Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Документи з обліку довіреностей

У процесі організації бухгалтерського обліку потрібно організувати правильне ведення обліку та насамперед оцінку з урахуванням вимог щодо відшкодування збитків за зникнення бланків.

Порядок оформлення, використання і зберігання довіреностей регулюється нормативними документами. Однак ряд питань підлягають врегулюванню керівником підприємства, зокрема:

- забезпечення цілісності бланків довіреностей (зберігання у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях);

- визначення працівника, відповідального за реєстрацію надходження і виписування довіреностей та укладення з ним договору про повну матеріальну відповідальність;

- визначення і затвердження переліку посадових осіб, на яких можуть виписуватися довіреності (даний перелік може бути додатком до Положення про облікову політику);

- забезпечення проведення інструктажу працівників щодо порядку використання довіреностей, а також термінів звітування про їх використання або повернення невикористаних довіреностей;

- забезпечити процес виписування довіреностей при обов’язковій наявності паспорту або документу, що засвідчує особу отримувача довіреностей.

Графіком документообігу має бути врегульовано, що не пізніше наступного дня після кожної доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей працівник, якому видано довіреність, зобов’язаний надати працівнику підприємства, який виписує і реєструє довіреності, документ про одержання активів і їх передачу матеріально відповідальній особі. Якщо довіреність не використано, її необхідно повернути працівнику, відповідальному за видачу та реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після завершення строку дії даного документу. У такому випадку в журналі робиться запис про анулювання безпосередньо на бланку. Аналогічна відмітка робиться й на довіреності. Відповідно до законодавства, повернені невикористані довіреності зберігаються протягом терміну, встановленого для зберігання первинних документів.

Організація бухгалтерського обліку повинна забезпечити належний контроль за обігом довіреностей. Так, особам, які не відзвітували за виписаними їм довіреностями або не повернули невикористану довіреність, термін дії якої закінчився, нова довіреність не видається. Причому можна запровадити й притягнення до дисциплінарної відповідальності за це порушення.

Строк дії довіреності залежить від того, скільки часу займе отримання і перевезення ТМЦ, однак, він не повинен перевищувати 10 днів. Для довіреностей на отримання цінностей, розрахунки за які здійснюються в порядку планових платежів, допускається термін – календарний місяць.

Необхідно також налагодити зворотний зв’язок покупця і постачальника. У випадку анулювання довіреності, за якою цінності отримуються частинами, підприємство-покупець, яке видало довіреність, відразу повідомляє підприємство-постачальника про анулювання відповідної довіреності. З моменту отримання такого повідомлення відвантаження цінностей за анульованою довіреністю припиняється. За відвантаження цінностей за анульованими довіреностями відповідальність несе постачальник.

Довіреність, незалежно від строку дії, залишається у постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожен відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з поміткою на ній номера довіреності та дати її видачі. При цьому один примірник накладної (або документу, що її замінює) передається одержувачу цінностей, а другий – додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження й контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю.

Не потрібно вимагати довіреність від покупця у таких випадках:

- при відвантаженні ТМЦ за готівку, оскільки з розрахункового документа або фіскального чека можна дізнатися про всі необхідні відомості: дату операції, назву й кількість придбаного товару. На її підставі підзвітна особа може скласти звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт;

- якщо приватний підприємець особисто отримує ТМЦ. Він повинен пред’явити паспорт або інший документ, який засвідчує його особу, а також свідоцтво про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності. Якщо ж за товаром прибув працівник приватного підприємця, для підтвердження повноважень цієї особи оформлюється довіреність.

Після закінчення відпуску цінностей служби, які здійснювали їх відпуск, здають довіреність разом з документами на відпуск цінностей працівникам, на яких покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку.

Облік інших бланків суворої звітності вимагає не меншої уваги та відповідальності. Кожна операція з їх надходження та використання повинна бути чітко задокументована. Завданням головного бухгалтера у процесі організації бухгалтерського обліку цих документів є:

ü доведення чітких вказівок щодо обліку та порядку документування дій з бланками суворої звітності;

ü забезпечення належного контролю за правильністю обліку даного виду документів, для чого необхідно: особисто або через уповноважених осіб перевіряти роботу працівників бухгалтерської служби (щодо обліку довіреностей та бланків суворої звітності, які зберігаються в підрозділі бухгалтерської служби-каси: акцій, проїзних квитків, путівок); налагодити постійні звіряння даних бухгалтерського обліку та обліку відповідальних осіб за збереження і використання бланків суворої звітності (наприклад, з відділом кадрів – щодо трудових книжок, секретарем – щодо використання листівок, марок, конвертів, зокрема, правильність їх списання, що можна перевірити за книгою реєстрації вихідної документації тощо).

Документування операцій з грошовими коштами

Первинні документи, які підтверджують рух грошових коштів, повинні бути належним чином упорядковані. Касові операції оформлюються документами, типові форми яких затверджено Міністерством статистики України за згодою з Національним банком України і Міністерством фінансів України, і які повинні застосовуватися без змін на всіх підприємствах, незалежно від їх відомчої підпорядкованості та форми власності.