Главная страница | Контакты | Случайная страница Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Слово викладача

Ми із вами згадали різні види документів

Запитання:

- Що таке документ? Дайте свої визначення.

Документ – основний вид ділового мовлення

фіксує

передає

підтверджує достовірність, об’єктивність інформації

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу.

Документ виконує функції

офіційну

ділову

оперативну

Документ є:

писемним доказом

джерелом відомостей довідкового характеру

папері

фотоплівці

магнітній та перфострічці

дискеті

перфокарті

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше виконуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним чи друкарським способом.

заяви

листи

телеграми

довідки

службові записки

інструкції

звіти

протоколи

автобіографії

резюме

службові (офіційні) створюються організаціями, підприємствами, службовими особами, які їх представляють;

особисті (створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності

За місцем виникнення документи поділяються на:

внутрішні (документи, що мають чинність лише всередині організації, організації, де їх складено);

зовнішні (документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями);

організаційні

розпорядчі

інформаційні

колегіальних органів

За напрямком документи поділяються

вхідні

вихідні

За формою документи бувають

стандартні (типові) мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за суворо обов’язковими правилами – листи, інструкції і положення;

індивідуальні (нестандартні) створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій).

За строком виконання документи є:

звичайні безстрокові (виконуються в порядку загальної черги);

термінові (встановлено строк виконання);

дуже термінові (мають позначення «дуже терміново»)

секретні, які мають угорі праворуч позначку «секретно», розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

несекретні

оригінали – це основні види документів, перші і єдині їх примірники; мають підписи керівників; завірені штампом і печаткою;

копія – точне відтворення оригіналу; є позначка угорі «Копія»;

виписка – відтворюється не весь документ, а лише його частину;

дублікат – другий примірник документа.

прості (односкладові)

складні

За строком зберігання документи бувають:

постійного

тривалого (понад 10 років) зберігання

тимчасового (до 10 років)

За технікою відтворення документи є:

рукописними

відтвореними механічним способом

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Реквізит (від лат.requisitum) – необхідне, потрібне – це обов’язкові вихідні дані як елемент правильного оформлення офіційних документів. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр – зразок – це модель побудови однотипних документів.

Основні правила оформлення документів:

назва установи – пишеться в повному розгорнутому найменуванні;

назва документа – обов’язковий його реквізит, який не проставляється лише в листах;

індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, абонентського телефону, номер телефону, факсу оформляється відповідно до сучасних вимог;

дата – це обов’язковий реквізит усіх документів; проставляється число, місяць і рік арабськими цифрами;

індекс – до складу входять три пари арабських цифр: перша пара – індекс структурного підрозділу; друга – номер справи за номенклатурою; третя – порядковий номер за книгою обліку;

місце складання або видання – вказується назва міста чи населеного пункту, де видано документ;

адресат – листи, доповідні записки, довідки, повідомлення адресуються до організації, установи, структурного підрозділу, службової або приватної особи. Назва установи і структурного підрозділу подається в Н.В., а найменування посади й прізвища – у давальному;

підпис – це обов’язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Підписує документ керівник, деякі – керівники структурних підрозділів; документи колегіальних органів підписують голова і секретар;

гриф затвердження - реквізит затвердження включає: слово «Затверджую», назву посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що затвердила документ, дату затвердження (розміщується у правому верхньому кутку документа і пишеться великими літерами). Після затвердження документ набуває юридичної сили;

віза – це позначка, зроблена службовою особою на документі, що свідчить про його вірогідність або надає йому юридичної сили;

печатка – документи завіряються печаткою. Гербова печатка ставиться на документах, що засвідчують права певних осіб, витрати коштів і матеріальних цінностей. Простими печатками засвідчують документи, які виходять за межі організації, й розмножені примірники. Печатка ставиться перед особистим підписом таким чином, щоб відбиток її захоплював частину слів назви посади і підпису особи, що засвідчила документ;

резолюція– це напис службової особи на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань. Резолюція: ПІБ, якому передається документ + вказівки про порядок виконання документа особистого підпису керівника + дата резолюції;

заголовок до тексту – друкується в лівому верхньому кутку під датою і номером документа; заголовок має бути лаконічним, точним і розкривати суть документа;

відмітка про наявність додатка – пишеться в лівому кутку під текстом з нового рядка: Додаток: на 4-х аркушах у 2-х примірниках;

відмітка про виконавця – цей реквізит обов’язковий лише у вихідних документах (листах, довідках, висновках) і складається з прізвища та номера його службового телефону: записується на останній сторінці документа у нижньому лівому кутку;

відмітка про виконання документа та скерування його до справи: коротка довідка про виконавця; вказівка про номер справи, до якої буде підшито документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу;

відмітка про надходження: скорочена назва організації, що надіслала документ; реєстраційний номер документа (індекс); дата його надходження.

Оформлення сторінки

на стандартних листках;

залишаються для зручності з обох сторін вільні поля;

на бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу;

на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

вступ (причина написання документа);

основна частина (доказ), (суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування);

закінчення (вказується мета, заради якої складено документ).

Правила при складанні документів:

текст викладати від ІІІ-ої особи: комісія ухвалила, коледж пропонує;

заяви, автобіографія, доповідна та пояснювальна записки, накази пишуться від І-ої особи;

не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

вживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до; у зв’язку з; з метою; необхідний для; в порядку;

використовувати синтаксичні конструкції: доводимо до Вашого відома, що…; нагадуємо Вам, що…; підтверджуємо з вдячністю…; у порядку обміну досвідом…; відповідно до Вашого прохання;

дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи …; беручи до уваги…; розглянувши…; вважаючи…

використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого читання;

уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення – перед означуваним словом; додатки – після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

щоб не виявити гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів, слід заміняти на пасивну;

Н.: Ви не висловили свої пропозиції.

Вами ще не висловлені пропозиції.

уживати інфінітивні конструкції: створити конструкції; створити комісії; викликати працівників…;

у розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую… Пропоную…;

використовувати скорочення слів, складноскорочені слова, й абревіатури: км, м, філол.., наук.;

віддавати перевагу простим реченням; використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, вельмишановний.