Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Назначение, основные задачи и функции Службы протокола Компании

Назначение Службы протокола Компании

·
Протокольная служба существует с целью обеспечения средствами и нормами делового протокола, имиджа и корпоративных правил Компании, контактов с зарубежными партнерами, представительных визитов и мероприятий Компании на территории Российской Федерации и за ее пределами

·
В своей деятельности протокольная служба руководствуется общепризнанными международными нормами и стандартами в области делового протокола, настоящим положением, а также приказами и распоряжениями первого лица Компании

·
В работе с зарубежными партнерами протокольная служба исходит из основных положений российской протокольной практики, международных стандартов, норм, принятых в дипломатическом и деловом протоколе иностранных государств

Задачи Службы протокола Компании

1.
Обеспечение деловой репутации Компании и имиджа ее сотрудников в работе с зарубежными и российскими деловыми партнерами

2.
Мониторинг информации о проведении представительских мероприятий и переговоров, об их подготовке и статусе участников. Участие в подготовке проводимых мероприятий

3.
Обеспечение и соблюдение всех необходимых норм делового протокола при проведении деловых и представительских мероприятий любого уровня

4.
Заблаговременное получение информации о мероприятиях, проводимых за рубежом. Установление и поддержание контактов с протокольными службами принимающей стороны. Протокольное обеспечение зарубежных контактов Компании должного представительского уровня, направляемых делегаций Компании в соответствии с правилами делового протокола

5.
Организация и подготовка деловых визитов первых лиц Компании

6.
Систематизация и обновление информации о международных протокольных стандартах, востребованных в деятельности Компании

7.
Подготовка и организационно-протокольное обеспечение представительских мероприятий Компании

8.
Контроль соответствия делового имиджа компании протокольным стандартам. Разработка соответствующих рекомендаций другим подразделениям Компании

9.
Протокольное сопровождение визитов и приемов делегаций

10.
Контроль за соблюдением протокольных норм и стандартов в ведении деловой переписки

11.
Ведение протокольного досье. Обеспечение деловых контактов необходимыми атрибутами протокольной техники.

Основные функции Службы протокола Компании

1.
Подготовка проектов документов и соответствующих распоряжений по организационно-протокольному обеспечению визитов и приемов

2.
Разработка программ пребывания гостей компании и согласование ее с соответствующими инстанциями

3.
Организация, подготовка и реализация протокольных мероприятий Компании, совместно с другими подразделениями

4.
Осуществление протокольного обеспечения основных мероприятий, предусмотренных стратегическими планами Компании

5.
Ведение досье о пребывании приглашенных лиц в Компании

6.
Прием передовых и подготовительных групп, работа по вопросам протокольного обеспечения визитов и приемов

7.
Подготовка и проведение консультации с другими подразделениями Компании по вопросам, входящим в компетенцию Службы протокола

8.
Наблюдение за выполнением обязательств сторон, участвующих в проведении представительских мероприятий и внесение в необходимых случаях предложений об изменениях и дополнениях в программу мероприятий

9.
Поддержание взаимодействия с другими службами и подразделениями Компании, оказание необходимой помощи по вопросам, входящим в компетенцию Службы

Деловой протокол, как и протокол дипломатический, регламентирует порядок проведения деловых встреч, переговоров и бесед, приема делегаций, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий и т.д. Он включает в себя и необходимость соблюдения требований деловой этики, определяющей и регламентирующей внешнюю сторону деловых контактов.

Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных доку­ментов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.