Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Электронный документооборот.

Электронная документация (безбумажная технология).

Первоначально внедрение компьютеров в делопроизводство касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ электронных версий документов. появилась возмож­ность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа. Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные таблич­ные процессоры, позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы. Создание программ привело к возникновению отдельного класса инфор­мационных технологий работы с документами — технологий обработки электрон­ных версий документов (document processing). Появление локальных и глобальных вычислительных сетей, предоставило возможность сетевого обмена дан­ными и сле­жения за ходом делопроизводственного процесса. Правда появились проблемы. Первой и, до сих пор не решенной стала проблема правового режима электронной копии документа. Техническое решение— любые данные, представленные в электронной форме, могут быть зашифрованы и снабжены электронной цифровой подписью — специ­альным кодом, который не дает усомниться в авторстве и правильности передачи документа. Данный подход позволил говорить о возможности безбу­мажной технологии ведения делопроизводства.

Электронный документооборот.

привычный порядок вещей, когда документы распределяются по папкам, папки — по шкафам, шкафы — по кабинетам, нашел свое отображение в системах управ­ления документами (document management). Такие системы обладают чрезвычайно простым и удобным интерфейсом, который наглядно отображает структуру хране­ния документов. При этом поиск какого-либо документа может полностью повто­рить порядок традиционного поиска и путем просмотра документов, сложенных в определенном порядке, быстро находит нужный материал. Другая особенность документооборота, заключается в том, что какой-либо тип документа (например накладная) по правилам данного предприятия дол­жен быть обязательно направлен конкретному сотруднику, породила системы управ­ления ходом работ (workflow management). Данные системы позволяют строго регламентировать направления документопотока в зависимости от типа документа и значений его реквизитов, автоматически направляя документ определенному исполнителю при возникновении заранее сформулированных условий. Технология, поддерживающая организацию групповой работы с документами, получила название workgroup management.