Читайте также:
|
Альбом форм документов организации — это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.
Унифицированная форма документа - это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.
Целесообразно Альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой Табеля форм документов и рассматривать Альбом форм как дополнение к Табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки Табеля форм документов.
Цель разработки Альбома форм документов - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности организации.
Разработка Альбома форм документов предполагает унификацию документов организации. Унификация форм документов заключается в:
определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;
установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа, исключение дублирующих и неиспользуемых показателей;
унификации текста документа.
Разработка унифицированных форм документов включает следующие этапы:
формирование объекта унификации - исходного массива документов по управленческим функциям и задачам (в соответствии с Табелем форм документов);
анализ документов и обобщение результатов анализа;
разработка эталонных образцов унифицированных форм и формирование Альбома форм документов.
Унификации могут подвергаться все создаваемые в организации виды и разновидности документов, независимо от частоты их повторяемости. Для разработки унифицированных форм документов используются образцы документов, отложившиеся в архиве организации, и карты документов, полученные в процессе подготовки Табеля форм документов (см. раздел 6.2), при этом для каждой типовой си-гуации должно быть отобрано не менее 3-5 образцов документов. Увеличение количества исходных образцов документов повышает на-нежность разрабатываемой унифицированной формы. ^
Состав реквизитов унифицированных форм документов и последовательность их размещения на бланке должны соответствовать ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
В основе разработки унифицированных текстов документов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация — повторяющаяся, общая длявсе документов унифицируемой совокупности, переменная — информация, индивидуальная для каждого конкретного документа. В унифицированной форме документа фиксируется постоянная информация, переменная вносится при составлении документа в отведенные для этого поля.
Формой представления унифицированного текста может быть:
трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например текст в форме трафарета и таблицы и др.
Трафарет — форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией. Например:
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 164 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |