Читайте также:
|
Документация – основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации и ее первичного контроля. Для непрерывного отражения объектов б/у необходимо фиксировать каждую хозяйственную операцию. С этой целью. Применяют элемент метода б/у – документацию.
Она служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность, бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.
Документ – основа и начало учетных записей, средство при помощи которого осуществляется финансово – хозяйственная деятельность. Оперативные руководства и управление организацией.
Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах между организациями и лицами. Документы служат основанием для судебно – бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению суда, прокуратуры, арбитража, по решению государственных органов. Документы имеют контрольные значения, т.к. дают возможность предупреждать случаи хищения, контролируя сохранность ценностей. Он являются основой при проведении аудиторских проверок, документальных ревизий, анализа и результата работы организации. Показатели, характеризующие хозяйственные операции, отраженные в документах называются реквизитами.
Документы должны составляться своевременно. Как правило, в момент совершения операции или непосредственно по окончании. В документах должны быть записаны все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы заполняются вручную (синим и черным цветом, красным только исправительная запись), при помощи пишущих машин и ЭВМ, т.е. любым автоматизированным способом. Документы заполнять карандашом не разрешается. Свободные строки должны быть прочеркнуты. Перечень лиц, имеющих право подписи утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером. В первичные учетные документы можно вносить исправления (кроме банковских и кассовых). Исправления производятся корректурным способом: неправильный текст зачеркивается одной чертой, пишется правильный, ставится дата исправления и подтверждается подписью лиц, подписавших документ и делается надпись исправлено или исправленному верить.
Сроки хранения документов. Предприятие хранит документы 5 лет, для некоторых документов и баланса–10 лет, счета на работника - 75 лет за вычетом возраста на момент составления.
Документооборот: понятие, организация на предприятии.
Под документооборотом понимается путь движения документов, который они проходят от момента их выписки или составления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетные регистры до сдачи их в архив на хранение.
Организация документооборота на предприятии предусматривает разработку схем и графиков движения документов. В графиках устанавливается перечень документов с указанием, кто и какие документы составляет, кому и куда передаются документы для обработки и обработки, в какие сроки.
Стадии документооборота. Все документы, поступающие в бухгалтерию, подвергаются прежде всего проверке. При этом проверка документов осуществляется:
· по существу операций,
· с точки зрения правильности оформления документов,
· с точки зрения правильности арифметических подсчетов.
Проверка по существу операций состоит в том, что здесь проверяется правильность оформления операций в соответствии с законодательством, проверяется, соответствует ли эта операция указаниям по отражению совершаемых операций, утвержденным планам, сметам, проверяется правильность норм, расценок, цен и др. Такая проверка является одним из важнейших средств контроля со стороны работников бухгалтерии за законностью и хозяйственной целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.
Проверка правильности оформления документов состоит в том, что здесь определяется, составлен ли документ по установленной форме, правильно ли заполнены реквизиты, правильно ли оформлены исправления ошибок, проверяется подлинность подписей ответственных лиц в документе.
Проверка правильности арифметических подсчетов заключается в том, что путем тщательного пересчета проверяется правильность умножения цен на количество (таксировки) и подсчета итогов.
При обнаружении каких-либо неисправностей работник бухгалтерии должен вернуть его для исправления. Проверенные и принятые к б. у. документы подвергаются учетной обработке, которая состоит из 3 этапов: расценки (таксировки), группировки и контировки (разметки).
Расценка (таксировка) – это оценка в денежном измерении натуральных показателей. Примером расцененного документа может служить приходный ордер.
После расценки (таксировки) документы, однородные по своему содержанию, группируются в пачки (пример: кассово - приходные документы группируются по источникам поступления денег). Группировка документов в пачки является подготовительным процессом для отражения хозяйственных операций в учетных регистрах. Группированные по определенному признаку документы дают возможность делать запись в учетном регистре общим итогом. Группировка первичных документов завершается составлением группировочных и накопительных ведомостей.
Следующим этапом обработки документов в бухгалтерии является контировка (разметка) документов. Контировка – указание корреспонденции между счетами по данной операции, т.е. состояние бухгалтерской записи. Этот этап имеет очень важное значение. Допущенные здесь ошибки могут привести к тому, что совершаемые операции в учете будут отражены неправильно. В связи с этим эту работу поручают работникам, хорошо знающим методологию учета, в частности План счетов.
После проверки и обработки документов в бухгалтерии производится отражение хозяйственных операций, оформленных документально в бухгалтерском учете, по синтетическим и аналитическим счетам.
Использованные документы сдаются в архив на хранение. Находящиеся в архиве документы служат для документальных ревизий предприятия, для аудиторских проверок. Эти документы используются в качестве юридического доказательства при разрешении спорных дел с разными организациями и лицами, а также для различных справок, возникающих в текущей работе. Поэтому хранение документов должно быть организовано так, чтобы были обеспечены сохранность и быстрота нахождения документов.
Полностью обработанные документы хранятся до конца отчетного года в архиве бухгалтерии. Здесь они хранятся в хронологическом порядке, а при наличии большого их количества – в отдельных папках. Листы папки номеруются, а на папке указываются:
· название предприятия,
· период работы,
· № дела,
· общее количество листов в папке.
По окончании отчетного года все обработанные документы из архива бухгалтерии передаются в постоянный архив данного предприятия, где они хранятся в течение сроков, предусмотренных законодательством (годовые отчеты – 10 лет, квартальные отчеты – 3 года, инвентарные карточки – 3 года, лицевые счета работников и служащих – 75 лет, расчетные ведомости – 75 лет и др.).
Изъятие первичных документов у предприятия разрешается только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией.
Постановления этих органов в соответствии с действующим Уголовно-процессуальным законодательством РФ разрешает изъятие документов с составлением протокола об изъятии документов, копия которого вручается под расписку руководителю предприятия или главному бухгалтеру.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, может снять ксерокопии с документов. На ксерокопии указывается, кто изъял документ, когда, и на основании чего.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях приглашаются представители следственных органов, органов пожарной инспекции, что оговаривается в обязательном порядке в приказе. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем предприятия.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 46 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |