Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Вопрос 2. Организация документооборота

Документооборот призван обеспечить информационный обмен в структуре аппарата управления. Одновременно с этим он служит общим целям делопроизводства, а именно рациональной организации работы с документацией. При этом в делопроизводстве документооборот является элементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.

Документооборот -движение документов в организации с мо­мента их создания или получения до отправки или уничтожения.

Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организа­ции, учреждении.

Объем документооборота определяется общим количеством доку­ментов, поступающих в организацию или созданных в ней за определен­ный период.

1. Организация документооборота в системе органов внутренних дел основывается на требованиях нормативных актов МВД России. В настоя­щее время основным таким актом является Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации.

Помимо этого, непосредственно в каждом органе внутренних дел разрабатывается Инструкция по делопроизводству, Табель документов, Альбом форм документов и Номенклатура дел.

Инструкция по делопроизводствуустанавливает систему делопроиз­водства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основ­ные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обраще­ний граждан.

Табель документов - это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач органов внутренних дел. При этом запрещается создавать документы, не утвержденные табелем. Новые формы вносятся в табель в строго установленном порядке.

Альбом форм документов (разрабатывается на основе табеля форм документов) - это сборник прошедших унификацию формуляров докумен­тов, т.е. образцов применяемых управленческих документов, в которых приведено строго определённое расположение реквизитов, а текст приве­дён к трафаретной, анкетной или табличной форме.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименова­ний дел, заводимых в организации (органе внутренних дел), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов, т.к. содержит исчерпывающий пере­чень наименований дел, в которых должен найти место любой управленче­ский документ. Номенклатура дел утверждается начальником органа внут­ренних дел и вводится в действие с 1 января. Следовательно, номенклатура дел - это разновидность управленческого решения, посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранения документов. В но­менклатуре дел указывается:

- наименование раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел;

- заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки до­кументов, хранящихся внутри соответствующего дела.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содер­жания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В номенклатуру не включаются дела оперативного учёта и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особой важ­ности) составляется Единая номенклатура особой важности.

Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для организации документооборота. Практика свидетельствует, что в настоя­щее время имеется тенденция усложнения системы организации докумен­тооборота, кроме того, происходит рост объёма различных документов. В этой связи возникает очень сложная и важная задача по сокращению объё­ма документооборота и его организации на научной основе. В делопроиз­водстве выработан научный подход для правильной организации и сокра­щения документооборота. Его основными правилами являются:

1. Прямоточность движения документов (исключение потерь времени на возвратные движения) - обеспечивается разработкой схем прохождения основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.

2. Ритмичность движения документов (сокращение любых «простоев») - обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа. 3. Единый порядок движения однотипных документов - обеспечива­ется применением Табеля форм документов.

4. Выполнение стандартных документационных операций над всемидокументопотоками (максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов) - обеспечивается организацией делопроизводства всоответствии с ведомственной Инструкцией по делопроизводству.

Отчеты по объему документооборота в органах внутренних дел со­ставляются ежеквартально. Общий объем входящих, исходящих и внут­ренних документов подсчитывается на основе их учёта (регистрации) по всем подразделениям МВД России. При этом учитывают только оригина­лы управленческих документов. Письма граждан, копии идубликаты до­кументов не учитываются. Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:

1.Выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел.

2. Выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.

3. Оптимизировать маршруты движения документов.

4. Совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологи­ческие участки (структуру секретариатов и функции его персонала).

5. Рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непо­средственно обслуживающих документопотоки.

Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следую­щие задачи:

1) учёт документов (присвоение регистрационного номера);

2) контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех эта­пов движения документа);

3) установление срока исполнения документа;

4) справочная работа по регистрационной базе данных и предостав­ление информации о зарегистрированных документах.

В органах внутренних дел применяется журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации.

Журнальная - это наиболее простая форма. По этой форме регистра­ция ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Её не­достатком является трудоемкость, а также сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации.

Картотечная форма основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальная картотека (по наименованию документов); справочная картотека (из карточек исполненных документов). Достоинст­во такой формы - лёгкость поиска документов по картотекам; недостаток -сравнительно высокая трудоёмкость заполнения карточек.

Автоматизированная - ведётся с помощью средств вычислительной техники, которые позволяют связывать в системе управления базами дан­ных (СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном виде).

Помимо ведения учёта документов, секретариаты также организуют контроль над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов. Они могут определяться различными путями. В частности, срок исполне­ния конкретного документа может определяться законодательством (на­пример, для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (как правило, в распорядительных), либо его назначает руководитель орга­на внутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения. При этом могут указываться резолюции: I «Срочно» - документ должен быть исполнен в срок не более 3-х суток; «В кратчайшие сроки» либо «Оперативно» - означает срок исполнения в течение 10 дней. В целях организации контроля исполнения документов работник секретариата фиксирует в регистрационной форме соответствующую дату контроля. Практика деятельности служб документационного обеспечения свидетельствует, что наиболее чёткий и объективный контроль осуществляется при использовании автоматизированной базы данных.

Одновременно с этим при организации делопроизводства необходимо выделять информацию, касаемую признака документа, которая позво­ляет хранить документы упорядоченно (систематизированно). Одним из таких признаков является документопоток. Он образуется в процессе дви­жения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объеди­няются документы разных видов. Общим для них является направление движения документов. Исходя из системы отношений, как правило, выде­ляют три основных документопотока:

1. Исходящие документы - создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций и учреж­дений.

2. Входящие документы - приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.и.) органа внутренних дел.

3. Внутренние документы - не предназначены для отправки в другие организации и или учреждения. Они служат для решения внутриорганизационных вопросов.

На основе этих документопотоков работники секретариатов (канце­лярий) производят регистрацию документов по трём основным видам учё­тов. В каждом из них следует выделять также и дополнительные признаки документов. Такой подход позволяет:

- идентифицировать каждый документ, т.е. относить его к опреде­лённому подразделению либо участку работы;

- группировать однотипные документы в дело для хранения;

- проводить быстрый поиск любого документа, который зарегистрирован в органе внутренних дел.

Выделение подобных дополнительных признаков документов долж­но производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам документа. В противном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всех доку­ментов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативность делопроизводства.

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела. К таким, признакам относят: номинальный, хронологический, предметно-вопросный, авторский, кор­респондентский, географический, экспертный.

Номинальный признак предполагает группировку в одно дело доку­ментов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты и т.д.

Хронологический признак объединяет документы одного временного периода; например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный признак предполагает объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский признак берется за основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например: работа постоянно действующей ко­миссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т.д.

Корреспондентский признак основан на выделении документов по переписке с определённым корреспондентом; например: переписка с орга­ном материально-технического снабжения.

Географический признак указывает общность документов, соответст­вующих одному административно-территориальному образованию; на­пример: переписка с районными подразделениями.

Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Для систематизации документов по делам на практике используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в за­головке каждого дела. Например, Дело: «Приказы начальника ОВД за 2011 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения - экспертный признак.

Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел должно ежегодно проверяться экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссии утверждается начальником органа внутренних дел. Если комиссия уста­навливает, что состав документов соответствует действующей номенкла­туре, то последняя не изменяется на очередной год. Вместе с тем номенк­латура дел должна утверждаться не реже одного раза в пять лет.

Дела формируются по установленным в секретариатах правилам по их наименованиям после окончания исполнения документов. Основанием для списания документа в дело является резолюция начальника органа внутренних дел, который должен указать в какое дело подлежит списанию исполненный документ. Сроки хранения дел указаны в ведомственном Ти­повом перечне документов и исчисляются с 1 января после окончания года текущего делопроизводства. Разделяют временный срок хранения дел (до 10, более 10 лет) и дела постоянного хранения.

Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускает­ся для переходных дел (например, дела с плановыми и отчётными доку­ментами), а также для дел с трёхлетним сроком хранения документов. Оно имеет двойное содержание, ибо, помимо собственно хранения, включает в себя информационно-справочную работу с документами. Первое заключается в обеспечении сохранности дел и документов, для этого дела должны храниться в металлических шкафах, и доступ к ним имеют только ответст­венные за хранение работники секретариата. Второе - в возможности обеспечить сотрудников необходимой для них информацией о предыду­щей деятельности и её условиях.

Правила хранения документов, дел, а также бланков документов, пе­чатей и штампов устанавливается Инструкцией по делопроизводству в ор­ганах внутренних дел. Например, бланки с воспроизведением Государст­венного герба называются гербовыми бланками, изготовляются типогра­фией МВД России и являются бланками строго учёта. Они имеют учётные номера и должны храниться в металлических шкафах. Их применение учи­тывается в специальной учётно-регистрационной форме (журнале). Испор­ченные гербовые бланки сдаются лицу, ответственному за их учёт.

Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До заверше­ния дела (в период его формирования) имеющиеся в нём документы могут изыматься для пользования ответственным за хранение работником. На место изъятого документа закладывается лист-заместитель. После завер­шения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вме­сте с делом, на место дела ставится карта-заместитель. Лист-заместитель и карта-заместитель содержат запись о дате и сотруднике, который взял во временное пользование документ или дело.

По окончании текущего года сформированные и оформленные в ус­тановленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУМВД, УМВД действуют отделы (от­деления) специальных фондов (спец. фонды), которые осуществляют приём и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специаль­ного делопроизводства.

В подготовке дел к передаче в спец. фонд участвуют как работники секретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии. Основными зада­чами таких комиссий являются:

1. Проведение экспертизы научной и практическойценности доку­ментов, передаваемых в спец. фонд (ценность документаотражается в сроке его хранения).

2. Проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе).

3. Оформление дел в соответствии с требованиями спец. фонда.

На оформленные к сдаче в ведомственный спец. фонд дела составля­ются описи, которые служат основным учётным и справочным средством в архивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января очередного года.

Деятельность специальных фондов Министерства внутренних дел регулируется системой законодательных и нормативно-методических до­кументов. Базовым законодательным актом являются Основы законода­тельства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федера­ции и архивах; а также ведомственный нормативной акт - Приказ МВД РФ от 15.08.2011 №935 «Об организации архивной работы в системе МВД России» и методический акт - Инструкция по архивной работе в органах внутренних дел, утверждаемая МВД России.