Читайте также:
|
Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности.
Объясняется это следующими причинами:
Проблемы ДОУ, их причины:
1. Существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.
2. Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
Требования, предъявляемые к информации:
1. Она должна быть достоверной.
2. Она должна быть точной.
3. Она должна быть своевременной.
4. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но и ошибочным.
Свойства документа:
1. Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят:
а. актуальность,
б. достоверность,
в. доступность информации и др.
2. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. К эксплуатационным свойствам документа относятся:
а. долговечность,
б. прочность документа,
в. способность противостоять различным воздействиям.
Основные функции документа:
1. информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)
2. организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)
3. коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия)
4. юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов)
5. воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки)
6. учебная (для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).
Дата добавления: 2015-01-05; просмотров: 102 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |