Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Тема 4. Інформаційна база бухгалтерського обліку

1. Документи як джерело первинної інформації

2. Вимоги до змісту й оформлення документів

3. Класифікація документів

4. Організація документообороту

5. Інвентаризація в системі первинного обліку

Питання 1. Документи як джерело первинної інформації

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безпе­рервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування.

Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ.

Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами нази­вається документацією.

Первинні документи, які фіксують факти здійснення господар­ських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської опе­рації.

Первинне спостереження, документування та документація віді­грають важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:

— дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

— забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

— є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

— є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.

Первинні документи мають бути складені на паперових або ма­шинних (електронних) носіях.

Питання 2. Вимоги до змісту й оформлення документів

Щоб бути доказовим і мати юридичну силу, документ має місти­ти обов'язкові реквізити. Реквізитами для будь-якого первинного бухгалтерського документа є:

— назва документа (форми);

— дата і місце складання;

— назва підприємства, від імені якого складено документ;

— зміст та обсяг господарської операції;

— одиниця виміру господарської операції;

— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської опе­рації і правильність її оформлення;

— особистий підпис або інший знак, що дає змогу ідентифікува­ти особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Залежно від характеру операцій до первинних документів мо­жуть бути внесені додаткові реквізити:

— ідентифікаційний код підприємства чи особи;

— номер документа;

— підстава для здійснення операції;

— дані про документ, що засвідчує особу;

— інші додаткові реквізити.

Якщо у первинному документі немає будь-якого обов'язкового реквізиту такий документ недоказовий і не може бути підставою у бухгалтерському обліку.

До оформлення первинних бухгалтерських документів ставлять такі вимоги:

— первинні документи мають бути складені в момент здійснення операції, а якщо це неможливо, безпосередньо після її закінчення;

— документи складають на бланках типових форм, затвердже­них Держкомстатом України, або на бланках спеціалізованих форм, затверджених відповідними міністерствами і відомствами, а також виготовлених самостійно, які мають містити обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм.

— у разі складання та зберігання первинних документів на ма­шинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповід­них органів у межах їхніх повноважень, передбачених законами;

— записи в первинних документах роблять у темному кольорі чорнилом, кульковою ручкою, друкарськими засобами чи принтером, що забезпечує зберігання цих записів протягом встановленого терміну зберігання документа;

— вільні рядки в первинних документах прокреслюють;

— у грошових документах суми проставляють цифрами і пропи­сом, перше слово суми записують скраю і з великої літери;

— кожен первинний документ має містити дані про посаду, прізви­ще і підписи осіб, відповідальних за його оформлення;

— керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпуском товарно-матеріальних цінностей, майна, видачею грошових коштів і документів;

— забороняється приймати до виконання документи на госпо­дарські операції, які суперечать законодавчим і нормативним ак­там, встановленому порядку обліку коштів і матеріальних цінностей, завдають шкоди власникам;

— складаючи первинні документи, можна припуститися поми­лок. У банківських і касових документах помилки не виправляють. Якщо в таких документах допущено помилку, їх анулюють, а замість них оформлюють нові. В інших первинних документах помилки виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або суму закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлен­ня помилок має бути застережено підписом "виправлено" і підтвер­джено підписом осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення;

— підприємство вживає всіх необхідних заходів щодо запобіган­ня несанкціонованому та непомітному виправленню записів у пер­винних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого терміну, який регулюється! спеціальним переліком;

— у випадках, встановлених законодавством, а також міністер­ствами і відомствами України, бланки первинних документів мо­жуть бути віднесеними до бланків суворої звітності, їх друкують за зразками типових або спеціалізованих форм з обов'язковим зазна­ченням номера;

— відповідальність за несвоєчасне складання первинних доку­ментів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи;

— первинні документи можуть бути вилученими у підприємства тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. З дозволу і в присутності пред­ставників органів, які здійснюють вилучення, посадові особи підпри­ємства можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилуча­ються, із зазначенням підстав і дати вилучення.

Питання 3. Класифікація документів

Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використан­ня, за змістом.

1.1. Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

1.2. Зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформ­ляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них нале­жать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, поста­нови, листи, угоди тощо.

2.1. Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них на­лежать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отри­мання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перераху­вання коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей тощо.

2.2. Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала до­кумент. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові при­буткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

2.3. Документи бухгалтерського оформлення складаються на осно­ві виконавчих та розпорядчих документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення не мають, але необхідні в об­ліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ор­дери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподі­лу витрат, звітні калькуляції) та ін.

2.4. Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін.

За порядком складання документи поділяють на первинні й зведені.

3.1. Первинні документи складають у момент здійснення господар­ської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та ін.).

3.2. Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансової ув'яз­ки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та ін.).

За способом використання документи поділяють на разові та накопичувальні.

4.1. Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька гос­подарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

4.2. Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: та­бель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від разових, накопичувальні документи використовують з метою обліку після того, як у них записано останню операцію і підбито підсумок всіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, мате­ріальні.

5.1. Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з гро­шовими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки та ін.

5.2. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне до­ручення, квитанції та ін.).

5.3. Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-наклад-на, лімітно-забірна картка та ін.).

Розглянуту класифікацію можна узагальнити схемою, наведеною на рис. 4.1.

Питання 4. Організація документообороту

Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Своєчасний і якісний облік за­безпечується певним порядком організації складання й опрацю­вання документів, або документооборотом.

Рис. 4.1. Класифікація документів

Документооборотом називаються порядок і шляхи руху до­кументів з моменту їх складання або надходження до моменту здачі в архів.

Головне завдання документообороту — прискорення руху доку­ментів, і чим коротше і швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інфор­мацію для прийняття рішень.

Організує документооборот на підприємстві головний бух­галтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи прохо­дження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація доку­ментів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окреми­ми структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію.

Документи, як правило, складаються оперативними працівника­ми підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майст­рами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язко­вою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Витяг із графіка документообороту підприємства наведено в табл. 4.1.

Таблиця 4.1. Графік документообороту

При надходженні документів до бухгалтерії проводять їх пере­вірку:

— за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

— за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та норматив­ним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

— арифметична (перевірка правильності проставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєст­рацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бух­галтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення нату­ральних і трудових вимірників у грошовий здійснюється в самому документі шляхом множення показника на ціну.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведе­них даних (за складами, цехами, замовленнями, касами тощо) і спро­щення ведення первинного обліку.

Бухгалтерське проведення (проводка) передбачає вказування у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтер­ської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яку в майбутньому буде відображено в регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності.

Питання 5. Інвентаризація в системі первинного обліку

Первинна документація не завжди може охопити всі господарські явища в момент їх здійснення (природні втрати, викликані усуш­кою, утрускою, використовуванням при зберіганні, транспортуванні, відпуску, стихійні лиха, невідповідність фактичних даних обліку через помилки, розкрадання, псування, зловживання тощо). У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би за­безпечив можливість взяти на облік перелічені явища і процеси. Цього досягають за допомогою інвентаризації.

Отже, інвентаризація є способом спостереження наступної реєстрації господарських операцій, що не охоплюються в мо­мент їх звершення; це спосіб підтвердження правильності й достовірності бухгалтерського обліку та звітності.

Інвентаризація проводиться шляхом перевірки в натурі наяв­ності майна (господарських засобів) підприємства шляхом опису­вання, перерахунку, зважування, вимірювання й оцінювання їх за­лишків і порівняння одержаних результатів з даними бухгалтер­ського обліку. Це дає змогу встановити розходження між даними обліку і фактичною наявністю засобів, тобто лишки або нестачі, які оформляють відповідними документами і відображають в обліку.

Слід розрізняти інвентаризацію як елемент методу бухгалтер­ського обліку і як технічний прийом перевірки даних бухгалтер­ського обліку. Основними завданнями інвентаризації є:

— виявлення фактичної наявності господарських засобів, зокре­ма матеріальних цінностей у натурі;

— встановлення лишку або нестачі цінностей і їх регулювання та відображення в обліку;

— виявлення товарно-матеріальних цінностей, які втратили свою первісну якість, застаріли і не використовуються;

— перевірка дотримання умов і порядку зберігання господар­ських засобів;

— перевірка достовірності й реальності вартості зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.

Інвентаризації підлягають основні засоби, нематеріальні акти­ви, товарно-матеріальні цінності, грошові кошти, документи та роз­рахунки.

За повнотою охоплення перевіркою засобів, коштів і розрахунків, інвентаризацію поділяють на повну і часткову.

Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всіх засобів та джерел підприємства. Часткова інвентаризація охоплює визна­чену частину засобів і джерел, наприклад, наявність грошей у касі, готової продукції на складі, незавершеного виробництва тощо.

Залежно від характеру інвентаризацію поділяють на планову і позапланову.

Планова інвентаризація здійснюється за раніше скла­деним планом відповідно до розробленого і затвердженого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Поза­планову інвентаризацію проводять за розпорядженням керівника підприємства, на вимогу слідчих або контролюючих органів, у разі ревізії або зміни матеріально відповідальних осіб.

Відповідно до нормативних актів об'єкти і терміни проведення інвентаризації визначає власник (керівник) підприємства, а саме:

— перед складанням річної фінансової звітності;

— при передачі майна державного підприємства в оренду, у разі приватизації державного підприємства, перетворення державного підприємства в акціонерне товариство;

— у випадку зміни матеріально відповідальних осіб (на день прий-мання-передачі справ);

— у разі встановлення фактів крадіжок або зловживань, псуван­ня цінностей, а також за приписом судово-слідчих органів;

— у разі пожежі, стихійного лиха або техногенної аварії;

— у разі ліквідації підприємства, а також в інших випадках, перед­бачених законодавством.

Для проведення інвентаризаційної роботи на підприємствах за наказом керівника створюють постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів, головного бух­галтера, матеріально відповідальних осіб. Очолює комісію керівник підприємства або його заступник.

Інвентаризацію проводять, як правило, на перше число місяця, що полегшує наступне порівняння її результатів з показниками обліку.

У процесі інвентаризації, яка відбувається шляхом підрахунку, зважування, обмірювання, визначають фактичну наявність об'єктів інвентаризації, дані про які записують в інвентаризаційному описі, який підписують усі члени комісії. При проведенні інвентаризації неодмінно повинна бути присутня матеріально відповідальна особа. Вона дає розписку, що всі прибуткові й видаткові документи стосов­но обліку матеріальних цінностей здано до бухгалтерії. На час про­ведення інвентаризації діяльність підрозділу (комори, складу, схови­ща), як правило, припиняється.

Дані інвентаризаційних описів порівню­ють з даними бухгалтерського обліку і складають порівняльні відо­мості, де визначають результат інвентаризації. Внаслідок такого порівняння встановлюють відповідність або невідповідність обліко­вих і фактичних даних, тобто:

а) фактичний і бухгалтерський запис збігаються;

б) фактичний залишок менше облікового — нестача;

в) фактичний залишок більше облікового — надлишок. Матеріально відповідальні особи повинні дати інвентаризаційній комісії письмові пояснення щодо причин нестач та надлишків.

Результати інвентаризації відображають в обліку в такому по­рядку:

— надлишки основних засобів, товарів і матеріалів, цінних па­перів, коштів, іншого майна підлягають оприбуткуванню та зараху­ванню відповідно до доходів діяльності або збільшення фінансування;

— нестачу цінностей у межах затверджених норм природного убутку списують за рішенням керівника підприємства на валові витрати або на зменшення фінансування;

— понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування відносять на винних осіб за цінами, за якими розраховують розмір шкоди;

— понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей та го­тової продукції, якщо винних не встановлено, зараховують на збит­ки або зменшення фінансування.