Читайте также:
|
Номенклатура справ – це систематизований список найменувань справ, заведених у діловодстві, із визначеними термінами зберігання й затверджений у встановленому порядку. Вона використовується:
- як план утворення конкретних справ у діловодстві;
- як схема розподілу й групування виконаних документів у справи (схема класифікації);
- покажчик індексації документів і справ;
- покажчик строків зберігання справ;
- схема побудови довідкової картотеки на виконані документи;
- обліковий документ у діловодстві й архіві установи для справ тимчасового зберігання (до 10 років включно).
Наявність оптимальної номенклатури справ у будь-якій установі
обов’язкова, бо від неї залежить оперативність і якість роботи з документами. Назви справ, зафіксовані в номенклатурі, переносяться на обкладинки справ. Згідно з цими назвами (заголовками) виконані документи розподіляються в справи, склад, зміст і місце яких у номенклатурі заздалегідь визначено.
Номенклатура справ може бути індивідуальною, рекомендовано, типовою й зведеною. Окремо виділяють номенклатуру структурного підрозділу.
Індивідуальна номенклатура охоплює документи однієї конкретної установи. Рекомендована й типова номенклатури розробляються керівними органами, узгоджуються з архівними установами і є основою для створення індивідуальних номенклатур. Вони охоплюють документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності (вищі навчальні заклади, митна служба тощо) і розробляються для уніфікації групування документів установ, організацій, підприємств у справи. Типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є – на відміну від рекомендованої – обов’язковою для виконання.
Номенклатура справ структурного підрозділу охоплює склад документів даного підрозділу; зведена номенклатура справ – склад документів усієї установи й складається з номенклатур справ її підрозділів.
Перед створенням зведеної номенклатури справ установи структурні підрозділи складають свої номенклатури справ, виконуючи таку роботу:
- визначають документи для включення в номенклатуру й складають найменування справ;
- розробляють класифікаційну схему номенклатури, тобто порядок розміщення справ;
- встановлюють строки зберігання справ;
- визначають систему індексів і індексацію справ;
- оформляють і затверджують номенклатуру справ.
У номенклатуру справ структурного підрозділу включають усі документи, які утворюються в процесі його діяльності, у тому числі:
- незакінчені діловодством справи, які поступили з інших установ (підрозділів) для завершення;
- довідкові картотеки до документів;
- справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи); ці справи включаються в номенклатуру кожного року протягом усього терміну вирішення питання;
- справи, не передбачені номенклатурою, тобто ті, які утворилися після початку року внаслідок вирішення нових питань, які підлягають документуванню (для таких справ у номенклатурі залишають резервні рядки).
Ведення справ поза номенклатурою забороняється. Назви справ мають бути чіткими, однозначними, виключати можливість внесення в них документів іншого змісту («Накази ректора університету», «Протоколи засідання кафедри» тощо).
У номенклатурі справ структурного підрозділу справи систематизують за ступенем важливості з урахуванням взаємозв’язку документів, які в них формуються. Першою, як правило, фіксують групу справ, яка включає директиви, розпорядження керівних органів, далі – розпорядчі документи самої установи (накази, рішення колегіальних органів тощо). Цей же принцип зберігається й при документуванні листування. Матеріали по особовому складу розташовують у кінці номенклатури. Номенклатуру справ структурного підрозділу підписує особа, відповідальна за діловодство (секретар, інспектор, референт). Номенклатура узгоджується з архівом установи й підписується керівником структурного підрозділу.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 118 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |