Читайте также:
|
Необходимо также подумать, для чего будет использована распечатанная таблица. Если она предназначена для отчета, желательно разместить всю наиболее важную информацию на одной странице. Если для презентации, то, возможно, следует оставить только наиболее существенные данные или создать меньшие по размеру и более легко читаемые порции данных, которые можно суммировать в небольшой таблице с десятком ячеек. Такая таблица сможет уместиться на слайде. Если же имеется большое количество данных, можно создать страницы сводок для различных целей, как показано на следующем рисунке.
Если электронная таблица создана для проверки или в справочных целях, возможно, будет необходимо увидеть сразу все сведения, содержащиеся в ней. Ориентация играет здесь большую роль. Можно распечатать таблицу в альбомном (горизонтальном) либо книжном (вертикальном) формате, поэтому создавайте таблицу соответствующей формы. Иногда полезно использовать альбомную ориентацию, если таблица содержит много столбцов. Если количество столбцов очень большое, можно поделить данные на порции и создать всеохватывающую систему таблиц — эти порции можно распечатывать, не утрачивая контекст. Например, ярлычки листов внизу рабочей книги, показанные на предыдущем рисунке, свидетельствуют о том, что лист сводки фактически объединяет данные из шести других листов рабочей книги.
Если нет необходимости печатать все данные таблицы, можно использовать структуру, чтобы сворачивать данные в больших таблицах. Например, можно использовать структуру, чтобы отобразить и распечатать только итоговые значения, как показано на следующем рисунке.
Для кого предназначена таблица?
Вы создаете электронную таблицу только для себя или для совместного использования по сети либо в распечатанном виде? Другими словами, должна ли таблица быть красиво оформлена, или дополнительное форматирование излишне? Нужно ли создавать сводку с рисунками или обзор для других? Несомненно, принимая решение о том, как должна выглядеть таблица, следует учитывать, кто будет с ней работать.
Если данные в таблице тесно связаны с вашей работой, то, возможно, вы полагаете, что очень важно привести все подробности, но другие люди могут думать совсем иначе. Вы должны помнить о тех, кто будет знакомиться с вашей таблицей, и предоставить им действительно необходимые данные, не больше и не меньше. Если в вашей электронной таблице содержится много данных, которые не потребуются вашей аудитории, можно специально для общего пользования создать лист сводки.
Текст может содержать буквы, цифры и специальные символы, т.е. все символы, которые могут быть отражены в среде Windows. Длина текстового значения ячейки не может превышать 255 символов. Ввод текста производится обычным образом, так же, как и цифры.
Давайте мы это внимательнее посмотрим. Для начала проскроллируем рабочее поле немного наверх, чтобы у нас появились пустые ячейки, которые мы сейчас будем делать активными в процессе нашей работы. Например, в ячейке С17 я хочу ввести текст. Для этого я должна буду во-первых, эту ячейку сделать активной, т.е. выделить ее и набрать текст. Чтобы не ломать голову, какой именно текст мы будем вводить нам для примера, я для этого просто наберу название программы, в которой мы с вами работаем.
Итак, я ввожу Excel с клавиатуры. А теперь, чтобы завершить ввод, я должна буду воспользоваться строкой формул, выбрать именно вторую иконку, среднюю иконку Ввод, нажать на нее один раз и вот в активную ячейку С17 я осуществила ввод данного текста.
Я могу также ввести текст, используя клавиатуру. Я активной ячейкой делаю С20 и теперь с клавиатуры ввожу опять название программы, в которой мы с вами работаем. Второй вариант ввода мы с вами уже знаем. Для этого я должна буду нажать клавишу Ввод на клавиатуре. Вот, пожалуйста, двумя вариантами я ввела текст.
Иногда бывает необходимо ввести как текст, данный другого типа. Для этого перед ними вводится апостроф, это обязательно нужно учитывать. Например, в ячейку D14 я хочу осуществить ввод. Для начала я нажимаю на клавишу, которая означает апостроф, а потом ввожу, допустим, цифры 1, 2, 3, 4 следующим образом.
Или, например, следующий вариант, я могу сделать так, апостроф, 12 далее за ней точка 02, далее за ней еще точка и, например, 07. Вот таким образом я осуществила следующий ввод. То же самое следует сделать, если вводится текст, начинающийся со знака равняется.
Иначе Excel будет воспринимать этот текст, как формулу. Давайте мы это с вами проделаем. Я нажимаю на клавишу, обозначающую апостроф, потом я даю знак равняется. А вот теперь я набираю название программы, в которой мы с вами работаем. Итак, Excel. Вот, пожалуйста, я осуществила ввод. Вот все варианты я вам показала, как и что я могу сделать.
Теперь давайте я это уберу с рабочего поля, чтобы вам не мешало, поскольку вам пока это не нужно. Есть еще один вариант, сделать так, чтобы Excel воспринимал любые данные, вводимые в какую-либо ячейку, как текст. Например, я сейчас, в ячейку D16 введу именно цифры. Например, 5, 6, 7, 8, 9.
Я же знаю, что это у меня цифры и ничего более. Но теперь, чтобы Excel воспринял эти данные, как текст, я должна буду сделать следующую вещь. Во-первых, я должна буду выделить эту искомую ячейку и далее иду во вкладку Число. Т.е. я должна буду обратиться к верхней части рабочего окна программы, а именно обратиться к ленте.
Выбрать ее на вкладке Главная, и перейти в то диалоговое окно, в котором мы с вами были на предыдущем занятии. Т.е. я кликою на данный четырехугольник, который подсвечивается оранжевым цветом, когда я подвожу к нему маусом, и здесь в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число я должна буду выбрать обязательно числовой формат именно Текстовой.
Здесь вы видите, как образец вам дается и идет текстовое замечание о том, как и что вы делаете. Я нажимаю на ОК и теперь я могу быть уверенной, что хотя я в данный момент ввела цифры, сейчас Excel эти мои цифры воспринимает, как текст.
То же самое вы можете проделать не только для одной ячейки, а для группы ячеек. Например, я выделяю несколько ячеек, например, вот сюда я ввожу число 66, далее за ним я ввожу 88. Здесь, например, я ввожу 00, немного ниже я ввожу 77, и вот таким образом я ввожу просто цифры, не преследую какой-либо цели.
Главное, чтобы я заполнила поле цифрами. Например, здесь я ввожу 3, здесь ввожу 6, а здесь ввожу 9. Вот таким образом я заполнила все эти мои ячейки. Теперь я выделяю эту группу ячеек и я теперь хочу, чтобы я дала им параметры, чтобы они были текстовыми, чтобы Excel понял, что это текст.
Я перехожу опять в диалоговое окно Формат ячеек. Выбираю вкладку Число. Выбираю числовые форматы, а именно текстовой, и даю ОК. Теперь в данный момент это Excel будет воспринимать, как текст. Теперь давайте это уберем, поскольку здесь нам данные примеры не нужны. И рассмотрим, как в программе Microsoft Excel 2007 происходит ввод именно числовых данных. Чтобы данные соответствовали числовому формату, они должны содержать только следующие символы.
А именно, это 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, знак плюса, знак минуса, знак скобок, запятая, косая линия, знак доллара, знак процента, точка, Е большое, е маленькое.
Числа вводятся так же, как и текст, т.е. по тому же самому принципу. Теперь мы с вами рассмотрим, какие существуют форматы представления чисел в Excel. Во-первых, это целые числа. Для примера мы введем число 123 в активную ячейку D14.
Далее за ней существуют десятичные дроби. Введем в активную ячейку для примера число 123,5. Следом за ним существуют еще простые дроби. Давайте мы введем в активную ячейку, например, 1/5. А также существуют еще числа в степенной форме. Для примера введем 123, далее за ним большая буква Е плюс 5.
Итак, целые числа, десятичные дроби, простые дроби и числа в степенной форме. Вообще, чтобы вы знали, простые дроби вводятся в общепринятом виде, целая часть, пробел, числитель, косая линия и знаменатель. Для чего же это делается, спросите вы. А для того, чтобы при вводе дробей, они не воспринимались Excel, как даты.
Для этого, обязательно целая часть всегда должна вводиться, даже если дробь правильная. Я продемонстрирую вам, почему я это сделала. Например, я введу 5 девятых, и смотрите, у меня получилось, 057, т.е. это 5 сентября. Excel распознал простую дробь, как дату. Чтобы таких ошибок у нас больше не было, мы должны обязательно ввести 0, если, например, даже, целое число у нас как будто бы отсутствует, на самом деле это же 0 у нас стоит впереди.
Это будет 5/9. Смотрите, у меня в активную ячейку D26 ввелось именно 5/9, т.е. простая дробь, а не 5 сентября, как у меня ввелось до этого. При записи числа в степенной форме, используются символы, это либо Е большое, либо е - маленькое. При этом указывается мантисса, а за ней ставится символ Е большое, либо е - маленькое.
А затем указывается порядок числа. Не смотря на то, что Excel выводит такие числа в нормализованном виде, т.е. мантисса находится в диапазоне от 1 до 10, при вводе нет ограничений на величину мантиссы. Кстати, вам сказать. Есть возможность изменить порядок автоматического распознавания типа вводимых данных.
Для этого вы делаете следующее. Открываете диалоговое окно Формат ячеек на вкладке Число, и вы должны будете, если в качестве формата числовых данных ячейки установлен формат, отличный от формата Общий, который первым идет у нас здесь в списке, то при вводе Excel, в начале определяет введенные данные, как данные того типа, который соответствует установленному формату.
Так, если допустим, вы установите любой из имеющихся здесь числовых форматов, то вы можете не вводить число 0 перед простой дробью, значение все равно будет правильно распознано. Давайте мы в этом убедимся. Выберем из имеющихся здесь числовых форматов в списке именно дробный, посмотрим справа на образец. Вы здесь видите в списке, какие простые дроби вам даются.
Дроби до 2 цифр, половинными долями, восьмыми долями, в зависимости, как вам желательно. Мы выбираем для примера простые дроби, например,? и нажимаем на ОК. Теперь, если я в эту активную ячейку G29 введу следующее число. Например, 4/9, то смотрите, у меня как раз получилась именно простая дробь. Т.е. если вы обратили внимание, я число 0 не ввела.
Чтобы изменить формат данных ячеек, вы должны будете сделать следующим образом. Во-первых, вы должны будете выделить ячейку или несколько ячеек. Для этого, для примера мы возьмем из самого начала нашего рабочего листа выделим все наши активные ячейки, где у нас находятся цифры. Далее за ним вы должны будете сделать следующее.
Вы должны будете опять открыть диалоговое окно Формат ячеек на вкладке Число, и в имеющемся здесь списке числовых форматов вы должны будете выбрать необходимый вам числовой формат, а потом нажать на ОК. Давайте мы выберем просто обыкновенный числовой формат и дадим ОК. Теперь в данный момент я могу быть уверена, выделение видите, я сняла, что теперь все, абсолютно у меня имеющиеся здесь значения, которые попали в область выделения ячеек, являются числом.
Мы в принципе можем убрать все то, что служило нам примером. Очистим рабочий лист, он нам не нужен. И рассмотрим теперь, как происходит ввод даты и времени в программе Microsoft Excel 2007. Так как в Excel дата и время хранятся в виде вещественного числа, представляющего собой количество дней, прошедших от 1 января 1900 года, дата кодируется в целой части этого числа, а время в дробной.
Единственное представление даты и времени позволяет объединить их в один формат. Excel распознает большинство, наиболее распространенных способов записи даты и времени. Вот я вам представляю пример форматов для даты. Вводить дату и время можно в любом из допустимых форматов. При этом в строке формул ввод всегда показывается полностью.
На следующем примере у вас даются наиболее употребительные форматы времени. В этих форматах в качестве разделителей можно использовать следующие символы, точку, запятую, тире и косую линию. Допускается вводить дату не полностью, если не указан год, то подставляется текущий.
Вместо пропущенного числа, подставляется первое число месяца. Если время вводится в 12-часовом виде, то после цифр указывается часть суток, AМ или А, это до полудня. А P или PM это после полудня.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 22 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |