Читайте также:
|
В отеле «Green House Hotel управление осуществляется с помощью 1С: Предприятие – 1С-Рарус: управление саноторно-курортным комплексом - системы управления отелем.
Система программ 1С: Предприятие предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.
1С: Предприятие представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.
Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации.
Универсальность системы 1С: Предприятие позволяет разрабатывать типовые, специализированные и индивидуальные конфигурации, предназначенные для решения различных задач автоматизации учета хозяйственной деятельности предприятий.
Очень важным преимуществом 1С: Предприятия является открытость системы.
Для руководителя, принимающего решение о выборе средства автоматизации, достаточно важно быть уверенным, что система не будет для предприятия "черным ящиком", и существует реальная возможность понять работу системы и, при необходимости, изменить. Эта работа может быть выполнена как франчайзинговыми организациями, специализирующимися на поддержке 1С: Предприятия, так и специалистами ИТ-служб самого предприятия.
В комплект поставки системы входят средства, необходимые для изменения прикладного решения и внесения в него изменений любой сложности, а также полный комплект документации к ним. Специалист, осуществляющий поддержку системы в конкретной организации, использует тот же инструмент, что и разработчики фирмы "1С" или фирм, разрабатывающих тиражные решения. Возможности 1С: Предприятия позволяют минимизировать усилия по изменению системы автоматизации и ее последующему сопровождению.
Таким образом, отчетная документация в большей степени не автоматизирована и формируется сотрудниками отделов. Существуют общие отчеты, и отчеты, создаваемые для отдельных отделов.
В отеле Green House доступом к прикладной программе 1С Рарус Управление Санаторно-курортным комплексом обладают следующие сотрудники:
1) Администраторы службы размещения и продаж, данные сотрудники осуществляют работу в 1С посредством изъятия, внесения наличных средств, созданием, управлением, удалением бронирований, размещение гостей, начислением дополнительных услуг, проведением оплаты гостем своего счета, созданием карточки гостя.
2) Руководитель службы размещения и продаж обладает расширенными права пользователя 1С, кроме выше перечисленных прав, руководитель может вводить новые тарифные планы, менять сезонность действия тарифных планов, создавать категории номеров.
3) главный бухгалтер и бухгалтер, отслеживают движение денежных средств по прикладной программе 1С.
В большинстве случаев, созданием отчетной документации занимается Служба Приема и Размещения.
В целом отчеты службы приема и размещения можно разделить на 3 группы:
1) отчеты заполняемые, формируемые непосредственно в определенный момент работы администратор;
2) отчеты заполняемые, формируемые в конце смены;
3) отчеты заполняемые, формируемые ночной сменой;
К отчетам первого типа относятся «Анкеты гостей РФ»- этот отчет необходим для регистрации и учета гостей, являющихся гражданами РФ. Данный документ заполняется непосредственно в момент приезда гостя и сдается в тот же день исполнительному директору, который проверяет верности введенных данных, подписывает, и ставить печать организации. После чего данный отчет отправляется в картотеку учета граждан РФ проживавших в гостинице. Отчет представляет собой утвержденную форму №5 для регистрации граждан в гостинице.
Также существует форма УФМС для граждан, не являющихся подданными РФ «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место прибытия», которая заполняется непосредственно в момент поселения гостя, после чего отправляется к исполнительному директору отеля на проверку верности введенных данных, далее исполнительный директор подает данные отчеты в подразделение УФМС РФ, для получения отрывной части уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывании. Данная отрывная часть отдается гостю отеля, что является его адресом пребывания в РФ. Представленный документ является формой утвержденной УФМС РФ. Стоит отметить, что после выезда данного гостя отеля необходимо подать «Уведомление об убытии соответствующего иностранного гражданина с места пребывания» в соответствующий орган УФМС РФ, который представляет собой форму, утвержденную УФМС РФ, и формируется администратором службы приема и размещения, в момент выезд данного гостя.
К следующему типу отчетов относятся отчеты, заполняемые в конце смены, пред приемом передачей смен.
К таким отчетам относится «СПРАВКА - ОТЧЕТ кассира-операциониста Спа», где сотрудник заполняет форму, утвержденную отелем, указывая:
1) услуги, оказанные в его рабочую смену термальным комплексом и кабинетом массажных методик;
2) оплату от гостей, принятую сотрудником, за оказанные услуги термального комплекса и кабинета массажных методик;
Данный отчет сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.
Следующим отчетом такого типа является «Финансовый отчет по платежам», который сотрудник формирует в прикладной программе 1С, где:
1) сотрудник, формирует отчет на основе даты его рабочей смены;
2) отчет представляет собой таблицу с ФИО гостя и соответствующие оплаты, проведенные сотрудником
3) сотрудник, выделяет ФИО тех гостей, от которых он лично принимал оплату;
4) прикрепляется к «Справка-отчет кассира операциониста» и сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.
После этого сотрудник службы приема и размещения заполняет унифицированную форму №КМ-6 «Справка-отчет кассира операциониста», утвержденную постановление Госкомстата России от 25.12.98 №132, где
1) сотрудник заполняет форму, используя Z-отчет ККМ;
2) прикрепляет Z-отчет ККМ и результат терминальной сверки итогов;
3) сотрудник ставит подпись на соответствующей форме;
Данный отчет сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.
В конце рабочей смены сотрудник службы приема и размещения, используя отчеты второго типа, заполняет «акт приема-передачи денежных средств», утвержденный отелем, где:
1) указывает дату его рабочей смены и количество наличных денежных средств, находящихся в кассе;
2) подписывает, данный акт перед приемом-передачей смены
3) сотрудник, передающий смену, контролирует процесс принятия денежных средств, находящихся в кассе.
4) сотрудник, принимающий смену, пересчитывает денежные средства, находящиеся в кассе и ставит подпись, т.е. принимает смену, на акте.
Последний тип отчетной документации, которой занимается служба приема и размещения отеля, это заполнение и формирование отчетов ночной смены.
К типу таких отчетов относится «Лист работы горничной», утвержденный отелем, который регламентирует работу горничных, где:
1) указывается количество номеров на уборку на следующий день;
2) указывается тип уборки для каждого номера;
3) количество гостей, проживающих в номере и которым полагается услуга «вечерний сервис»
4) в комментарии указывается номера, которые необходимо убрать в первую очередь и также номера, которые уже свободны.
5) указывается дата уборки номеров и ФИО администратора, заполнявшего данную форму;
Данный отчет сдается горничным на начало их рабочей смены.
Следующим отчетом является «Заявка для Лобби-Бара», утвержденная отелем, которая позволяет контролировать наполняемость мини-баров, находящихся в номерах, где
1)сотрудник, согласно форме, указывает номера на выезд;
2)указывает, номера на заезд;
3) указывает номера, где проживают гости;
4) указывает дату проверки мини-баров;
5) ставит свою подпись и инициалы;
Данный отчет сдается сотруднику лобби-бара, на начало дня указанного в отчет.
Последним отчет заполняемым ночной сменой является «заявка на завтрак», утвержденный отелем, который регламентирует работу официантов и работников кухни на завтрак, где:
1) сотрудник указывает ФИО гостей проживающих в номере;
2) отмечает тип размещения «с завтраком» / «без завтрака»
3) общее количество гостей, которые оплатили и которым полагается завтрак
4) общее количество гостей без завтрака
5) указывает дату и ставит подпись и расшифровку
6) отмечает гостей, заказавших завтрак в номер
Данный отчет печатается в трех экземплярах, где один отдается официанту в начале его рабочей смены, второй отдается повару в начале его рабочей смены, третий сдается в бухгалтерию.
Данные отчеты можно представить в виде схемы представленной в приложении 2.
Исходя из этого можно сделать вывод, что сотрудник службы приема и продаж выполняет ряд работоорганизующих задач, при этом на данного возлагается большая ответственность, что не исключает человеческого фактора.
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 131 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |