Читайте также:
|
Администрация г. Назрань является исполнительно-распорядительным органом и обладает правами юридического лица.
Структурные подразделения Администрации г. Назрань осуществляют свою деятельность на основании положений, утверждаемых Главой Администрация г. Назрань.
Глава Администрации г. Назрань, руководит деятельностью Администрации г. Назрань на принципах единоначалия.
Организационная структура Администрации г. Назрань относится к линейно-функциональному типу.
В связи с этим можно сказать, что с одной стороны, нагрузка распределена равномерно и незначительна для главы муниципального образования, подразделения выполняют конкретные функции в своей сфере деятельности, но с другой стороны, не всегда достаточно точно определена ответственность за принимаемые решения, возможны конфликты между подразделениями за использование бюджетных средств.
Можно отметить следующие характерные особенности структуры управления Администрации г. Назрань:
- подразделения выполняют широкий спектр функций в рамках своей компетенции;
- подразделения обладают необходимыми полномочиями для выполнения своих функций;
- каждое подразделение несет ответственность в рамках своей компетенции;
- численность сотрудников сильно различается от отдела к отделу – часть подразделений нуждается в дополнительных кадрах, в то время как в других, возможно, необходимы сокращения численности персонала.
. Персонал учреждения можно классифицировать по нескольким категориям.
Во-первых, персонал Администрации г. Назрань разделяется на руководителей и специалистов.
К категории руководителей относится Глава Администрации и руководители комитетов и отделов.
Также персонал Администрации г. Назрань разделяется на категории муниципальных должностей.
Коммуникационные процессы, проходящие в Администрации, оказывают влияние на психологическую атмосферу в учреждении, а значит и на все элементы работы.
В данном разделе будут рассмотрены коммуникационные процессы, которые имеют место быть в Администрации г. Назрань, а так же коммуникационные барьеры и пути и способы повышения качества коммуникационных процессов.
Система коммуникаций в Администрации г. Назрань включает в себя следующие элементы (рисунок 6).
Рис. 6. Элементы системы коммуникаций Администрации
Дадим характеристику перечисленных элементов.
В Администрации г. Назрань, как и в любой организации, протекают различные коммуникационные процессы. Их можно разделить на внутренние и внешние коммуникации.
Внутренние коммуникации – это информация, которая передается сотрудниками организации друг другу, т.е. внутри Администрации. При этом внутренние коммуникации подразделяются формальные и неформальные. Формальные коммуникации в свою очередь включают в себя горизонтальные, вертикальные и диагональные связи. Внешние коммуникации – это контакты организации с внешней средой, получаемая оттуда информация и передаваемые контактным аудиториям сведения.
Горизонтальные коммуникации в Администрации г. Назрань - это связи между линейными руководителями одного уровня, а также между работниками различных подразделений. Интенсивность коммуникационных процессов, происходящих на одном уровне управления, зависит от того, насколько взаимосвязанной является деятельность подразделений, осуществляющих горизонтальные коммуникации.
Горизонтальные коммуникации в Администрации г. Назрань осуществляются путем запросов со стороны линейных руководителей о предоставлении им необходимой информации, а также в простом обмене информацией между подразделениями.
Внутри различных отделов Администрации г. Назрань коммуникационные процессы протекают по схеме «всеканальной» коммуникационной сети.
Информация, передаваемая при осуществлении горизонтальных коммуникаций, может быть искажена из-за существования внутренних барьеров, препятствующих эффективному обмену информацией между линейными руководителями.
При осуществлении горизонтальных коммуникаций обратная связь осуществляется в виде обоюдного обмена информацией и совместной выработки решений. Результатом горизонтальных коммуникаций является улучшение или ухудшение работы участников коммуникационного процесса, в зависимости от полученной ими информации. Если данная информация являлась продуктивной и достоверной, то она должна помочь сотрудникам организации в работе. Если же информация была недостоверной и неправильной, то она может повредить работе и привести к выполнению лишних, дублирующихся и несвоевременных работ.
Горизонтальные связи в Администрации г. Назрань носят линейный характер.
Вертикальные коммуникации в Администрации г. Назрань – это связь между главой Администрации и линейными руководителями, а также коммуникации между руководителями различных отделов и их подчиненными.
Вертикальные коммуникации между главой Администрации и линейными руководителями осуществляется в двух направлениях. По нисходящей информация от главы Администрации поступает к руководителям комитетов и отделов в форме ежедневных запросов о ходе выполнения работ и получении от них текущей информации. По восходящей линейные руководители направляют главе сельсовета доклады о своей работе и дают отчеты о выполнении порученных им заданий.
Такая связь представляется достаточной при отсутствии помех на пути передачи информации снизу вверх и сверху вниз. Для устранения помех в Администрации г. Назрань принято получать все распоряжения лично у главы Администрации, и все важные вопросы согласовывать непосредственно с ним. Это обеспечивает передачу информации без посредников и, следовательно, снижает риск ее искажения.
Коммуникационной сетью при осуществлении вертикальных коммуникаций в Администрации г. Назрань является сеть «Y», при которой участники коммуникационного процесса взаимодействуют не между собой, а лишь общаются с одним участником коммуникационного процесса, расположенном в центре сети. В данном случае глава Администрации собирает у себя всю полученную от линейных руководителей информацию, не распространяя ее среди других участников коммуникационного процесса. Такой сбор информации позволяет главе Администрации осуществлять оперативное управление организацией.
Что касается вертикальных коммуникаций между линейными руководителями и их подчиненными, то они осуществляются также в форме запросов о ходе выполнения работ со стороны руководителей подразделений и предоставления отчетов со стороны работников. При этом по нисходящей линейными руководителями может передаваться информация, которая исходит непосредственно от них, а могут передаваться распоряжения главы Администрации, касающиеся непосредственных исполнителей и выполняемой ими работы.
В таких подразделениях Администрации г. Назрань, как бухгалтерия, информация передается функциональным руководителем отдельно по каждому подчиненному в зависимости от выполняемой тем работы. Эта информация передается также по коммуникационной сети «Y».
Обратная связь при осуществлении вертикальных коммуникаций проявляется в виде передачи подчиненными руководителю того, как они намереваются решать возникшую проблему. Результатом вертикальных коммуникаций является выполнение приказов и распоряжений, поступивших сверху. Об эффективности коммуникаций можно судить по данным результатам – если работа выполнена качественно и соответствует распоряжению руководителя, то, значит, коммуникационный процесс протекал эффективно. Если же нет, значит, существовали какие-то помехи, помешавшие адекватному восприятию переданной информации.
Для устранения помех и искажений при передаче информации при осуществлении вертикальных коммуникаций линейных руководителей со своими подчиненными приняты непосредственные контакты руководителей с исполнителями работ, что также способствует улучшению обратной связи и повышению результативности работы.
Диагональные коммуникации - это связь линейных руководителей с сотрудниками подразделений, не находящихся в их подчинении и связь сотрудников подразделений с другими линейными руководителями.
Обратной связью при диагональных коммуникациях является обмен информацией между различными подразделениями, а результатом – изменение деятельности подразделений вследствие полученной информации или распоряжений.
Кроме того, в Администрации г. Назрань существуют еще и неформальные коммуникации. Они осуществляются в рамках различных неформальных групп, возникающих между работниками организации вследствие личных симпатий и привязанностей. Коммуникационные сети и коммуникационные стили в рамках неформальных групп различны и зависят от количества участников неформальной группы, направления общения между ее членами и наличия внутри группы неформального лидера, осуществляющего общую координацию деятельности данной группы.
Каналы коммуникации, используемые в Администрации г. Назрань, различаются в зависимости от участников коммуникационного процесса.
При осуществлении внутренних коммуникаций в Администрации используются такие каналы, как телефонная связь и различные письменные носители информации – приказы, распоряжения, отчеты, различного рода справки и т.д. Однако самым распространенным и эффективным является канал прямой связи, т.е. непосредственный контакт источника информации и ее получателя. Такой канал исключает помехи и искажения.
Приказы и распоряжения используются при вертикальных нисходящих коммуникациях, а отчеты и доклады – при вертикальных восходящих и при горизонтальных коммуникациях.
При диагональных коммуникациях чаще всего используется телефонная связь.
При осуществлении контактов с внешней средой в Администрации г. Назрань широко используется еще и такое средство, как компьютер. При помощи компьютера сотрудники организации могут получить любую информацию из внешней среды, при этом такое средство обеспечивает хорошую обратную связь.
Кроме того, при контактах с внешней средой используются также телефон, факс и различная деловая документация.
Средства коммуникации в Администрации г. Назрань можно разделить на вербальные и невербальные. Виды вербальной коммуникации: устная, письменная речь, слушание. Невербальная коммуникация – это документация, электронная почта, печатные и электронные носители информации, а также особенности поведения человека в процессе коммуникации.
Методы коммуникации, используемые в Администрации г. Назрань весьма различны, они отличаются в зависимости от используемого типа и средства коммуникаций, как показано в таблице 5.
Таблица 5
Методы коммуникаций, используемых в Администрации
| Тип и средство коммуникации | Основные методы коммуникации |
| Устная | Конференции, совещания, доклады, презентации, групповое обсуждение, встречи один на один, неформальные беседы, собеседования |
| Письменная | Письма, меморандумы, отчеты, письменные доклады, записки, правила и процедуры, приказы, электронная почта |
| Невербальная | Поведение человека: гримасы лица, взгляд, интонация, тембр голоса, поза |
В организационных коммуникациях основной упор необходимо сделать на улучшение информационных потоков. Здесь можно предложить следующие конкретные меры совершенствования информационного обмена, знание которых может руководству Администрации г. Назрань стать наиболее эффективным:
· Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.
· Управленческие действия. Регулирование информационного потока - лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.
· Системы обратной связи. В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников - еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.
· Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.
· Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации. Относительно крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные ежемесячные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, которые намечено предложить потребителям в скором времени, ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
· Современная информационная технология. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того в настоящее время огромную роль в распространении информации играет глобальная сеть Интернет.
Заключение
В данном курсовом проекте я рассмотрела ряд вопросов, которые касаются повышения эффективности организации путем совершенствования ее коммуникационных сетей.
Было дано определение коммуникации, как единовременному акту и как коммуникационному процессу:
1. Коммуникации (единовременный акт) – процесс передачи сообщения с целью повлиять на поведение получающего.
2.Коммуникация (коммуникационный процесс) – это обмен информацией между двумя или более людьми (сторонами).
Так же в теоретической части были рассмотрены коммуникационные барьеры и основные способы их выявления и преодоления:
1. психологические барьеры – следствие негативного отношения адресата к источнику, от которого поступает сообщение, каналу сведений, форме сообщения, ее содержанию, способу коммуникации.
2. Социальные барьеры. Принадлежность сторон коммуникации к различным социальным группам.
3. Организационные барьеры. Неспособность руководителей эффективно организовывать коммуникации в компании или отсутствие мотивации к этому.
4. Языковые барьеры. Эти барьеры подразделяются на: семантические, фонетические, стилистические.
В практической части я рассмотрела Администрацию г. Назрань, изучила коммуникационную сеть в этой организации и некоторые коммуникационные барьеры, которые присутствуют в данном учреждении. На основе этого были разработаны конкретные рекомендации по усовершенствованию коммуникационных сетей в организации, такие как: регулирование информационных потоков, налаживание обратной связи, система сбора предложений, внедрение современных технологий в управление и т.д.
Информация имеет большое значение для внутреннего управления организацией и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности организации. В этой связи возрастает важность правильной передачи информации адресату.
Информация составляет основу управления фирмой и главный инструмент в руках менеджера. Это во многом повышает значений эффективных коммуникаций в организации. Соответственно актуальность темы данной работы не может вызывать сомнения.
Список использованной литературы
1. Абчук В.А. Лекции по менеджменту. Решение. Предвидение. Риск.-Спб.: Союз, 2004.
2. Адамс Э.К. Творчество Эрика Х. Эриксона // Энциклопедия глубинной психологии. Т. 3. М.: Когито-Центр, 2010 г.
3. Батаршев А.В. «Организаторские и коммуникативные качества личности» (Для деловых людей). - Таллин: Центр информационных и социальных технологий «Регалис», 1998.
4. Большаков А.С. Менеджмент. Учебное пособие/ А.С. Большаков.- СПб, изд. ЗАО "ПИтер", 2011 г. Серия краткий курс.
5. Балинт М. Базисный дефект. М.: Когито-Центр, 2011 г.
6. Вальдхорн Г.Ф. Хайнц Гартманн и современный психоанализ // Энциклопедия глубинной психологии. Т. 3. М.: Когито-Центр, 2010 г.
7. Веснин В.Р. Основы менеджмента/ В.Р.Веснин.- М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 2011г.
8. Виханский О.С. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс/О.С. Виханский, А.И. Наумов. - М., 2005.
9. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. -- 2-е изд., перераб. и доп. М.:, ЮНИТИ, 2010г.
10. Граждан В. Д. Теория управления: Учебное пособие /В.Д. Граждан.- М.: Гардараки, 2011 г.
11. Гудушаури Г.В. Управление современным предприятием - М.: Тандем, 2012 г.
12. Друкер П. Эффективный управляющий/ П. Дукер.- М., 2001.
13. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. - М.: 2010г.
14. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента. Учебник- Минск ЗАО «Эконом-пресс», 2010г.
15. Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии /А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М. ГАУ, 2012г.
16. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов /В.И. Кнорринг.- М.:НОРМА-ИНФРА, 2001.
17. Кричевский Р.Л. «Если Вы руководитель» - М.: «ДЕЛО», 2012г.
18. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент» - М.; «Элник», 2012 г.
19. «Менеджмент организации»: Учебное пособие / Под ред. 3.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2012 г.
20. Матвеева А., Хорошавина Н. «Семь нот менеджмента»: Настольная книга руководителя / Под ред. В. Красновой и А. Привалова. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 2003 г.
21. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента, М.: Дело, 2011г.
22. Теория управления: Учебник / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А. Л. Панкрухина. - М.:РАГС, 2012 г.
23. «Основы менеджмента»: Учебное пособие - 2-е изд. - М.: Издательский Дом «Дашков и Ко», 2000.
24. «Основы предпринимательской деятельности»: Учебное пособие / Под ред. В.М. Власовой. - М.: «Финансы и статистика», 2012г.
25. «Управление организацией»: Учебник для вузов / Под ред. А.Г. Поршнева и др. - 2-е изд. - М.: 2012г.
26. Юкаева В.С. «Управленческие решения»: Учебное пособие. - М.: ИВЦ «Маркетинг», 2010 г.
[1] Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии /А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М. ГАУ, 2012.- с.119.
[2] Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. - М.: 2010.- с.154:
[3] Теория управления: Учебник / Под общ. ред. А.Л. Гапоненко, А. Л. Панкрухина. - М.: Изд-во РАГС, 2012. - с. 247.
[4] Веснин В.Р. Основы менеджмента/ В.Р.Веснин.- М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 2011., С., 84.
[5] Кибанов А. Я. Организация управления персоналом на предприятии /А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров.- М. ГАУ, 2012.- 304 с.
[6] Вальдхорн Г.Ф. Хайнц Гартманн и современный психоанализ // Энциклопедия глубинной психологии. Т. 3. М.: Когито-Центр, 2010. С. 127.
[7]Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. - М.: 2010.-83 с.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 493 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |