Службовий лист, що додається до основного документа (накладної, каталогу, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це великий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів.
(На Ваше прохання надсилаємо…;додаємо перелік нашої нової продукції…;надсилаємо Вам страхові бланки.; дозвольте запропонувати Ва переглянути наші рекламні проспекти..)
ЛИСТ-ПРОХАННЯ
Службовий лист, у якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів з певним проханням. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.
(Просимо повідомити…; просимо при нагоді надіслати…; просимо передати нам…; будемо раді, якщо ви погодитесь співпрацювати з нами…; просимо звернути увагу на…; будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нам…)
ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ НА ПРОХАННЯ
Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити.
Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи інші пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою аргументованою, доброзичливою, коректною. Ваше завдання – переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Слід вживати слова, які відчутно пом’якшать тон відмови: на жаль, шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо; вибачте, нам дуже прикро….
ЛИСТ-НАГАДУВАННЯ
Службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, проведення заходів. Нагадування неодмінно має бути доброзичливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.
(Дозвольте Вам нагадати про…. Просимо Вас звернути особливу увагу на те, що у Вас є заборгованість на суму…;змушені нагадати Вам, що термін подання звітів минув…; доречно буде нагадати…)
ЛИСТ-ПРЕТЕНЗІЯ
Службовий лист, у якому висловлюється претензія з приводу порушення умов укладеної угоди (порушення визначених термінів постачання товару; невідповідності товару запропонованим зразкам тощо0.
Виявивши порушення, ви маєте право висловити партнерові претензію і вимагати їх ліквідації, скажімо, заміни неякісного товару; наполягати на відшкодуванні збитків. (Ми дуже стурбовані..; нам дуже прикро…; нас неприємно вразив той факт…; дуже здивовані(розчаровані, занепокоєні) таким станом справ…)
Дата добавления: 2014-12-20; просмотров: 43 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |