Читайте также:
|
видов документов, требования и оформлениеДОУ – это деят-ть аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и орг-ции работы с документами в процессе осущ-ния ими управленческих функций. Документирование – это процесс создания и оформления документа. Документ – это рез-тат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений, объективной действительности и мыслительной деят-ти чел-ка на спец. материале. Функции документа: документ – источник инф-ции;документ – хранитель инф-ции;передача инф-ции.
Задачи документа: служит основанием для принятия решений;явл-ся способом док-ва, т.к. имеет юр. силу;в док-тах отражено, закреплении гос. устройство;док-ты служат ср-вом общения;явл-ся основой для справочно-аналитической работы;служат историческими источниками.
Виды документа: В любой орг-ции исп-ся док-ты, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деят-ть. Их совокупность сост-ет систему организационно-распорядительной документации (ОРД):организационные – устав, положение, инструкции, правила;распорядительные – приказ, распоряжение, указание, решение, постановление;справочно-информационные – справки, письма, телеграммы, телексы, акты, планы, отчеты, докладные записки и др. Классификация документов: Для того чтобы выработать опред. принципы составления, оформления док-тов и работы с ними производится их классификация по ряду признаков:
1. по способу фиксации (закрепление инф-ции):
· письменные;
· с помощью оргтехники;
· графические;
· фото-, кинодокументы;
· аудиодокументы.
2. по содержанию:
· организационно-распорядительные;
· финансово-расчетные;
· по личному составу и др.
3. по назначению:
· как ср-во фиксации фактов (акт, протокол, договор);
· как ср-во передачи инф-ции (письмо, телекс).
4. по видам:
· типовые;
· примерные;
· индивидуальные.
5. по месту составления:
· служебные;
· личные.
6. по наименованию:
· вид – акт;
· подвид – акт о списании имущества.
7. по происхождению:
· внутренние;
· внешние.
8. по кол-ву отраженных вопросов:
· простые (содержат один вопрос);
· сложные (несколько вопросов).
9. по срокам исполнения:
· срочные (в течение трех часов);
· не срочные.
10. по срокам хранения:
· кратковременного (до 10 лет);
· долговременного (свыше 10 лет);
· постоянного (вечного).
11. по степени подлинности (по юр. силе):
· подлинники;
· копии;
· черновики (проекты).
Требования к оформлению: Требования к оформлению док-тов устан-ся гос. стандартами, которые регламентируют общие правила оформления док-тов, а также их элементов – реквизитов. В настоящее время действует стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению док-тов». Принят и введен в действие 3 марта 2003 г.Требования: А4 (210´297), поля (левое – 20 мм, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм), шрифт – Times New Roman, 14.Документ состоит из реквизитов – 30 шт. Значение ДОУ в системе упр-ния тур. предприятием – орг-ция и ведение док-ции требуют опред. знаний и навыков, поэтому знания ДОУ необходимы для специалистов, работающих в сфере управления.
2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организационно-правовая,
распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции Организация и ведение документации требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому курс ДОУ необходим для специалистов, работающих в сфере управления, в сфере туризма. Документационное обеспечение управления – это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами. Документирование – процесс создания (составления и оформления) документов. Документ – запись информации на различных носителях по установленным правилам.Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности, называется системой документации. Система документации, созданная по единым правилам и требованиями и применяемая в определенной сфере деятельности, называется унифицированной системой документации – УСД.
В настоящее время действует 8 УСД:
УСОРД
УС банковской документации
УС финансовой, учетной и отчетной бух. документации бюджетных учреждений и организаций
УС отчетно-статистической документации
УС учетной и отчетной бух. документации предприятий
УС документации по труду
УС документации Пенсионного фонда РФ
УС внешнеторговой документации.
Одной из УСД является УСОРД – система документации, регламентирующая организационно-распорядительные документы управления. Она включает три группы документов:Организационные (Устав, Положение, Инструкции, Правила); Распорядительные (приказ, указание, распоряжение, решение, постановление); Справочно-информационные (письма, телеграммы, телефонограммы, справки и т.д.) Организационно-правовые документы определяют статус предприятия, порядок его работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций – это функция формирования системы и процессов управления, которая включает в себя: создание организации, в т.ч. выбор ее организационно-правовой формы; установление ее структуры, определение штатной численности; регламентацию деятельности структурных подразделений и работников; установление режима работы и отдыха; реорганизацию; ликвидацию организации и др. Это фиксируется в документах, содержащих правила, нормы, положения, штатную численность и должностной состав. Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций. Разрабатывает эти документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.Эти док-ты в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров).Основное назначение системы распорядительной документации – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления. Кроме того, распорядительные акты издаются по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности. Распорядительные док-ты содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. Распорядительная документация содержит решения идущих сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя к работнику. Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К этим документам относятся: письма, все разновидности переписки (телеграммы, телефонограммы и пр.) справки, докладные и объяснительные записки, протокол, акт, сводки, отчеты и др. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Документы этой системы не содержат распорядительных действий, обязательных к исполнению, а сообщают сведения, побуждают принимать определенные решения, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным. Они идут снизу вверх: от работников к руководителю.Единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами закреплены в ЕГСДОУ, которая представляет собой комплекс правил, нормативов, рекомендаций, главная цель – усовершенствование на единой основе организации делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Главная цель – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. ЕГСД – в 1973ЕГСДОУ – в 1988 г.
3. Документооборот в организации: параметры, пути совершенствования,
технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Из отдельных документов, образующихся в процессе деятельности предприятия, складывается система документации, характерная для данного предприятия.Документооборот включает комплекс работ с готовыми документами с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.Документооборот включает комплекс работ с готовыми документами: прием, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.Основные принципы документооборота:оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени;аксимальное сокращение инстанций прохождения док-тов;исключение или максимальное ограничение возвратных движений док-тов;максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки – каждое перемещение документа должно быть оправданным;возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.Таким образом, основная задача организации документооборота – прямоточность в движении док-тов и однократность их обработки. Параметры документооборота:разделение на документопотоки;маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);периодичность (стадии документооборота);направленность движения.Документооборот включает несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Различают по направлению:горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня;вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней (руководящий орган власти и подчиненные ему предприятия).По отношению к управленческому объекту: входящий – док-ты вышестоящих орг-ций, директивные док-ты, органов власти и упр-ния – указы, законы, док-ты подвед. орг-ций – отчеты, письма и др., док-ты несоподчиненных орг-ций – письма, договоры, счета, заявки и др.; исходящий – док-ты, создаваемые в орг-ции и отправляемые за ее пределы (инициативные и ответные). В исх. документопотоке выделяется группа распорядит. док-тов (в подвед. орг-ции) и информационных – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры и др.; внутренний – док-ты, создаваемые в орг-ции, не выходящие за ее пределы (орг. док-ты, распордит. док-ты, протоколы, акты, плановые и отчетные док-ты).Порядок движения док-тов в орг-циях закрепляется в схемах прохождения док-тов, которые разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководством орг-ции. При функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быт включены вычислительные центры и все пункты обработки док-тов с помощью средств выч. техники.В последнее 10-летие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Управленческий персонал сам изготавливает док-ты, т.е. являются непосредственными участниками документооборота. Некоторые подразделения работают с собств. системами: 1С Бухгалтерия, 1С Кадры, торговые, банковские системы и т.д.Организация документооборота в условиях применения средств ВТ должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки док-тов с возможностями этих средств.Информационно-поисковая система по док-м орг-ции (ИПС). В орг-циях создаются ИПС ручного типа, механизированные и автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование док-тов, инф.-поиск. массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное хранение док-тов.Создается база данных, дающая возможность вести регистрацию, справочно-информационную работу по док-м. Совр. системы упр-ния базами данных (СУБД) позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистр. карточку док-та. Аналогично происходит поиск док-тов: вхд. №, дата поступ-я и др. Расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных: к рег. карточке автоматически прикрепляется файл с текстом самого док-та (по факсу, сканированием, с пом-ю текстового редактора и т.д.Системы автоматизированного делопроизводства позволяют осуществлять автоматическую регистрацию одновременно с первичным сохранением. Журнальная, карточная система регистрации сменил электронный вариант картотек – базы данных.Осн. принципом регистрации считалась однократность. Сегодня при наличии локальной сети, объединяющее компьютеры организации, регистрация может вестись децентрализовано по месту получения (отправки) док-тов с передачей информации о регистрируемых док-тах в центральную базу данных. Регистрация проводится путем заполнения рег. карточки на компьютере и перенесения рег. номера на сам док-т в штамп с отметкой о получении док-та. В дальнейшем базы данных пополняются и корректируются. Затратив один раз время на создание эл. док-тов, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.Существует целый ряд готовых программ для рег-ции док-тов и контроля исполнения, работающих в DOS, Windows. Может быть разработана в индивидуальном порядке на базе программ СУБД типа MS Access.В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ, ориентированной на автоматизацию документирования и документооборота на базе новых информац. технологий (совр. текст. редакторы, Эл. почта и т.д.).Пути совершенствования направлены на распространение технологий документооборота не только орг.-расп. док-тов, но на более широкий круг док-в (в идеале – на все док-ты орг-ции).Введение компьютеризованных систем обеспечивает сбор и хранение данных о всех док-тах орг-ции, позволяет осуществлять контроль и вести инф-справоч. работу, составлять при необходимости опись док-тов и дел пост. хранения.равильная организация документооборота считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса.
Дата добавления: 2015-04-20; просмотров: 132 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |