Читайте также:
|
Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Microsoft Office Access 2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. С помощью Office Access 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента «Microsoft Windows SharePoint Services 3.0» в Office Access 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.
Отчеты являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения.
Источниками для получения отчетов могут быть не только таблицы баз данных, но и запросы, а также записи, отобранные с помощью фильтров. Некоторые генераторы отчетов позволяют проводить отбор данных, включаемых в отчет, непосредственно пользуясь средствами самого генератора отчетов.
Отчеты позволяют выполнять следующие действия:
· проводить группировку данных;
· вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги по отдельным полям;
· вводить в отчеты вычисляемые поля;
· выводить в отчеты, данные из разных источников;
· включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;
· использовать различные формы представления информации;
· качественно оформлять выводимые данные.
Существует несколько способов создания отчета Access:
Автоотчет Функция «Автоотчет» позволяет быстро создать отчет, включающий все сведения заданной таблицы или данные, извлеченные в результате запроса. В качестве основы для отчета можно использовать таблицу или результат запроса.
Инструкции
В окне базы данных нажмите кнопку Отчеты на панели Объекты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В диалоговом окне Новый отчет выберите одного из следующих мастеров.
Автоотчет: в столбец Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.
Автоотчет: ленточный Поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы
Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
Нажмите кнопку ОК.
Access применяет к отчету автоформат, который использовался последним. Если до этого отчеты с помощью мастера не создавались, и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.
Мастер отчетов Мастер отчетов позволяет быстро создать отчет на основе данных нескольких таблиц или запросов. В качестве основы для отчета можно использовать сочетание таблиц и запросов.
Инструкции
В окне базы данных в группе Объектынажмите кнопку Отчеты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В диалоговом окне Новый отчет выберите нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет.
ПРИМЕЧАНИЕ. Если на шаге 3 в списке выбран Мастер отчетов, то этот шаг не обязателен — можно указать источник записей для отчета в мастере.
Нажмите кнопку ОК.
Следуйте инструкциям мастера.
Созданный отчет можно изменить в режиме конструктора.
Примечания
Для добавления в отчет полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далееили Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса в мастере отчетов. Вместо этого повторяйте шаги, которые необходимы для выбора таблицы или запроса и указания полей, пока в отчет не будут включены все нужные поля.
Если был выбран один из Автоотчетов, то программа Access применяет автоформат, который использовался последним (либо в мастере отчетов, либо с помощью команды Автоформат из меню Формат в режиме конструктора).
Режим конструктора С одной стороны, создание отчетов в режиме конструктора занимает больше времени, чем создание отчета с помощью мастера отчетов или функции «Автоотчет», но с другой стороны, отчеты, созданные в режиме конструктора, можно настроить таким образом, чтобы они максимально отвечали требованиям пользователя. Например, можно сортировать и фильтровать данные более подробно, нежели это позволяет мастер отчетов. Режим конструктора также открывает больше возможностей для настройки внешнего вида отчета.
Инструкции
В окне базы данных в группе Объекты нажмите кнопку Отчеты.
Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.
Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. (Если нужно создать свободный отчет, не выбирайте ничего из этого списка.)
Дата добавления: 2015-04-22; просмотров: 98 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |