Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Проверка расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в частности:

- с приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;

- с оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- с расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

- с представительскими расходами.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок.

Проверку расчетов с подотчетными лицами, как правило, проводят в двух направлениях: при получении денежных средств на хозяйственные нужды и на командировочные расходы.

Аудит расходов, осуществляемых подотчетными лицами на хозяйственные нужды, начинается с определения состава лиц, имеющих право получения денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, который утверждается приказом руководителя. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (см. письмо ФНС России от 24.01.05 г. № 04-1-02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы. Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче).

Аудитором проверяются авансовые отчеты и приложенные к ним документы, при этом обращается внимание на следующие моменты:

- к авансовому отчету подотчетным лицом должен быть указан перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним; документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете;

- авансовый отчет должен быть утвержден руководителем или уполномоченным на это лицом;

- при оплате товаров, работ, услуг юридическим лицам проверяется фактическое наличие указанных в отчете накладных, счетов, товарных и кассовых чеков, приходных и расходных кассовых ордеров и т.п.;

- при оплате товаров, работ, услуг физическим лицам проверяется наличие актов закупки у физических лиц с указанием в них полных сведений об этом физическом лице (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства, паспортные данные);

- к авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие сдачу ТМЦ на склад;

- при оплате наличными деньгами приобретенных товаров, работ, услуг должен быть соблюден лимит расчетов наличными деньгами с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

При проверке командировочных расходов аудитор проверяет документальное оформление командировки.

Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Аудитором проверяется состав следующих расходов, оплаченных командированному лицу.

1. Расходы по найму жилого помещения. Расходы по оплате услуг гостиницы могут подтверждаться либо кассовым чеком (с приложением счета с расшифровкой оказанных услуг), либо бланком строгой отчетности (БСО), разработанным гостиницей, который должен содержать следующие реквизиты:

1)​ наименование документа, шестизначный номер и серия;

2)​ наименование и организационно-правовая форма – для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);

3)​ место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

4)​ идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

5)​ вид услуги;

6)​ стоимость услуги в денежном выражении;

7)​ размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

8)​ дату осуществления расчета и составления документа;

9)​ должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

10)​ иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Отметим, что если выдаваемый гостиницей документ не содержит всех вышеперечисленных реквизитов, он не может рассматриваться в качестве бланка строгой отчетности. В этом случае для документального подтверждения произведенных расходов необходим чек контрольно-кассовой техники.

В счете гостиницы могут быть выделены дополнительные услуги, предоставленные гостиницей (услуг сауны, бассейна или тренажерного зала, телефонной связи и др.). В случае оплаты такого рода услуг работнику аудитором должны быть получены доказательства экономической обоснованности расходов.

2. Расходы по проезду к месту командировки и обратно. Расходы на проезд подтверждаются билетами. Аудитором проверяется соответствие даты билета периоду командировки. В случае более раннего отъезда или позднего возвращения необходимо уточнить наличие приказа о продлении командировки. Если работник остался отдыхать в месте командировки после ее окончания, ему также могут быть оплачены расходы на проезд, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет.

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

*​ стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

*​ оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

*​ плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

*​ стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

*​ сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

3. Суточные. Размер суточных определяется внутренними локальными документами организации. Аудитором проводится арифметическая проверка правильности начисления суточных, при этом следует иметь в виду, что если длительность командировки не превышает одного дня, то суточные не начисляются. Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие. Такие же правила применяются для определения последнего дня командировки. При командировках за границу суточные начисляются на основании отметок о пересечении границы в загранпаспорте.

Аудитору необходимо проверить правильность учета суточных для целей НДФЛ. В соответствии с п. 33 ст. 217 НК РФ установлены предельные нормативы суточных, которые не будут включаться в доход командированного работника и облагаться НДФЛ, – до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

4. Другие расходы (оплату услуг связи или почты, бронирование гостиницы, счета ресторанов и др.). Аудитором должен быть проанализирован состав прочих расходов, возмещенных работнику. Например, оплата услуг связи признается экономически обоснованной при условии наличия счета за переговоры, в котором указаны номера рабочих телефонов организации.

Таким образом, аудитор должен удостовериться в том, что первичные документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), в момент утверждения авансового отчета (п.п. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Их перечень открыт, поэтому в организации должен быть утвержден перечень командировочных расходов, а их максимальный размер закреплен в коллективном договоре или приказе руководителя организации. Аудитору следует удостовериться в наличии такого локального нормативного акта.

В случае возмещения расходов сверх установленных организацией нормативов, при отсутствии оправдательных документов или расходов, экономическая обоснованность которых может быть поставлена под сомнение, необходимо проверить их включение в налоговую базу по НДФЛ и налогу на прибыль.

В ходе проверки анализируется правомерность выделения и возмещения сумм НДС по командировочным расходам. Возмещение налога может осуществляться при условии соответствия документа установленным требованиям и выделения отдельной позицией суммы налога.

Аудитором проверяется правильность отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами. Для этого оцениваются записи в бухгалтерском учете по сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с учетом целевого характера командировки.

По результатам проверки формируются рабочие документы, в которых отражаются характер и результаты проведенных аудиторских процедур, фиксируются выявленные нарушения, предлагаются решения для исправления ошибок, оценивается их существенность и необходимость модификации аудиторского заключения.