Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверений копий.

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом до­кументе или выявленные иным путём, подтверждают досто­верность его происхождения- Подлинник официального документа— первый или единичный экземпляр офици­ального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» использует­ся термин «оригинал»

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии..В настоящее время под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»"¹.

Существует множество видов копий:

— отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала.

— дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

— факсимиле — точное воспроизведение оригинала;

— выписка — копия части документа. Обычно выписки де­лают из сложных документов (из приказов, протоколов заседа­ний коллегиальных органов и т. п.);

— копия с копии — создаётся в тех случаях, когда отсутст­вует оригинал, подлинник;

— микрокопия — многократно уменьшенная по отношению к оригиналу площадь носителя информации, но при этом ин­формация представлена в аналоговой форме.

— архивная копия — воспроизводит текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (названия архива, номера фонда, описи, дела, листа), является официальным документом архива.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

— авторизованные, т. е. удостоверенные автором;

— заверенные — копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необхо­димые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям. Удостоверение таких копий производится в нотариате — органе, предназначенном для удостоверения разного рода юридических актов и свидетельствования подлинности подписей на документах, а также копий с них. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостове­ряются подписью ответственного лица, например начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Следует иметь в виду, что удостоверению подлежат далеко не все копии документов. В частности, в нашей стране запрещено нотариальное удостоверение копий паспортов, военных, партийных, студенческих билетов, депутатских, служебных удостоверений и иных удостоверений личности граждан. Нельзя также свидетельствовать верность копии с документа, содержащего секретную либо конфиденциальную информацию; с документа, написанного карандашом, имеющего под­чистки и т. Д

8) Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Его содержание, значение.

Формуляр документа – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом.

На первых этапах становления развития российского делопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей, тье. Документ являл собой единый текст, лишь к 18 веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности в качестве отдельных самостоятельных документах стали оформляться наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько видов формуляра документа индивидуальный, типовой, формуляр-образец. Так, если индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документа. К примеру типовой формуляр заявления входят 6 обяз. Реквизитов: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Формуляр официального документа является объектом унификации и стандартизации в результате появились так называемые формуляр-образец документа – это «модель» построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размер полей, требования к построению конструкционной сетик, основные реквизиты. Причем располодение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему испольованию документа.

Формуляр-образец регламентируется гостом и предназначается для определенной системы документов. В госте2003 г – 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации.

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

В основу унификации документов был положен принцип общей модели построения документов. Графические модели или схемы построения образцов документов называют "формуляр-образец".

Формуляр-образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.