Читайте также:
|
Разработка карты процесса, выбор формы документирования процесса и уровня детализации во многом зависит от таких характеристик процесса как устойчивость и повторяемость. В зависимости от этих характеристик процессы можно подразделить на следующие виды:
— постоянные процессы – это процессы, которые выполняются с неизменным порядком действий. Состав операций процесса определен и повторяется из раза в раз одинаково. Время выполнения операций или цикл всего процесса существенно не изменяется. Процессы выполняются циклично.
— непостоянные процессы – это процессы, состав операций которых определен, но последовательность их выполнения может меняться. Время выполнения операций изменяется. Процессы не обладают цикличностью.
— многовариантные процессы – это процессы, которые изменяют состав действий и ход выполнения в зависимости от внешних или внутренних условий работы организации.
Все процессы, которые определены в стандарте ИСО 9001:2008, могут быть отнесены к любому из указанных видов процессов. Однако, как правило, технологические процессы и процессы обеспечения относятся к постоянным процессам. Процессы административного управления в большей степени относятся к непостоянным и многовариантным процессам, процессы контроля анализа и измерений – к постоянным и непостоянным. При разработке карт процессов эти особенности необходимо учитывать и выбирать для них подходящие формы документирования и уровень детализации.
Уровень детализации процесса
Уровень детализации процесса выбирается исходя из целей и потребностей организации при построении системы качества, а также вида процесса. Стандарт ИСО 9001:2008 не устанавливает каких-либо требований по детализации процессов или их описанию. Главное требование стандарта - процессы должны находиться в управляемых условиях. Поэтому детализировать процессы необходимо таким образом, чтобы эти управляемые условия обеспечить.
Детализация процесса применяется для разбиения сложного процесса на составляющие его подпроцессы. Каждый подпроцесс может быть разделен на операции, операции на переходы, а переходы, в свою очередь, на отдельные действия. Такое разбиение процесса будет соответствовать переходу по структуре организации на различные уровни управления – от уровня всей организации, до уровня отдельного сотрудника.
В соответствии с выбранными уровнями детализации карты процессов могут иметь иерархическую структуру. Однако, желательно в картах процесса не углубляться в детали процесса (до уровня отдельных переходов и действий). Т.к. работы на этом уровне управления могут быть представлены в других документах, например, рабочих инструкциях. Кроме того, управляемые условия на низких уровнях управления (работы, выполняемые отдельным сотрудником) лучше обеспечивать за счет квалификации сотрудников, чем за счет детального описания действий в документах.
Детализация, представляемая в картах процессов, обычно соответствует уровню управления всей организацией и уровню управления взаимодействием подразделений. В отдельных случаях, в картах процессов детализируют ход процесса внутри подразделений.
Вне зависимости от того, на каком уровне детализации представляется процесс в картах процесса желательно придерживаться следующих правил:
— необходимо избегать чрезмерной подробности процесса на текущем уровне детализации;
— необходимо использовать реально существующие названия функций или работ;
— не следует пытаться на одном уровне детализации отразить всю существующую логику процесса. На текущем уровне детализации необходимо представить только основную логику процесса;
— важно отразить общую последовательность работ, организационные единицы, участвующие в их выполнении, и ключевые ресурсы.
Все необходимые подробности по выполнению той или иной операции процесса необходимо представлять на последующих уровнях детализации.
Формы документирования процессов
Существуют различные формы документирования процессов. При разработке карт процессов, в рамках создания системы качества, наиболее часто используются графические и текстовые формы документирования или их сочетания. Графические формы документирования включают в себя различные диаграммы и блок-схемы. Текстовые формы документирования включают простое текстовое описание, табличное представление и «стандартные» формы (бланки).
Применение этих форм документирования обусловлено тем, что такие формы являются наиболее понятными для персонала – в первом случае процесс представляется в виде визуального изображения операций процесса и последовательности их выполнения. Во втором случае – процесс документируется текстовым описанием. Документация системы качества (в том числе и карты процессов) должна быть доступна и понятна каждому сотруднику организации, поэтому, чем проще и нагляднее формы документирования, тем лучше.
Выбор формы документирования процесса, также будет зависеть и от вида процесса. Если процесс является постоянным, то такой процесс легко представить в виде диаграммы или блок-схемы. В постоянном процессе логика, состав и последовательность операций не изменяются, поэтому при разработке графической карты процесса сложностей не возникает. Если процесс является непостоянным, то графическое представление процесса становится затруднительным, т.к. в таком процессе может изменяться последовательность операций и логические правила процесса. В таком случае, наиболее подходящим вариантом составления карты процесса будет являться текстовая форма. Для многовариантных процессов, также наиболее подходящим вариантом документирования будет являться текстовая форма.
Еще одним вариантом документирования и составления карт процессов является моделирование. Конечно, в том случае, если рассматривать моделирование не только как набор диаграмм и описаний процесса, потому что любая схема процесса или его описание уже является его моделью. Для системы качества в моделировании интерес представляет имитационное моделирование процесса, т.к. оно позволяет найти пути улучшения процесса. Для этих целей используются CASE -средства.
План качества. Назначение
Когда в организации существует система качества, то для управления качеством работ применяются документированные процедуры и карты процессов СМК. В основном, этих документов достаточно для нормальной работы, т.к. они регламентируют «типовые» для организации виды деятельности, проекты или процессы. Однако бывают ситуации, когда приходится отступать от «типовой» деятельности. Например, при изменении процессов, при организации новых видов работ, при исполнении проектов с дополнительными или новыми требованиями. В таком случае, чтобы обеспечить качественный результат необходимо создавать план качества.
План качества предназначен для управления качеством в конкретной ситуации и представляет собой документ, определяющий какие процедуры и ресурсы, кем и когда следует применять к конкретному проекту, продукту, процессу или контракту. Стоит отметить, что если организация, занимается проектной деятельностью, то план качества необходимо разрабатывать всегда, на каждый проект, т.к. каждый проект по своей сути является уникальным «продуктом».
· Содержание плана качества
План качества составляется на основе процедур и карт процессов системы качества, поэтому в его состав, как правило, включаются процедуры СМК, рабочие или технологические инструкции, формы записей существующей СМК или ссылки на эти документы.
В зависимости от отрасли, в которой работает организация и характера работ (вида проекта, состава процессов, условий контракта) состав разделов плана качества может меняться. Несмотря на это, существуют разделы, которые должны содержаться в каждом плане качества.
· Область применения:
Раздел содержит сведения об объекте плана качества. Объектом может быть проект, процесс или контракт. Далее указываются требования, которые должны быть реализованы в ходе выполнения работ. Требования могут указываться как напрямую, так и за счет ссылок на нормативные документы.
· Цели:
В данном разделе обычно указываются значения целевых показателей, которых необходимо достичь в результате работ, либо, если цели не могут быть выражены количественно, то формулируются качественные показатели. Также, могут указываться способы достижения целевых значений и методы измерения показателей.
· Ответственность руководства:
Указываются обязанности, функции и ответственность руководителей работ и персонала. Может составляться оргструктура управления работами и указываться подчиненность и взаимодействие участников работ.
· Управление документацией и контроль:
Как правило, документы являются основным способом связи в системе управления работами. В плане качества может приводиться состав документов, способы их идентификации и оформления, ответственность за создание, проверку и утверждение, а также способы доступа к документам.
· Управление проектированием и разработкой:
Если в ходе работ предполагается проектирование, то план качества должен включать в себя план проектирования. В этом случае указываются применяемые стандарты проектирования, технические требования и характеристики качества проекта. Обязательно приводятся источники получения входных данных и правила проверки результатов проектирования. Кроме того, в данном разделе указывается порядок проверки проекта и правила управления изменениями.
· Управление производством:
Данный раздел обычно включает в себя процедуры и правила выполнения работ, а также необходимые действия по контролю. Если план качества создается на базе действующей документации СМК, то приводятся ссылки на существующие процедуры системы качества. Если предполагается выполнять работы, которые не входят в область действия существующей системы качества, то в данном разделе необходимо разработать схемы управления такими работами. Они должны включать этапы исполнения работ, сопровождающие документы, рабочие и операционные инструкции, состав инструментов, оборудования и методик, методы контроля и критерии приемки работ.
· Мониторинг и измерения:
Здесь представляют основные функции обеспечения качества работ. План качества в этом разделе должен содержать применяемые методы мониторинга и измерений характеристик работ, этапы на которых выполняются измерения, состав контролируемых характеристик (показателей), критерии и основания приемки работ.
· Аудиты:
Независимо от размеров или характера работ необходимо периодически проводить проверки качества для оценки соблюдения стандартов и требований плана качества. Эти проверки могут выполняться внутренней командой или внешними аудиторами.
В данном разделе плана качества указывают, кто будет проводить аудиты, какова периодичность аудитов и каковы объемы проверки.
· Управление несоответствиями:
В данном разделе план качества устанавливает виды несоответствий и порядок управления каждым из этих видов несоответствий. Также в этом разделе указывают, кто отвечает за принятие решений по выполнению тех или иных действий с выявленными несоответствиями.
· Управление рисками:
Раздел определяет состав рисков, методы определения рисков и методы контроля их возникновения в ходе исполнения работ. Также здесь указываются действия по снижению рисков и степень их влияния на цели и результаты работ.
Управление персоналом, квалификация и обучение:
План качества должен содержать требования по образованию, подготовке и навыкам персонала, выполняющего работы. Если требуется дополнительная подготовка персонала, то в плане качества указывают график обучения или порядок привлечения к работам сотрудников, обладающих необходимыми навыками.
Применение плана качества
Наиболее часто план качества используется для управления различными видами проектов. С целью стандартизации подходов к управлению качеством проектной деятельности в менеджменте качества применяется международный стандарт, который устанавливает порядок разработки, состав и содержание плана качества.
ISO 10005:2005 Quality management systems – Guidelines for quality plans (Системы менеджмента качества – Руководящие указания по планам качества). В этом стандарте даются рекомендации по созданию плана качества, указываются разделы и их содержание, приводятся указания по анализу, внедрению и пересмотру плана качества. Также в стандарте есть несколько вариантов оформления плана качества.
В России принят национальный стандарт, являющийся аутентичным переводом международного – ГОСТ Р ИСО 10005:2007 Менеджмент организации. Руководящие указания по планированию качества.
Все указания, которые даются в стандарте, носят справочный и рекомендательный характер, поэтому любая организация может составлять план качества, основываясь на своих собственных потребностях и нуждах.
Система плановой документации
Результаты планирования фиксируются в плановых документах, которые имеют следующие названия: план, перспективный план, программа, график, схема, генеральная схема.
Особенность плановых документов в том, что они всегда составляются на какой-либо определенный срок: несколько лет, год, полгода, квартал, месяц или на период выполнения конкретного вида работ.
Федеральные планы, программы, генеральные схемы разрабатываются по решению Правительства Российской Федерации одним или несколькими министерствами или ведомствами. Проекты до их представления в Правительство РФ на утверждение в обязательном порядке проходят стадию согласования со всеми заинтересованными учреждениями. Утверждаются федеральные программы, планы и генеральные схемы постановлениями Правительства РФ.
Отраслевые планы и программы разрабатываются федеральным органом исполнительной власти, для подведомственных учреждений и организаций. Утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти (министерства или ведомства) и являются обязательными для выполнения. Контроль за их выполнением осуществляется соответствующим федеральным органом исполнительной власти.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями краев, областей, районов, городов, и других территориальных образований и действуют в рамках территории. Как правило, они касаются вопросов социального и экономического развития и благоустройства территорий.
Планирование деятельности отдельной организации, как правило, осуществляется в форме плана, программы или графика. При наличии в учреждении коллегий, советов, комиссий их деятельность также планируется.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.
Программа - плановый документ, основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности. Кроме текстовой части программы содержат приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом к программе, которые оформляются в виде таблиц, графиков, схем.
Программа оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами программы являются: наименование организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, грифы согласования (или визы), гриф утверждения.
Программа подписывается руководителем подразделения, ответственного за разработку программы. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом (собранием, советом, коллегией и т.п.).
План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная.
Планы организаций оформляются на общем бланке. Обязательными реквизитами плана являются: наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления плана, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Планы структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.
Планы работ или мероприятий подписываются руководителями подразделений-разработчиков, утверждаются планы руководителем вышестоящего органа или данной организации.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 207 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |