих доку­ментів здійснюється відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами, прийнятими Коміте­том у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом, організація видає такі розпорядчі доку­менти: накази, постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в ор­ганізації є:

• Конституція України, закони України, постанови Вер­ховної Ради України, укази і розпорядження Президен­та України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання покладених завдань відповідно до компе­тенції;

• потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов’язково:

• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні структури організації, визначенні прав і обов’язків посадових осіб, відміни, зміни та припинення дії раніше виданих наказів;

• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання планів; у випадках зміни планових показ­ників і встановлення додаткових планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;

• з питань фінансування, під час затвердження звітів, при зміні цільового витрачання асигнувань, розподілі та пе­рерозподілі грошових коштів;

• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: при­значення, переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення, дисциплінарні стяг­нення, про відрядження працівників; у випадках преміювання, виплати одноразових грошових винаго­род, надання відпустки, проведення атестації та при­своєння рангів, підготовки та перепідготовки кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання роз­порядчих документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найважливіших питань, а також питань, що стосуються всіх або декількох структурних підрозділів, викла­даються, як правило, в наказах. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в розпоряджен­нях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначаль­ності, не можуть скасовувати або змінювати розпорядчі доку­менти колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці спільні документи приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект відповідного доку­мента.

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих органів, якщо спосіб доведення не визначений у само­му документі, доводяться до апарату в порядку, визначе­ному керівництвом.

Це може здійснюватися шляхом:

• видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити виконавець;

• розсилки копій документа, якщо одержаний документ не потребує конкретизації завдань щодо його виконан­ня або надісланий до відома;

• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується да­ний документ, під розпис.

У разі потреби документи вищих органів розсилають структурним підрозділам у вигляді ксерокопій разом із су­провідним листом за підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих доку­ментів вищих органів, повинні мати посилання на них із зазна­ченням найменування цих документів, дати, їх номерів і назв (заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Прото­коли оформлюються на підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшиф­рована і оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Якщо хід засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, то після засідання запи­сані на ній тексти виступів друкуються, додаються до ма­теріалів засідання, а також використовуються при складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань пе­редаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

Рішення доводиться до відома виконавців — їм надсила­ють виписки з рішень або їх копії.

При здійсненні оперативних зв’язків з вищими органами, міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими громадянами в межах своєї компетенції можна на­правляти листи, які має право підписувати керівництво згідно з розподілом обов’язків.

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту службового документа може здійснюватися по телефо­ну (телефонограма), телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.