Читайте также:
|
|
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
·
юридическую силу документов;
· оперативное и качественное составление и исполнение документов;
· организацию быстрого поиска документов;
· более активное использование компьютера при составлении документов;
Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.
В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит
«1 - государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется при разработке бланка фирмы.
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:
2 - эмблема организации;
7 - наименование организации;
9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - индекс (№) документа;
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;
15 - гриф ограничения доступа к документу;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложений;
23 - подпись;
25 - визы;
26 - печать;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении1.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизи тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
·
заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
·
основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);
·
оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).
Реквизит «эмблема организации»
Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изоб ражение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмбле мы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббре виатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.
При угловом расположении реквизитов эмблема распо лагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа.
Реквизит «наименование организации»
Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).
Наименование организации пишется в строгом соответствии с наимено ванием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприя тия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.
В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное обще ство) и т. п.
Реквизит «наименование организации» располагается под реквизи том «эмблема организации».
Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке»
Совокупность перечисленных в реквизите данных является юри дическим адресом предприятия.
На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется ти пографским способом или с помощью ПК.
Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизи том «наименование организации» или на нижнем поле до кумента.
Реквизит «название вида документа»
Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юри дического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.
Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Реквизит «дата»
Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:
·
дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
·
дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
·
дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)
28
Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифро вым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, до пускается применить словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется исполь зовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» от границы левого поля.
Реквизит «индекс (№) документа»
Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).
Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».
Порядковые номера с начала года в возрастающей последователь ности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З....
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 109 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |