Читайте также:
|
Під час вивчення цієї теми студенти повинні: вивчити особливості документування в умовах автоматизованого та частково автоматизованого обліку, ознайомитись з видами операційних циклів та їх маршрутів, ознайомитись з особливостями організації обліку в умовах автоматизованого складання звітності, набути теоретичних знань та практичних навичок роботи зі спеціалізованими програмами електронного документообороту.
Ключові терміни: документообіг, електронний документ, операційний цикл, маршрут документу.
Методичні поради до вивчення теми:
Перелік питань:
1. Особливості документування в умовах автоматизованого та частково автоматизованого обліку.
2. Операційні цикли та маршрути.
3. Організація обліку в умовах автоматизованого складання звітності.
4. Спеціалізовані програми електронного документообороту
Електронний документ –службовий документ, який існує в електронній формі. Він може бути представлений у електронній формі в результаті того, що з початку створювався за допомогою прикладної програми або в результаті оцифровування, тобто шляхом сканування паперового документа або мікрофільму.
Електронний документообіг (обіг електронних документів) – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
У процесі електронного документообігу, переміщення електронних документів між пунктами їх обробки, входять облік, забезпечення руху, пошук, зберігання і використання електронних документів. При цьому вирішуються наступні задачі:
– створення умов для функціонування електронного документообігу;
– упорядкування електронного документообігу і забезпечення контролю виконання електронних документів;
– зменшення трудовитрат на рутинні операції;
– забезпечення автоматизованого контролю за своєчасним рухом електронних документів у їх життєвому циклі;
– скорочення часу руху та виконання електронних документів;
– забезпечення централізованого зберігання електронних документів та їх облікових карток;
– єдиний порядок роботи з електронними документами;
– можливість роботи з різними класами уніфікованих систем електронної документації в рамках єдиної системи. Загальна схема електронного документ обороту представлена на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Схема електронного документообігу
Комп’ютерні програми документообігу автоматизують три основні види документообігу:
– офісний, який обслуговує рутинні офісні завдання і застосовується тільки в рамках конкретного проекту, наприклад підготовки пакетів інструкції;
– спільний, має місце коли нетипові процеси охоплюють декілька підрозділів або підприємств;
– адміністративний, обслуговує процеси, в яких раніше використовувалися тільки паперові форми документів, наприклад, для одержання добових при відрядженні співробітник заповнює електронну форму на комп’ютері й електронною поштою відправляє до бухгалтерії.
Документ в господарському житті підприємства є багатофункціональним. Його головне призначення – зафіксувати інформацію, щоб її можна було передати на відстань і використати. Перша задача в сфері управлінської праці, для рішення якої був використаний персональний комп’ютер – це створення документів, тобто фіксація інформації.
Створений документ треба передати адресату. Тут комп’ютер стає засобом комунікації, для передачі документів всередині підприємства створюються локальні мережі, засоби передачі документів телефонними лініями зв’язку.
Якщо маршрут можна розглядати як рух реальних учасників процесу, то програми документообігу визначають для цих учасників ролі, що виконуються на конкретних етапах процесу. Наприклад, бухгалтерія виписує видатковий касовий ордер, який рухається за маршрутом від касира до керівника, головного бухгалтера, працівника і нарешті, назад – касира.
Маршрут, за якими рухаються документи всередині підприємства в комп’ютерній системі документообігу, може бути декількох типів:
- жорсткий – має чітко визначених виконавців на кожному етапі незалежно від будь-яких умов. В ньому зафіксовані всі учасники документообігу та жоден з них не має права змінювати маршрут;
- гнучкий – на кожному етапі визначаються групи виконавців та їх ролі. При відправці документа на наступний етап система запитує, хто з членів робочої групи повинен отримати його для подальшої обробки. Цей метод дозволяє враховувати різні обставини (хворобу, відрядження);
- послідовний – документ послідовно переходить від одного користувача до іншого. При порушенні встановленого контрольного строку він може автоматично направлятись відправнику, отримувачу документа, пропустити цей етап, повністю змінити маршрут. Документ може бути доступний тільки одному користувачу в певний момент часу та буде знаходитись тільки у цього користувача;
- паралельний – документ може бути переданий для обробки одразу декільком працівникам.
У загальному випадку розрізняють вільну та жорстку маршрутизацію документів: при вільній – будь-який користувач може на свій розсуд змінити існуючий маршрут документу, при жорсткій – всі маршрути чітко визначені, і користувачі не мають права їх змінювати.
Одна з переваг комп’ютерної системи документообігу – це значне прискорення і спрощення узгодження документа. Воно проводиться шляхом встановлення послідовного маршруту руху документа або паралельною розсилкою всім зацікавленим особам у відповідності з встановленим переліком узгодження (наприклад, договір автоматично надійде до бухгалтерії, юристу, і в залежності від типу договору – іншим зацікавленим особам).
Кожний електронний документ в процесі свого життєвого циклу проходить різні стадії використання і попадає до свого виконавця. Загальну модель життєвого циклу електронного документа ілюструє рис. 5.2.
 |
Рис. 5.2. Модель життєвого циклу електронного документа
Для уніфікації електронних документів використовуються відповідні стандарти. Найбільш поширеним є стандарт Extensible Markup Language (XML), який замінив стандарт Standard Generalized Markup Language (SGML).
Розширювана мова розмітки (англ. Extensible Markup Language, скорочено XML) – запропонований консорціумом World Wide Web (W3C) стандарт побудови мов розмітки ієрархічно структурованих даних для обміну між різними прикладними програмами, зокрема, через Інтернет. XML документ складається із текстових знаків, у найпростішому випадку, – ASCII, і придатний до читання людиною.
Стандарт XML визначає набір базових лексичних та синтаксичних правил для побудови мови описання інформації шляхом застосування простих тегів. Цей формат достатньо гнучкий для того, аби бути придатним для застосування в різних галузях. Іншими словами, запропонований стандарт визначає метамову, на основі якої, шляхом запровадження обмежень на структуру та зміст документів визначаються специфічні, предметно-орієнтовані мови розмітки даних. Ці обмеженння описуються мовами схем (англ. Schema), таких як DTD, RELAX NG або XML Schema. Прикладами мов, основаних на XML є: RSS, MathML, GraphML, XHTML, Scalable Vector Graphics, і також XML Schema.
Основою автоматизованого та частково автоматизованого обліку є електронний первинний документ (ЕД), який має юридичну силу, що отримана за допомогою електронного підпису і не потребує дублювання в паперовому вигляді. Ці електронні первинні документи можуть передаватися за допомогою електронних засобів зв'язку і в разі необхідності створюється будь-яка кількість копій електронного первинного документу, кожен з яких буде мати повну юридичну силу. Електронні первинні документу узагальнюються і систематизуються на технічних носіях інформації, утворюють електронні бази даних, які об'єднані між собою в єдину інтегровану базу даних фактів фінансово-господарської діяльності підприємства.
Інформацію з електронної бази даних можна отримати в будь-який момент, за встановленими критеріями, співставити з нормативним значеннями, з плановими даними, деталізувати чи узагальнити в залежності від вимог користувачів, здійснювати інші дії. В електронній формі обліку зникає необхідність у створенні проміжних узагальнюючих документів, формується єдиний електронний обліковий регістр – Журнал господарських операцій, але разом з цим можна також за необхідністю представити інформацію у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.
Кількість аналітичних рахунків при використанні автоматизованого та частково автоматизованого обліку необмежена і залежить тільки від потреб користувачів, а також раціональністю їх впровадження. Звітність складається автоматично у відповідності з алгоритмами, що відповідають вимогами законодавчих і нормативних документів. При цьому користувач може, крім затверджених форм звітності, з метою прийняття ефективних управлінських рішень формувати будь-яку іншу звітність щодо процесів, що відбувається на підприємстві і самостійно визначати періодичність її складання, спостерігати за процесами в режимі реального часу. Зокрема для торговельних підприємств є можливість оперативно спостерігати за реалізацією товарів і за необхідністю здійснювати додаткові замовлення. В електронній системі обліку звітність до статистичних, фінансових і податкових органів подається в електронному вигляді, також як і електронні первинні документи скріплені електронними підписами відповідальних осіб на підприємстві, що значно скорочує час працівника бухгалтерії на її здачу і перевірку відповідними контролюючими органами.
Таким чином, завдяки автоматизованому та частково автоматизованому обліку досягається максимальна оперативність в отриманні, обробці і узагальненні інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства, можливість максимальної деталізації інформації про господарські операції, підвищується контроль за системою господарського обліку.
До складу системи автоматизованого та частково автоматизованого обліку повинні входити технічні засоби, які включають комп’ютери, принтери, модем, локальну мережу, також за необхідністю сканер та інші технічні засоби; програмні засоби, які включає операційну систему комп’ютера (Windows, UNIX, Linux), програмне забезпечення технічних засобів підприємства (драйвера, спеціальні програмні продукти), програмне забезпечення для локальної мережі комп’ютерів і мережі Internet, спеціальне програмне забезпечення для інформаційного забезпечення управління підприємством (1С: Підприємство, БЕСТ, Галактика і інші).
Опис проблем електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення наведені в таблиці 5.1.
Таблиця 5.1
Проблеми електронного документообігу
| Вид проблеми | Опис проблеми | Шляхи вирішення |
| Правильність ведення електронного документообігу від-повідно до застосованих комп’ютерних технологій. | У багатьох випадках відбувається перехід до електронногодокументообігу без урахування особливостей обліку підприємства та особливо-стей застосованих комп’ю-терних технологій. Це призводить до постійних збоїв у роботі бухгал-терської комп’ютерної системи, що може мати непередбачені наслідки | Проведення аналізу існуючого документообігу й розробка проекту створення та впровадження електронного документо-обігу, який врахував би особливості обліку підпри-ємства та структуру бухгалтерської комп’юте-рної системи, що плану-ється впровадити на підприємстві |
| Оптичне введе-ння документів з паперового но-сія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді | Автоматизоване переведен-ня паперових первинних документів можливе лише за допомогою скануваль-ного обладнання (сканеру). І хоча процес сканування є досить швидким, проте подальше розпізнавання електронного графічного файлу в дані, придатні для обробки комп’ютерною бух- галтерською програмою, займає досить багато часу та потребує значних затрат праці | Доцільним є використання потужних програм з обро-бки відсканованих доку-ментів. Розробка опти-мальних уніфікованих форм документів, що були би придатні для швидкої обробки після сканування. Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електрон-ному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з метою швидкого їх розпізнавання програмою |
Продовж. табл. 5.1
| Вид проблеми | Опис проблеми | Шляхи вирішення |
| Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів | Хоча основне поняття електронних документів надано в законодавстві України, проте розроблених допоміжних нормативно-правових актів, що регулювали би викорис-тання електронних докумен-тів, немає | Необхідно розробити пакет законодавчих актів, які б регулювали порядок ведення та обороту електронних документів |
| Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам | У законодавстві зазначено, що юридичну силу елек-тронний документ може мати лише при наявності обов’язкових реквізитів. Проте законодавчо затверд-жений перелік таких реквізитів відсутній | Крім стандартних рекві-зитів необхідно також використовувати електро-нний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа |
| Контроль за правами доступу | Користувачі бухгалтерської комп’ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування якої вони не мають права | Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту |
| Захист електронного документа і його реквізитів | При зберіганні електрон-ного документа можливе його псування чи видозміна | Захист електронного доку-мента необхідно забезпе-чувати різними апаратними і програмними засобами |
Дата добавления: 2015-09-11; просмотров: 73 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |