Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Деловые письма. Общая характеристика

К информационно-справочным документам относятся письма^ телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяс­нительные записки, заявления и др. Информационно-справочная переписка как внутренняя, так и внешняя занимает около 80 процентов объема управленческих документов, jg

Выделяются инициативные извещенияписьма: письма-запросы, письма- просьбы, письма-напоминания и, циркулярные пись­ма, сопроводительные письма. Ответные письма: информацион­ные, разъяснительные, разрешения, запреты и т. д. (4,226).

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений и организаций, содержат обычно указания, разъяснения, запросы. Подведомствен­ные учреждения направляют сообщения, запросы. Учреждения „по горизонтали» обмениваются просьбами, предложениями, подтверждениями, сообщениями и т. д.

Письма оформляются на бланках для писем (см. приложение) н содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии прило­жений, подпись, отметку об исполнителе, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, обосновывающие необходимость состав­ления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Используются такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, со­общаем, разъясняем, ставим в известность и т. д.

Исходящие письма визируются заинтересованными должност­ными лицами. Например, письмо по финансовым вопросам визи­рует главный бухгалтер. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, остающейся на предприятии.

Если документ направляется в два адреса, то два первых эк­земпляра печатаются на бланке, а копия (отпуск) — на обычной бумаге, т. е. всего три экземпляра.

В некоторых случаях письма заверяются печатью.

На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприя­тия об исполнении поручений.

Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, со­держание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписываетсяЕсли исполнителей документа несколько, они все указывают­ся в резолюции. При этом исполнитель, названный первым, на­значается ответственным.

Резолюция проставляется справа между реквизитами «адресат» и «текст».

Билет 19

1.

Деловое совещание, его этапы и коммуникативные функции ведущего.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.