Читайте также:
|
Формування справ – це комплекс організаційно - технічних робіт, які передбачають науково – технічну обробку документів, формування, підшивання, нумерацію, опис на обкладинці, систематизацію, внесення в опис.
У повному обсязі роботи проводяться зі справами постійного й тривалого (понад 10 років) зберігання. Справи з коротшим терміном зберігання обробляються спрощено: документи залишаються в папці – швидкозшивачеві без внутрішньої систематизації й додаткового опису на обкладинці; листи не нумеруються, опис не складається; обліковим документом для справ цієї категорії є номенклатура справ.
Справи постійного й тимчасового зберігання підшивають або переплітають, використовуючи стандартні спеціальні обкладинки, попередньо вилучивши металеві скріпки, шпильки тощо. На обкладинках справ заповнюють такі реквізити:
1) повна назва установи (у називному відмінку; як варіант - офіційне скорочення назви установи);
2) назва структурного підрозділу;
3) номер справи за номенклатурою й номер тому (із номенклатури);
4) заголовок справи (із номенклатури; може змінюватися, доповнюватися, якщо назва не відповідає змісту документів);
5) термін зберігання чи відмітка “Зберігати постійно”;
6) дата (рік) справи або дати початку й завершення справи для деяких
категорій документів;
7) кількість листів (виноситься на обкладинку з надпису – засвідчення);
8) номер фонду, опису й справи за описом (узгоджується з архівом установи).
Пункти 1-5 виносять на обкладинку на початку року під час заведення справи, пункти 7-8 – при завершенні оформлення справи в кінці року.
При формуванні справ слід дотримуватися таких правил:
- усі надписи робляться світлостійкими чорнилами, чітко;
- у справах з цінними документами слід робити внутрішній опис;
- усі листи нумерують у правому верхньому куті (крім чистих і з надписами - засвідченнями) чорним графітовим олівцем чи механічним нумератором, не зачіпаючи текст);
- у справі має бути не більше 200-250 листів (при необхідності справу ділять на томи, а листи нумерують по томах окремо);
- лист будь-якого формату, пришитий за один край, нумерують як один лист, складений і пришитий за середину – як два;
- підклеєні до листа одним краєм документи нумеруються окремо; приклеєні до листа наглухо документи й фотографії – як один лист;
- фотографії, ілюстративні матеріали нумерують зі зворотного боку в лівому верхньому куті;
- конверти із вкладеними в них документами нумерують як один лист;
- усе, що не можна пронумерувати (монети, медалі тощо), записується в надписі-засвідченні;
- неправильна нумерація на листі чітко закреслюється, поруч ставиться номер попереднього листа й додається літера А, Б, В тощо до кожного наступного листа з виправленням;
- надпис – засвідчення складається на окремому листі, у книгах – на зворотній стороні останнього чистого листа, у картотеках – на окремій чистій картці; при цьому вказується цифрами й прописом кількість пронумерованих листів (карток). Наприклад:
У цій справі підшито й пронумеровано 107 (сто сім) листів.
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 101 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |