Суть операційної діяльності банку, її організація та забезпечення

Операції банку мають бути зареєстровані та відображені в день їх здійснення або на­ступного робочого дня, якщо операція здійснена після закінчення операційного дня (часу) банку або у вихідні чи святкові дні.

Кожна банківська операція охоплює такі основні етапи її здійснення:

1. Надання (отримання) дозволу на проведення операції. Свідченням того, що праців­ники отримали дозвіл на їх виконання, є затверджені керівництвом правила (проце­дури) здійснення операцій певного типу. На здійснення операцій, що не визначені в
правилах (процедурах) банку, надаються окремі дозволи (розпорядження, накази
тощо).

2. Проведення операції (укладення договорів, складання первинних документів, від­криття рахунків, уведення інформації в облікову систему та її оброблення тощо).

3. Здійснення внутрішнього контролю за операцією (протягом усього операційного
процесу — від часу ініціювання до відображення інформації про операцію в обліко­вих регістрах).

Відповідальність за укладання договорів відповідно до законодавства України, іденти­фікацію операцій, формування первинних документів і оцінку ризиків несуть ініціатори операцій.

Індентифікація операції передбачає її докладний опис, який має містити потрібну інформацію для різних підрозділів банку та внутрішнього аудиту, а саме:

• тип операції (міжбанківські розрахунки, операції з клієнтами банку, розрахунки за
власними операціями тощо);

• номер та дату договору;

• конкретні строки (початок та завершення) операції згідно з договором;

• дані про контрагента;

• зміст операції (кредит, депозит, тип процентної ставки тощо);

• первинні документи;

• відповідальних виконавців (у тому числі за ініціювання операцїї, за реєстрацію та конт­
роль за її проведенням).

Операційну діяльність банку безпосередньо забезпечують працівники банку, які виконують функції фронтофісу та бекофісу.

Фронтофіс — це підрозділи банку або його уповноважені особи, які ініціюють та/або організовують операцію (шляхом укладання відповідних договорів). Виконувати функції фронт-офісу банку можуть працівники казначейства, кредитного підрозділу,

підрозділу, що здійснює операції з цінними паперами, а також інших підрозділів банку, які відповідають за ініціювання активних та пасивних операцій з клієнтами банку.

Бекофіс — підрозділи або окремі відповідальні виконавці, які залежно від їх функцій забезпечують реєстрацію, перевіряння, звіряння, облік операцій та контроль за ними.

Працівники, які виконують функції бек-офісу банку, відповідають за:

1) перевіряння отриманих від фронт-офісу документів на паперових та/або електронних носіях щодо достовірності наданої інформації;

2) реєстрацію операцій і введення потрібних даних до автоматизованої системи;

3) перевіряння підтверджень про здійснення операцій, що надійшли від контрагентів,
та/або надсилання підтвердження контрагенту про надходження коштів (може ви­конуватись автоматично за допомогою програмного забезпечення з наданням чіткої
та зрозумілої інформації про результати перевірки);

4) проведення перевіряння лімітів за контрагентами;

5) перевіряння лімітів дилерів;

6) своєчасну підготовку, перевіряння та оформлення платіжних інструментів відповід­но до нормативно-правових актів НБУ;

7) вивіряння залишків за рахунками клієнтів;

8) підготовку відповідних розпоряджень для здійснення розрахунків;

9) перевіряння правильності відображення операцій;

10)зберігання інформації про операції (вся електронна інформація має зберігатися в за­хищеному від модифікації вигляді);

11)нарахування процентів за кредитами і депозитами, комісійних тощо;

12) контроль за обробленням даних, здійсненням розрахунків, виконанням договорів.

Операції банків виконують відповідні працівники банку, яким надане право відпо­відального виконавця, а саме доручено оформляти та підписувати документи за визна­ченими операціями або:

1) контролювати правильність оформлення документів та відображення їх в обліку;

2) технологічно виконувати визначені операційні процедури незалежно від того, у яко­му структурному підрозділі банку вони працюють.

Під час приймання розрахункових документів відповідальний виконавець перевіряє правильність їх оформлення і засвідчує своїм підписом та відбитком штампа банку. Якщо операція потребує додаткового контролю, то документ, на підставі якого здійснена така операція, перевіряється особою, яка виконує контрольні функції (контролер), і за­свідчується її підписом. Електронні документи засвідчуються електронним цифровим підписом відповідних працівників під час їх створення. Контролер має засвідчувати елек­тронні документи своїм цифровим підписом лише після того, як перевірив наявність ци­фрових підписів відповідальних виконавців та отримав позитивний результат.

На одну особу не може бути покладено виконання функції щодо проведення опера­ції, починаючи з її ініціювання до відображення в балансі банку, окрім операцій із встановленим механізмом контролю з використанням відповідного програмного забез­печення.

Робочі місця відповідальних виконавців організовуються таким чином, щоб сторон­ні особи не мали доступу до екранів ЕОМ, програмно-апаратних засобів, ключової інформації, паролів, печаток, штампів, документів і бланків банку.

Повноваження та відповідальність працівників банку щодо виконання ними функ­ціональних обов'язків визначаються внутрішніми документами банку та посадовими інструкціями.

Всі працівники, які виконують операції з бухгалтерського обліку, з питань ведення бухгалтерського обліку підпорядковуються головному бухгалтеру банку.

Керівник банку зобов'язаний забезпечити контроль за належним зберіганням і ви­користанням ключової інформації, печаток, штампів і бланків банку відповідальними особами таким чином, щоб уникнути їх втрати або використання з метою зловживання. Облік печаток і штампів ведеться в спеціальній книзі, де зазначаються прізвища і поса­ди осіб, у яких вони зберігаються. Облік ключової інформації має здійснювати адмініс­тратор захисту інформації.