Читайте также:
|
На Т проводят столько совещаний, что сотрудники, кажется, должны тратить на них все свое время. Совещания на Т обычно очень эффективны. Большинство совещаний «на ногах», например, совещания по качеству длятся 30 минут. Они начинаются и заканчиваются вовремя; поставленные задачи выполняются. (СИ: Вспоминаю свой график в комитете, удавалось провести и принять участие в 30 совещаниях в неделю! Плюс к этому, первая половина каждого вторника – объезд городских объектов, не менее 10 объектов по тщательно спланированному и выверенному маршруту с минимальными опозданиями. И этого удавалось придерживаться. В крайнем случае, при задержках я удалял некоторые объекты из маршрута. Часто применяю для себя подсчет ресурсов, задействованных в совещании, – это помогает стремиться к эффективности, умножаешь количество участников на время совещания и время сбора. Очень подгоняет!)
Есть несколько правил обеспечивающих эффективность и продуктивность совещаний на Т.
- Пунктуальность;
- Подготовка. В первую очередь определяется цель совещания.
- Благодаря четкому распределения ролей и сфер ответственности всегда понятно, кто за какой вопрос отвечает; последующие мероприятия подтверждают, что проблема решена. Например, мы видели, что не все приходят на рассмотрение проекта и не все остаются на 2 часа.
- Конкретные роли и сферы ответственности также позволяют поддерживать баланс между работой в команде и индивидуальной ответственностью. Команда работает совместно, но каждый получает индивидуальное задание и отвечает за доклад о состоянии выполнения пунктов плана действий и последующих мероприятий по идеям, поданным на совещаниях. Полный цикл PDCA (планируй-делай-контролируй-реагируй) происходит не на совещании. На обзоре проекта только выявляются проблемы.
- Значительная часть двусторонней коммуникации происходит вне совещаний. Напряженные обсуждения происходят до и после совещаний. Процесс немаваси заключается в достижении этих соглашений и решении вопросов.
- Существует правило уделять особое внимание отклонениям от стандарта. На многих совещаниях люди докладывают о состоянии своих проектов, используя зеленые, желтые и красные сигналы. (СИ: постоянно использую это решение на практике, очень удобно при работе с большими массивами информации). Зеленые вопросы вообще не обсуждают, а больше всего внимания уделяется делам, которые отстают от графика или нуждаются в помощи. (СИ: У нас предпочитают докладывать об успехах, чтобы не осталось времени на важные не решенные проблемы. Я тоже так раньше считал, сейчас «пронесет», к следующему разу сам точно решу, и не решал. Где-то из-за недостатка компетенций, где-то из-за необходимости привлечения дополнительных сил.)
- Существует правило относительно совещаний «на ногах», особенно в цехе. Информацию вывешивают на стенах, каждый сотрудник стоит у участка стены со своими данными и докладывает о «желтых» и «красных» вопросах. Совещания, похоже, проходят быстрее, когда люди стоят. (СИ: Не похоже, а точно. В редких случаях на объездах заходили в штаб строительства. Все знали, что нужно встречать с графиком строительства с «пилой». Чего не добиться у нас!)
Дата добавления: 2015-02-16; просмотров: 156 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |