Студопедия  
Главная страница | Контакты | Случайная страница

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатика
ИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханика
ОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторика
СоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансы
ХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника

Вимоги до оформлення тексту документа

Читайте также:
  1. C) Тело документа.
  2. IV. Вимоги до зберігання вакцин, анатоксинів та алергену туберкульозного
  3. IV. Оформление медицинской документации во ВЛЭК ГА
  4. The Elder Scrolls IV: Construction Set cs.elderscrolls.com Русская документация http://tes.ag.ru/cs/articles/manual.shtml
  5. V. Вимоги до транспортування вакцин, анатоксинів та алергену туберкульозного
  6. Автоматизация работы с документами
  7. Агент з митного оформлення
  8. Акционерное соглашение заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами.
  9. Алгоритм работы с документами.
  10. Анализ содержания исторического документа.

 

Текст – це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Отже, головним складником документа є текст (зміст), який визначено назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

- на бланку друкується лише перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового із бланком розміру, кольору й гатунку;

- підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за наявності на ній не менше ніж два рядки тексту;

- у складних документах текст членують (рубрикують) для зручності та швидкого опрацьовування й уникнення плутанини.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

- Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

- Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

- Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

- Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання.

- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

- Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд – стенд, екзитпол – опитування на виході, пресинг – тиск, провайдер – постачальник, тренінг – вишкіл, фан – уколівальник тощо.

- Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки – після опорного слова, вставні слова – на початку речення).

- Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

Правильно Неправильно
Ректор університету підписав наказ про зарахування. Наказ про зарахування підписано ректором університету.
Вправу виконано. Вправу виконано учнями.
Законопроект прийнято (ухвалено) Законопроект прийнято (ухвалено) Верховною Радою.

Отже, помилковим є вживання у контекстах на -но,-то іменників чи займенників в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.

- Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

- У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

- Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

Згідно з ДСТУ 3008-95, слід пам’ятати, що для системи буквенної рубрикації (поділ тексту на логічні складники, які графічно відокремлені один від одного) літери: ґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ь не використовують.

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, зазвичай, оформляють у вигляді таблиці, що відповідають вимогам чинних нормавних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше ніж одна в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1», «Таблиця» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наведено в додатках), і тоді номер містить номер розділу й порядковий номер таблиці, відокремлених крапкою («Таблиця 5.3» – третя таблиця п’ятого розділу).

 




Дата добавления: 2014-12-19; просмотров: 78 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав




lektsii.net - Лекции.Нет - 2014-2024 год. (0.006 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав