Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Анализ и оптимизация бизнес-процессов.

Глава 5

Отношение бизнес-процессов к критическим факторам успеха. Для проведения анализа, оптимизации или перестройки своей деятельности, предприятию необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы. Бизнес-процессы нашего предприятия мы выделили на предыдущем шаге. Такая модель дает наглядный материал для анализа происходящего на предприятии, показывает "узкие места" в его деятельности, выявляет возможные риски и непроизводительные затраты, которые несет компания, например, вследствие дублирования функций и зон ответственности. Для построения такой модели необходимо провести анализ бизнес-процессов и структуры предприятия, а затем постоянно обновлять их соответствии с происходящими изменениями. По результатам анализа выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Может быть принято решение о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов. Здесь под оптимизацией понимается сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов.

Рис.5.1. Осознание и реинжиниринг бизнес-процессов предприятия приводит к повышению его эффективности

Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не принося существенных проблем и потерь (т.е. не угрожают существованию предприятия). Автоматизация системы управления предприятием так же подразумевает оптимизацию бизнес-процессов данного предприятия.

Начнем анализ выявленных бизнес-процессов. Для начала проведем оценку бизнес-процессов по степени удовлетворения критическим факторам успеха (КФУ).

Для оценки степени удовлетворения бизнес-процессов критическим факторам успеха предприятия используют матрицу сопоставления, столбцы которой соответствуют сформулированным КФУ, а строки выделенным бизнес-процессам. В клетках матрицы проставляют оценку соответствия процесса КФУ по пятибалльной системе: чем больше оценка бизнес-процесса в данном столбце, тем большее он соответствует этому показателю, т.е. тем больше его вклад в его достижение. Низкие оценки говорят о том, что бизнес-процесс нужно оптимизировать или заменить сочетанием новых бизнес-процессов. После заполнения по каждому процессу нужно просуммировать оценки и количество задействованных КФУ.

Таблица 1.

Матрица сопоставления бизнес-процессам предприятия КФУ.

Проанализировав полученную матрицу, можно увидеть, что в основном преобладает средняя оценка – три. В целом все процессы происходят довольно медленно, так как обработка информация производится вручную, а это приводит к временн ы м задержкам и ошибкам. Как следствие, время подготовки и выполнения заказа затягивается. Для устранения выявленных недостатков необходимо провести оптимизацию бизнес-процессов.

Методы оптимизации бизнес-процессов. Перечислим некоторые методы оптимизации бизнес-процессов.

1. Метод параллельного выполнения технологических операций. Суть его состоит в том, чтобы некоторые технологические операции выполнять параллельно. Тогда этот метод позволяет сократить общее время выполнения бизнес-процесса. В настоящий момент длительность бизнес-процессов играет решающую стратегическую роль для компании, определяет ее конкурентоспособность и выживаемость на динамичном конкурентном рынке.

2. Метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Если схема описанного бизнес-процесса получилась достаточно сложной, запутанной, содержащей много входов и выходов, - можно с большой долей вероятности утверждать о его неоптимальности. Объясняется это тем, что управлять таким бизнес-процессом и реализовать его сложно, что в свою очередь будет приводить к ошибкам и нестыковкам. Данный метод предлагает заняться упрощением бизнес-процессов, которое приводит к улучшению его показателей, а также повышению его управляемости.

3. Метод устранения временных разрывов. Интересным является следующий факт. Оказывается, что в современных компаниях на реальное выполнение работы уходит только 20% времени. Остальные 80% времени - это простои бизнес-процессов. Причины могут быть самые различные – от задержки информации на каком-либо этапе работ до не вовремя выданных со склада комплектующих или инструментов. Поэтому применение метода устранения временных разрывов является эффективным инструментом, который позволяет сократить время бизнес-процесса в несколько раз.

4. Минимизация устной информации. Почему использование в бизнес-процессе устной информации приводит к несоответствиям и неэффективности? Во-первых, устная информация имеет свойство сильно искажаться при передаче от говорящего к слушающему участника бизнес-процесса. Вторая причина вызвана тем, что за устную информацию нельзя назначить ответственного. Поэтому нужно сделать так, чтобы в рамках бизнес-процессов все информационные потоки были по возможности документированы.

5. Стандартизация форм сбора и передачи информации. Повысить эффективность бизнес-процессов позволяет метод стандартизации форм сбора и передачи информации. Во многих компаниях отсутствуют типовые формы документов, а это усложняет их обработку.

6. Организация точек контроля. Точка контроля - эта работа, целью которой является контроль соответствия результатов определенной технологической операции в бизнес-процессе сформулированным требованиям к ее результату. В случае обнаружения несоответствия организуется обратная связь, в рамках которой результат должен быть скорректирован. Существует два типа точек контроля: внедренные в бизнес-процесс и "наблюдающие" за процессом.

Оптимизация бизнес-процессов компьютерной мастерской. Одной из целей создаваемой информационной системы нашего предприятия было создание электронного каталога компьютерного оборудования, производимого на предприятии, а также связь этого каталога с прайс-листом. То, что наша мастерская работает, главным образом, только с некоторым достаточно фиксированным множеством компьютерного оборудования, значительно облегчает задачу. Большая часть нагрузки по подготовке электронного каталога, конечно же, ложится на главного специалиста сборочного отдела. Он должен подготовить технологическую документацию и ведомость комплектации на каждую модель, изготовляемую в отделе. Тогда после занесения этой документации в каталог, можно сразу будет получить стоимостной расчет, и весь комплект чертежей и спецификаций для изготовления конкретной модели компьютерного оборудования. А это значительно уменьшит время над подготовкой передачи заказа в производство. Оптимизацию бизнес-процессов будем проводить с предположением, что такой электронный каталог уже создан.

Бизнес-процесс «Оформление заказа».

От качества работы продавца и правильной приемки заказа зависит очень многое. В первую очередь, - будет ли доволен заказчик и придет ли он в наш магазин снова. Поэтому очень важно предварительно подготовить и хорошо оснастить его рабочее место.

При правильной подготовке рабочего места продавца продать покупателю можно лишь то, что реально можно собрать на предприятии. Для этого продавца необходимо обеспечить электронным каталогом с ассортиментом, информацией о состоянии склада комплектующих и оборудования, прайс-листами, а также средствами для расчета и оформления заказа. Очень важным моментом является обучение продавцов пользоваться созданным электронным каталогом.

Продавец помогает заказчику выбрать модель компьютера с помощью электронного каталога. Причем уже при выборе модели продавец (ориентируясь по информации о состоянии склада материалов) может сообщить клиенту, поступит ли заказ сразу в производство или же понадобиться некоторое время на закупку недостающих комплектующих. Информация о выбранной заказчиком модели заносится в базу данных «Заказы». При этом автоматически рассчитывается стоимость заказа. В регистрационной карточке заказа также учитываются сервисные (адрес доставки и телефоны клиента) и дополнительные параметры (размер предоплаты). Оговорив условия оплаты и доставки, продавец печатает автоматически подготовленные необходимые документы (договор и счет на оплату заказа).

И хотя в данном бизнес-процессе у нас стало на одну технологическую операцию больше, но это с лихвой окупается удобством для клиентов.

Рисунок 5.1 Бизнес-процесс «Оформление заказа»

При оптимизации данного бизнес-процесса мы использовали два метода – метод уменьшения входов и выходов и метод минимизации устной информации. Применение автоматизированных средств регистрации заказа позволяет увеличить скорость выполнения операций бизнес-процесса.

Бизнес-процесс «Выполнение заказа».

При формировании заказа на предыдущем шаге у нас автоматически сформировалась вся необходимая документация для передачи заказа в производство, накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Это позволило нам удалить ставшие ненужным вспомогательные бизнес-процессы «Технологическая проработка заказа» и «Выдача материалов со склада». Подобный подход позволяет практически полностью исключить субъективные ошибки и значительно сократить время выполнения заказа.

Еще один шаг по оптимизации данного бизнес-процесса - мы можем применить здесь метод параллельного выполнения работ. Распределение труда между сотрудниками в сборочном отделе позволит увеличить производительность труда и сократить время выполнения заказа. Напомним, что все работы по изготовлению заказа выполняются последовательно. Мы полагаем, что очень редко можно встретить универсального специалиста, который грамотно и без ошибок сможет собрать с нуля заказанное оборудование. Поэтому предлагаем каждый этап по производству закрепить за конкретным мастером. То есть у каждого мастера будут свои функциональные обязанности. Так как в штате предприятия числится три мастера, то на самый трудный участок работ – окончательная сборка заказа и установку ПО – можно назначить двух мастеров. Тогда на наш взгляд производительность возрастет.

Так же мы предлагаем использовать при оптимизации данного бизнес-процесса еще один метод – метод организации точек контроля. Первую точку контроля предлагается внедрить перед последней операцией бизнес-процесса –установкой ПО. В случае обнаружения технологического несоответствия комплектующих, они будут отправлены на доработку. Это позволит уменьшить количество брака в готовых изделиях, которое гораздо труднее обнаружить и устранить. Вторую точку контроля предлагается внедрить перед отплавкой готового заказа в отдел тестирования.

Итак, после применения всех вышеперечисленных методов оптимизации мы получили следующую модель бизнес процесса «Выполнение заказа»:

Рисунок 5.2 Бизнес-процесс «Выполнение заказа»

Бизнес-процесс «Доставка заказа»

Из матрицы соответствия видно, что данный бизнес-процесс в общем проходит неплохо, средний балл получился 4,5. Но все же мы можем оптимизировать его, автоматизировав вторую операцию – создание документов на получение заказа. Все необходимые документы уже сформированы и хранятся в базе данных «Заказы». Продавцу остается только распечатать их и передать водителю.

Рисунок 5.3 Бизнес-процесс «Доставка заказа»

Бизнес-процесс «Разработка новой модели»

Данный процесс мы тоже оценили на 4,5 балла. Он не нуждается в оптимизации.

Бизнес-процесс «Технологическая проработка заказа»

Как мы уже выяснили выше, данный бизнес-процесс можно совсем удалить, т.к. вся необходимая технологическая документация теперь храниться в электронном каталоге и может быть передана в производство сразу после оформления договора на заказ.

Бизнес-процесс «Доставка материалов со склада»

После оформления заказа в базе данных сразу формируется накладная на получение необходимых материалов со склада и, по необходимости, ведомость на закупку недостающих материалов. Заказанные материалы сразу передаются в производство. Поэтому данный бизнес-процесс мы можем тоже удалить.

Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии».

Невозможно четко и экономично работать, не имея точного представления о состоянии дел на предприятии. Полное и оперативное получение такой информации можно обеспечить лишь используя компьютерные программы во всех подразделениях предприятия, а особенно в бухгалтерии. Оптимизация бизнес-процесса «Работа бухгалтерии» происходит в основном за счет автоматизации всего документооборота предприятия, т.к. работа бухгалтерии напрямую зависит от скорости обработки информации на предприятии.

Рисунок 5.4 Бизнес-процесс «Работа бухгалтерии»

Бизнес-процесс «Работа склада»

Точные сведения о наличии материалов на складе, возможность контролировать график выполнения заказов, реально оценивать объемы доходов и расходов жизненно необходимы для любого руководителя предприятия. Поэтому автоматизация складского хозяйства так же очень важна. При оптимизации бизнес-процесса «Работа склада» мы использовали метод уменьшения количества входов и выходов бизнес-процесса. Теперь у нас на одну операцию меньше – ведомость на закупку недостающего материала оформляется автоматически сразу же после оформления договора. Ну и, конечно же, автоматизировав работу склада, мы существенно сократили время выполнения заказа. Накладная на получения материалов для выполнения заказа не проходит теперь длинную цепочку исполнителей (технологический отдел, бухгалтерия), а сразу же поступает на склад после оформления договора. Работа кладовщика так же значительно облегчилась.

Рисунок 5.5 Бизнес-процесс «Работа склада»

Итоги оптимизации бизнес-процессов предприятия. Итак, мы видим, что основным итогом оптимизации бизнес-процессов предприятия стала функциональная модель с четкой слаженной работой всех его подразделений и качественным улучшением работы всего предприятия в целом. Следующим шагом будет внедрение на предприятии информационной системы, которая поможет воплотить в жизнь нашу новую модель и даст следующие результаты:

· повысится устойчивость нашего бизнеса;

· повысится производительность труда;

· будет оптимизирована технология производства компьютерного оборудования;

· повысится качество самих бизнес процессов и конечного продукта.