Читайте также:
|
При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.
Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.
Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.
Особенности языка служебных документов:
1. Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).
2. Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.
3. Убедительность служебных документов достигается: наличием достоверной информации; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).
4. Нейтральность тона документов предусматривает: изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации.
5. Устойчивые словосочетания (использование стандартных оборотов) — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.
Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность: авторам — оперативно составлять документы; адресатам — облегчить восприятие документов; создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.
К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: «в связи с решением (распоряжением)...», «контроль возлагается...», «выговор объявляется,..», «должностной оклад устанавливается...», «в связи со сложным положением...», «в целях обеспечения», «в соответствии с Вашей просьбой...», «считаем необходимым...», «согласно приказу...», «принимая во внимание...», «допущены просчеты...», «утвердить и ввести в действие...» и т.п.
6. Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет; уменьшать объемы документов; ускорять восприятие информации.
Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль — руб.) и словосочетания (например, и так далее — и т.д.).
При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:
· понятны адресату;
· одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо
в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г» и «г-ну»).
Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.
Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).
Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов. Однако это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть всегда объективно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, может быть предъявлено требование (иногда в категорической форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.
В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов (служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.)
Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т.п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.
В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура, коносамент, консигнация, клиринг, дистрибьютор и др.). Эти и другие термины хороши тогда, когда они известны и понятны адресату. При этом составитель письма обязан грамотно написать каждое употребляемое им иностранное слово. В сомнительных случаях необходимо пользоваться орфографическим словарем.
В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова, заимствованные из лексикона прежнего бюрократического аппарата и частной коммерческой практики.
Например: сей, посему, надлежит, учинить, таковой, коих и др. Их следует заменять на слова современного стиля - этот, поэтому, следует, произвести, такой, которых. Большое внимание следует уделять правильному сочетанию слов в предложении, так как может получиться бессмыслица, например: "Незаконное хищение государственной собственности" - очевидно, что законного хищения не может быть; "Организован обмен имеющимся опытом", разумеется, что если опыта нет, то нечем и обмениваться.
Употребление отглагольных существительных (обнаружение, непредоставление, составление и др.) затемняет смысл речи. Поэтому отглагольные существительные необходимо заменять глаголами, например: "В случае обнаружения при доставке товара недостачи возникает необходимость составления приемного акта". После замены отглагольных существительных на глагол получим более четкую фразу: "Если при доставке товара обнаружена недостача, необходимо составить приемный акт".
В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций.
Дата добавления: 2015-01-05; просмотров: 123 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |