Читайте также:
|
К информационно-справочным документам относятся письма^ телеграммы, телефонограммы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, заявления и др. Информационно-справочная переписка как внутренняя, так и внешняя занимает около 80 процентов объема управленческих документов, jg
Выделяются инициативные извещенияписьма: письма-запросы, письма- просьбы, письма-напоминания и, циркулярные письма, сопроводительные письма. Ответные письма: информационные, разъяснительные, разрешения, запреты и т. д. (4,226).
Письма, исходящие из вышестоящих учреждений и организаций, содержат обычно указания, разъяснения, запросы. Подведомственные учреждения направляют сообщения, запросы. Учреждения „по горизонтали» обмениваются просьбами, предложениями, подтверждениями, сообщениями и т. д.
Письма оформляются на бланках для писем (см. приложение) н содержат следующие реквизиты: адресат, резолюцию, отметку о контроле, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе, отметку о переносе данных на машинный носитель, отметку о поступлении.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, обосновывающие необходимость составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.
Используются такие грамматические формы при изложении в тексте, как: прошу, просим, предприятие просит, руководство и трудовой коллектив просят, вносим предложение, предлагаем, сообщаем, разъясняем, ставим в известность и т. д.
Исходящие письма визируются заинтересованными должностными лицами. Например, письмо по финансовым вопросам визирует главный бухгалтер. Визы проставляются на лицевой стороне копии письма, остающейся на предприятии.
Если документ направляется в два адреса, то два первых экземпляра печатаются на бланке, а копия (отпуск) — на обычной бумаге, т. е. всего три экземпляра.
В некоторых случаях письма заверяются печатью.
На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия об исполнении поручений.
Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписываетсяЕсли исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом исполнитель, названный первым, назначается ответственным.
Резолюция проставляется справа между реквизитами «адресат» и «текст».
Билет 19
1.
Деловое совещание, его этапы и коммуникативные функции ведущего.
Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чье компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать.
Дата добавления: 2014-12-15; просмотров: 61 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |