Читайте также:
|
Гриф узгодження з архівною установою
10.3. Рекомендована номенклатура справ.
Рекомендована номенклатура справ – це найменування справ, які є типовими для якої-небудь групи однорідних за характером діяльності й складом установ (структурних підрозділів) з позначенням термінів їх зберігання (наприклад, галузеві науково-дослідні інститути, ощадні каси тощо). Її створюють для уніфікації принципів формування справ, первинного групування документів однорідних установ (підрозділів) і термінів їх зберігання.
При використанні рекомендованої номенклатури справ для створення індивідуальної (конкретної установи) необхідно враховувати:
- штатний розклад установи;
- документи, які фактично утворюються в процесі діяльності установи;
- уточнені згідно з особливостями діяльності установи найменування справ (це може пов’язуватися з об’єднанням чи роз’єднанням справ, указаних у рекомендованій номенклатурі);
- терміни зберігання справ переносяться з рекомендованої номенклатури; при їх відсутності вони встановлюватися на основі переліку документів із визначенням термінів зберігання справ, узгоджених з архівною установою.
10.4. Контроль якості й використання номенклатури справ.
Якість номенклатури справ визначається такими чинниками:
- ступінь сприяння встановленню єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку;
- швидкість пошуку документів;
- чітке орієнтування виконавців при переведенні документів у справи;
- підвищення загального рівня культури діловодства.
Для визначення якості номенклатури справ доцільно вести облік питань
і ускладнень, які виникають при групуванні документів, виконаних документів у справи за допомогою такої форми:
| Дата запису | Індекс справи | Питання, ускладнення, які виникли | Пропозиції щодо удосконалення номенклатури на наступний рік |
Для чіткої організації документів і правильного формування справ необхідно проводити систематичний контроль за правильністю застосування номенклатур в усіх підрозділах. Це дозволяє виявити недоліки в систематизації документів, чітко розподілити обов’язки посадових осіб. Контроль, як правило, покладається на керівників канцелярії й архіву.
11. Формування справ.
Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи сфери діяльності, виділені відповідно до прийнятої номенклатури справ і розміщені в окремій обкладинці.
Формування справ – це групування документів у справу згідно з номенклатурою. Воно має забезпечувати такі вимоги:
- оперативність обробки й пошуку документів;
- надійність документаційного обслуговування;
- надійність зберігання документів.
Формування справ має здійснювати централізовано, за місцем реєстрації документів. Протягом терміну дії номенклатури канцелярія (секретар) спостерігають за відповідністю найменувань справ фактичному складу й змістові документів у них, за формування перехідних справ, виявляють питання, не передбачені номенклатурою. У роботі по контролю за формуванням справ у структурних підрозділах бере участь завідувач архівом установи чи особа, відповідальна за архів.
Справи формуються з дотриманням таких вимог:
- підшиваються тільки виконані документи (один примірник - оригінал чи засвідчена копія);
- документи з різними термінами зберігання формують у різні справи;
- документ має містити позначку про виконання й направлення його до справи;
- документи розміщують у хронологічній послідовності (документи з терміном зберігання до 10 років можна розміщувати в зворотній хронологічній послідовності).
- У справи не вносять:
- документи, які не відповідають заголовкові справи;
- неправильно оформлені документи (повертаються виконавцеві для переоформлення);
- документи, які підлягають поверненню;
- чернетки, варіанти, розмножені копії.
Документи постійного й тимчасового зберігання формуються в окремі справи (окремо оригінали й копії, річні, квартальні, місячні звіти тощо). Як виняток, документи постійного й тимчасового зберігання, пов’язані з розглядом одного питання, групують в одну справу в реєстраторі чи швидкозшивачеві. Після завершення розгляду документів, прийняття рішення й закриття справи з неї вилучаються документи постійного зберігання. Якщо розведення справи на дві справи передбачене номенклатурою, то про це робиться запис у графі номенклатури “Примітки”.
У справи можуть формуватися документи різних років, якщо це:
- перехідні й судові справи;
- особові справи (формуються протягом усього терміну роботи даної особи в установі);
- навчальна документація, яка формується в навчальних закладах (вона формується за навчальний рік);
- документи рад і постійних комісій (групуються в справи за період повноважень);
- документи органів громадської самодіяльності населення й громадських рад, які групуються в справи за період їх повноважень.
Великі за обсягом додатки підшиваються окремо, невеликі – приєднують до документів, до яких вони відносяться.
Окремо формують екземпляри документів, розмножених масовим тиражем (огляди, бюлетені тощо), одержані для відома з інших установ, деякі первинні (рахунки, наряди тощо).
У справі має бути не більше 250 листів при товщині 30-40 мм. При більшій кількості документів із них формують самостійні справи за хронологією або розділяють на дрібніші питання.
Документи в справі розміщують у певному порядку. Основні принципи розміщення: за питаннями, хронологічний, алфавітний, нумераційний. Вони можуть комбінуватися. Найчастіше розміщують документи в справах у логічній послідовності рішення того чи іншого питання. Така систематизація співпадає із хронологічним принципом розміщення документів. При алфавітній систематизації використовують прізвища їх авторів, назви установ-кореспондентів тощо. У нумераційному порядку групують однорідні документи, які мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні тощо).
12. Систематизація окремих категорій документів.
Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови тощо) формують у справи в хронології з додатками, які до них відносяться.
Накази з питань основної діяльності установ і по особовому складу групують окремо.
Документи колегій групують у дві справи: протоколи й рішення колегії й документи до засідань колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень тощо).
Документи органів виконавчої влади формують у дві справи: протоколи з усіма додатками й рішення.
Доручення керівних органів групують у справи за напрямками діяльності установи; документи розміщують у хронологічному порядку.
Плани, звіти, ліміти, титульні списки та інші документи групують окремо від їх проектів. Планові й звітні документи зберігають у справах того року, до якого вони належать за своїм змістом.
Документи в особовій справі розміщують у такій послідовності:
- внутрішній опис документів, які є в особовій справі;
- заява про прийом на роботу;
- направлення чи представлення;
- анкета, лист із обліку кадрів;
- автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення (копії записок про прийом на роботу, про переведення, звільнення);
- додаток до особового листа з обліку кадрів;
- додаток до особового листка по обліку заохочень;
- довідки та інші документи, які стосуються цієї особи (крім довідок з місця проживання, про стан здоров’я та інших другорядних документів, які групуються окремо від особових справ).
У межах цих груп документи розміщуються в хронологічному порядку. Копії наказів про стягнення, заохочення, зміни прізвища тощо в особову справу не включаються, оскільки записи про них вносяться в додаток до особової справи.
Особові рахунки робітників і службовців та інші документи групують у самостійні справи в межах року й розміщують їх в алфавітному порядку.
Листування групують у справи за період календарного навчального року й систематизують у хронологічній послідовності: документ розміщують за документом-запитом. Ініціативні документи розміщують у хронологічному порядку. При поновленні листування по певному питанню документи вносяться в справу поточного року; одночасно вказується індекс справи за минулий рік, де зберігаються попередні документи.
Листування з урядовими та керівними органами групують за конкретними питаннями.
Кожна раціоналізаторська пропозиція виноситься в окрему справу, у якій документи групуються в такому порядку:
- опис документів у справі;
- раціоналізаторська пропозиція-заява з викладенням суті пропозиції з додатком при необхідності креслень, схем тощо;
- копія довідки, виданої авторові раціоналізаторської пропозиції;
- копія листа на адресу автора пропозиції про результати її розгляду;
- рішення про прийняття чи відхилення раціоналізаторської пропозиції;
- листування по раціоналізаторській пропозиції.
13. Складання класифікатора документів.
Класифікація документів за їх змістом проводиться на основі спеціальних схем класифікації (класифікаторів) питань діяльності установ з метою:
- підвищення оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій структурних підрозділів і обов’язків виконавців;
- економії праці за рахунок використання інформаційно-довідкового апарата, який створюється в процесі діловодства як предметно-тематичного каталогу в архіві установи;
- удосконалення діяльності апарату на основі використання інформації для ретроспективного аналізу й перспективного планування.
Розрізняють класифікатори структурного й виробничо-галузевого типу. Рубриками структурного класифікатора є назви структурних підрозділів, розміщених у порядку організаційної структури установи. Виробничо-галузевий класифікатор складається з рубрик назв галузей, виробництв, питань діяльності тощо. Він зручний для оперативної й інформаційної роботи, оскільки не залежить від змін структури установ.
При класифікації необхідно дотримуватися основних правил логічного розподілу:
- вищі класифікаційні групи мають охоплювати всі поняття, які входять у класифікатор; у нижчих групах не повинно бути понять, які виходили б за межі вищих груп;
- поняття на кожному ступені слід ділити тільки за однією ознакою;
- одержані за однією групою ознаки мають бути взаємовиключними й не повинні перехрещуватися;
- кожен розподіл має бути повним, тобто якщо відомості відносимо до якоїсь групи, то вони мають бути в дрібніших підрозділах цієї групи;
- ознаки розподілу визначаються конкретними задачами класифікації й мають бути найсуттєвішими для даної групи матеріалів і установи;
- класифікатор має будуватися від загального до конкретного, від вищих груп до нижчих; глибина розподілу при цьому до 4-5 підгруп забезпечує потреби переважної більшості установ.
Наприклад:
I. Освіта
I.2. Професійна освіта
2.1. Економічна
2.1.1. Вища
1.1. Заочна форма:
1.1.1. Бакалавр
1.1.2. Спеціаліст
1.1.3. Магістр
1.2. Денна форма:
1.2.1. Бакалавр
1.2.2. Спеціаліст
1.2.3. Магістр
Один із найважливіших елементів роботи із класифікації – вивчення документального комплексу установи. Проаналізувавши номенклатуру справ, складають перелік справ для кожної структурної частини й установи в цілому, орієнтуючись на мінімально необхідний і достатній перелік. Вибірково вивчається зміст справ на окремі документи з питань діяльності підрозділів і установи в цілому. При цьому складають довільної форми картки, у яких фіксують:
- індекс структурної частини, де формувалася справа;
- номер справи;
- зміст і ступінь вирішення питань;
- дата запису, прізвище особи, яка заповнювала картку.
Спочатку заповнені картки систематизують у загальному масиві в межах структурних
частин. Близькі за змістом картки об’єднують і складають групові картки, на які виноситься спільне для них питання. Потім картки систематизують за галузевим принципом. У результаті одержаний масив карток і питань стає основою схеми класифікації, яка потім фіксується індексацією включених до неї понять.
При складанні класифікаторів і практичному їх застосуванні необхідно враховувати такі фактори:
- слід класифікувати всі вхідні, вихідні й внутрішні документи установи;
- основний критерій класифікації – зміст документа;
- слід класифікувати лише визначальні відомості;
- якщо документ містить кілька питань, необхідно вибирати найважливіше;
- глибини розподілу понять у схемі класифікації має визначатися змістом і кількістю документів, важливістю питань, а головне – вимогами інформаційного обслуговування установи;
- якщо розподіл ускладнюється, необхідно зупинитися на загальніших питаннях;
- індексація вихідних і внутрішніх документів здійснюється безпосередніми їх виконавцями, а внутрішніх – досвідченими працівниками канцелярії.
Створений класифікатор необхідно регулярно аналізувати з метою його вдосконалення.
Наказом Держстандарту України 31.12.98 р. № 1024 уведено в дію Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98. Його створено з метою:
- ідентифікації уніфікованих форм документів (УФД), їх обліку й систематизації;
- контролю складу та змісту уніфікованих форм документів у кожному класі документації;
- встановлення єдиної системи документації для здійснення управління в певній сфері діяльності;
- забезпечення автоматизованого пошуку й обробки інформації із застосуванням сучасних інформаційних і комп’ютерних технологій.
Державний класифікатор становить номенклатурний перелік назв уніфікованих форм документів із кодовими позначеннями. Наприклад: 0203003 – наказ про приймання на роботу; 0203006 – наказ про переведення на іншу роботу; 0204004 – пояснювальна записка тощо. Кожна із затверджених уніфікованих форм має бути закодована згідно з Державним класифікатором управлінської діяльності. Створення, використання й удосконалення класифікаторів установ і їх структурних підрозділів має здійснюватися на основі й з урахуванням Державного класифікатора управлінської документації.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 125 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |