Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Анализ делопроизводства отеля.

Читайте также:
  1. Cпектральный анализ - способ определения химического состава вещества по его спектру.
  2. E) биохимические анализы крови.
  3. I. Дистрибутивный анализ. Дистрибутивная структура языка на фонемном уровне.
  4. II. Автоматизация делопроизводства
  5. II. Метод синтаксического анализа по непосредственно составляющим.
  6. II. Основные теории по анализу международных отношений.
  7. II.1. Оценка финансовой деятельности строительной организации с помощью финансового анализа.
  8. II.1.2.2. Анализ финансовой устойчивости предприятия
  9. II.1.2.3. Анализ ликвидности
  10. II.1.2.6. Анализ показателей рентабельности

В отеле «Green House Hotel управление осуществляется с помощью 1С: Предприятие – 1С-Рарус: управление саноторно-курортным комплексом - системы управления отелем.

Система программ 1С: Предприятие предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

1С: Предприятие представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации.

Универсальность системы 1С: Предприятие позволяет разрабатывать типовые, специализированные и индивидуальные конфигурации, предназначенные для решения различных задач автоматизации учета хозяйственной деятельности предприятий.

Очень важным преимуществом 1С: Предприятия является открытость системы.

Для руководителя, принимающего решение о выборе средства автоматизации, достаточно важно быть уверенным, что система не будет для предприятия "черным ящиком", и существует реальная возможность понять работу системы и, при необходимости, изменить. Эта работа может быть выполнена как франчайзинговыми организациями, специализирующимися на поддержке 1С: Предприятия, так и специалистами ИТ-служб самого предприятия.

В комплект поставки системы входят средства, необходимые для изменения прикладного решения и внесения в него изменений любой сложности, а также полный комплект документации к ним. Специалист, осуществляющий поддержку системы в конкретной организации, использует тот же инструмент, что и разработчики фирмы "1С" или фирм, разрабатывающих тиражные решения. Возможности 1С: Предприятия позволяют минимизировать усилия по изменению системы автоматизации и ее последующему сопровождению.

Таким образом, отчетная документация в большей степени не автоматизирована и формируется сотрудниками отделов. Существуют общие отчеты, и отчеты, создаваемые для отдельных отделов.

В отеле Green House доступом к прикладной программе 1С Рарус Управление Санаторно-курортным комплексом обладают следующие сотрудники:

1) Администраторы службы размещения и продаж, данные сотрудники осуществляют работу в 1С посредством изъятия, внесения наличных средств, созданием, управлением, удалением бронирований, размещение гостей, начислением дополнительных услуг, проведением оплаты гостем своего счета, созданием карточки гостя.

2) Руководитель службы размещения и продаж обладает расширенными права пользователя 1С, кроме выше перечисленных прав, руководитель может вводить новые тарифные планы, менять сезонность действия тарифных планов, создавать категории номеров.

3) главный бухгалтер и бухгалтер, отслеживают движение денежных средств по прикладной программе 1С.

В большинстве случаев, созданием отчетной документации занимается Служба Приема и Размещения.

В целом отчеты службы приема и размещения можно разделить на 3 группы:

1) отчеты заполняемые, формируемые непосредственно в определенный момент работы администратор;

2) отчеты заполняемые, формируемые в конце смены;

3) отчеты заполняемые, формируемые ночной сменой;

К отчетам первого типа относятся «Анкеты гостей РФ»- этот отчет необходим для регистрации и учета гостей, являющихся гражданами РФ. Данный документ заполняется непосредственно в момент приезда гостя и сдается в тот же день исполнительному директору, который проверяет верности введенных данных, подписывает, и ставить печать организации. После чего данный отчет отправляется в картотеку учета граждан РФ проживавших в гостинице. Отчет представляет собой утвержденную форму №5 для регистрации граждан в гостинице.

 

Также существует форма УФМС для граждан, не являющихся подданными РФ «Уведомление о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место прибытия», которая заполняется непосредственно в момент поселения гостя, после чего отправляется к исполнительному директору отеля на проверку верности введенных данных, далее исполнительный директор подает данные отчеты в подразделение УФМС РФ, для получения отрывной части уведомления о прибытии иностранного гражданина или лица без гражданства в место пребывании. Данная отрывная часть отдается гостю отеля, что является его адресом пребывания в РФ. Представленный документ является формой утвержденной УФМС РФ. Стоит отметить, что после выезда данного гостя отеля необходимо подать «Уведомление об убытии соответствующего иностранного гражданина с места пребывания» в соответствующий орган УФМС РФ, который представляет собой форму, утвержденную УФМС РФ, и формируется администратором службы приема и размещения, в момент выезд данного гостя.

Загрузка...

 

К следующему типу отчетов относятся отчеты, заполняемые в конце смены, пред приемом передачей смен.

 

К таким отчетам относится «СПРАВКА - ОТЧЕТ кассира-операциониста Спа», где сотрудник заполняет форму, утвержденную отелем, указывая:

1) услуги, оказанные в его рабочую смену термальным комплексом и кабинетом массажных методик;

2) оплату от гостей, принятую сотрудником, за оказанные услуги термального комплекса и кабинета массажных методик;

Данный отчет сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.

Следующим отчетом такого типа является «Финансовый отчет по платежам», который сотрудник формирует в прикладной программе 1С, где:

1) сотрудник, формирует отчет на основе даты его рабочей смены;

2) отчет представляет собой таблицу с ФИО гостя и соответствующие оплаты, проведенные сотрудником

3) сотрудник, выделяет ФИО тех гостей, от которых он лично принимал оплату;

4) прикрепляется к «Справка-отчет кассира операциониста» и сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.

 

После этого сотрудник службы приема и размещения заполняет унифицированную форму №КМ-6 «Справка-отчет кассира операциониста», утвержденную постановление Госкомстата России от 25.12.98 №132, где

1) сотрудник заполняет форму, используя Z-отчет ККМ;

2) прикрепляет Z-отчет ККМ и результат терминальной сверки итогов;

3) сотрудник ставит подпись на соответствующей форме;

Данный отчет сдается в бухгалтерию на следующий рабочий день.

 

В конце рабочей смены сотрудник службы приема и размещения, используя отчеты второго типа, заполняет «акт приема-передачи денежных средств», утвержденный отелем, где:

1) указывает дату его рабочей смены и количество наличных денежных средств, находящихся в кассе;

2) подписывает, данный акт перед приемом-передачей смены

3) сотрудник, передающий смену, контролирует процесс принятия денежных средств, находящихся в кассе.

4) сотрудник, принимающий смену, пересчитывает денежные средства, находящиеся в кассе и ставит подпись, т.е. принимает смену, на акте.

 

Последний тип отчетной документации, которой занимается служба приема и размещения отеля, это заполнение и формирование отчетов ночной смены.

К типу таких отчетов относится «Лист работы горничной», утвержденный отелем, который регламентирует работу горничных, где:

1) указывается количество номеров на уборку на следующий день;

2) указывается тип уборки для каждого номера;

3) количество гостей, проживающих в номере и которым полагается услуга «вечерний сервис»

4) в комментарии указывается номера, которые необходимо убрать в первую очередь и также номера, которые уже свободны.

5) указывается дата уборки номеров и ФИО администратора, заполнявшего данную форму;

Данный отчет сдается горничным на начало их рабочей смены.

Следующим отчетом является «Заявка для Лобби-Бара», утвержденная отелем, которая позволяет контролировать наполняемость мини-баров, находящихся в номерах, где

1)сотрудник, согласно форме, указывает номера на выезд;

2)указывает, номера на заезд;

3) указывает номера, где проживают гости;

4) указывает дату проверки мини-баров;

5) ставит свою подпись и инициалы;

Данный отчет сдается сотруднику лобби-бара, на начало дня указанного в отчет.

 

Последним отчет заполняемым ночной сменой является «заявка на завтрак», утвержденный отелем, который регламентирует работу официантов и работников кухни на завтрак, где:

1) сотрудник указывает ФИО гостей проживающих в номере;

2) отмечает тип размещения «с завтраком» / «без завтрака»

3) общее количество гостей, которые оплатили и которым полагается завтрак

4) общее количество гостей без завтрака

5) указывает дату и ставит подпись и расшифровку

6) отмечает гостей, заказавших завтрак в номер

 

Данный отчет печатается в трех экземплярах, где один отдается официанту в начале его рабочей смены, второй отдается повару в начале его рабочей смены, третий сдается в бухгалтерию.

Данные отчеты можно представить в виде схемы представленной в приложении 2.

Исходя из этого можно сделать вывод, что сотрудник службы приема и продаж выполняет ряд работоорганизующих задач, при этом на данного возлагается большая ответственность, что не исключает человеческого фактора.


Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 24 | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2019 год. (0.013 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав