Читайте также:
|
Информация является основным понятием теории управления - совокупность сведений об окружающем мире и протекающих в нем процессах и явлениях. Ценность информации определяется мерой неопределенности наших знаний об объекте, окружающем нас мире. Эта мера неопределенности связана с тем, что материальный мир находится в состоянии постоянного и бесконечного движения и развития. Цена информации определяется также стоимостью и потребительской стоимостью. Соотношение потребительской стоимости и стоимости дает возможность оценить ее эффективность. И чем выше это соотношение, тем более действенно управление экономическими системами.
Основными свойствами информации являются: отражение событий, явлений, процессов, происходящих в системах управления; возможность многократного использования; способность к концентрации в зависимости от уровней использования в управленческих структурах.
Основные трудности при использовании информации:
исходная статистическая информация зачастую бывает недостаточно достоверной.
часть информации имеет качественный характер и не поддается количественным измерениям.
в момент принятия решения необходимая информация отсутствует, получение связано с большими затратами времени и средств.
большая группа факторов влияет на реализацию решений, но при подготовке управленческих решений их нельзя точно предсказать.
При организации информационных потоков необходимо соблюдать следующие правила:
1. Единство источника первичной информации. Если в разных подсистемах или при решении разных задач управления используется один и тот же первичный показатель, то по нему должен быть только один источник первичной информации (документ, человек и т. п.).
2. Совмещение машинных и ручных документов. Если с ручного документа ведется регистрация данных на машинный носитель, то необходимо стремиться получить данный ручной документ в качестве машинного протокола регистрации.
3. Прохождение документов. Первичные документы выписываютсяв минимальном количестве экземпляров, их хранение - только в главных контролирующих подразделениях.
4. Равномерность распределения работы. Во избежание скопления документов на многих операциях часть их обработки следует передавать исполнителям предыдущих операций.
5. Надежность технических средств и способов хранения информации.
Информация поступает снизу (от исполнителей), а решения «спускаются» сверху (от руководителя высшего ранга), проходя при этом через многочисленные иерархические уровни.
При движении по уровням происходит искажение информации.
Основа процесса управления - взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностями, отдельными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документами, функционирования электронных средств связи и т. п. и м/б:
Информационным - субъекты управленческой деятельности обмениваются официальными и неофициальными сведениями, необходимыми для принятия решений.
Административным -вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, получают от них отчеты, осуществляют процесс контроля.
Техническим -реализуется в процессе участия в практической деятельности между субъектами управленческой структуры.
По характеру взаимодействие в организации может быть прямым, - основывается на контактах, или косвенным, - одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было команд, выполняет требующиеся от нее действия.
Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням, они являются вертикальными, а если к одному - горизонтальными.
По вертикальным каналам сверху вниз передаются команды и инструкции, а в обратном направлении - отчеты о проделанной работе (при переходе от одного уровня к другому теряется до 30% информации, при движении сверху вниз - 80%, а снизу вверх - 90%).
Горизонтальные каналы связывают разные по положению или статусу элементы организации, обеспечивают наиболее эффективное решение общих проблем за счет повышения оперативности этого процесса, возможности действовать инициативно и самостоятельно с учетом конкретной ситуации, - потери информации здесь не более 10 %.
Управленческая информация - совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении. Информация классифицируется по ряду позиций:
А) по содержанию (экономическая, правовая, социальная, научно-техническая и т.д.);
Б) по назначению (одноцелевая - для решений одной конкретной проблемы; многоцелевая - для нескольких различных проблем);
В) по возможности закрепления и хранения, - фиксируемая на носителях информация - может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; нефиксируемая - хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно стирается и исчезает;
Г) по степени готовности для использования: первичная -совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного; промежуточная - сведения, прошедшие через процесс предварительной «очистки» и систематизации; конечная - дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;
Д) по степени важности: особо важная, - сведения, необходимые для выполнения работы (указания, предписания, инструкции); желательная (можно обойтись без)
Е) по полноте информация: частичная или комплексная;
Ж) по характеру информация: универсальная, функциональная и индивидуализированная (первая необходима для решения любых проблем; вторая - родственных проблем; третья - данной, конкретной, уникальной проблемы);
З) по степени надежности: достоверная и вероятностная;
З) по направлениям информационных потоков: входящая (поступающую извне) и исходящая; внутриструктурная, формирующуюся в системе; транзитная, проходящую систему без изменений; внешняя (поступающую в систему извне) и внутренняя (внутри системы управления).
Главным источником информации является документационное обеспечение процессов управления. В данном случае документ - это деловая бумага, подтверждающая реальность событий и явлений, фактически совершившихся в конкретной действительности..
Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам распространения. Специфической формой управленческой информации являются слухи - продукт творчества людей (достоверность слухов колеблется в диапазоне от 0 до 80-90%).
Информация – важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации.
Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов:
Отбор информации – случайный или целенаправленный, выборочный или сплошный, предписанный или инициативный, произвольный или основывающийся на определенных критериях.
Кодирование информации в форму - письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. + способ ее передачи: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.
Передача информации, если важна - по возможности дублировать по нескольким каналам.
1. Получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию, а также устанавливает обратную связь (д/б осознанной) сигналы: при устной передаче - уточнение, перефразирование, обобщение.
Требования к информации: оптимальность определяют её достоверность, достаточность, оперативность и своевременность. Оптимизированная информация несет в себе положительный «заряд» и способствует повышению эффективности процесса управления. Информация, в основе которой лежат волюнтаризм, недостоверность, несвоевременность, ненаучность, отрицательно скажется на процессах управления.
Информация д/б коммуникативной, т.е. понятной и приемлемой для информанта.
В ходе ускорения научно-технического прогресса роль информации постоянно возрастает и становится самым дорогим товаром, выступающем на рынке.
Эффективность управления предприятиями и хозяйственными организациями зависит от четкой организации информационного обеспечения: массивов информации (полнота информационного обеспечения систем управления), информационных потоков (совокупность сообщений, циркулирующих в системе, необходимых для осуществления процессов управления), сбора информации, хранения и переработки.
Организация информационных потоков - одна из фундаментальных задач, решаемых наукой управления и практикой хозяйственной деятельности, так как от нее зависят достоверность, достаточность, оперативность и своевременность информации, эффективность ее распространения по заданным адресатам в ходе обеспечения процессов управления и осуществляется с помощью различных технических средств.
Оптимальным является радиальный (лучеобразный) вариант продвижения информации (прямой), менее эффективным вариантом потока информации является круговая сеть, - руководитель не имеет прямого «выхода» на все подчиненные ему структурные подразделения или работников, а необходимую информацию получает через другие подразделения или других лиц.
Нерациональным вариантом организации информационных потоков является последовательная сеть -телефонная, телеграфная и иная последовательная информационная связь.
Основные принципы управления сетями передачи информации:
Централизованный - сосредоточение в центральном управляющем органе всей информации о ситуации в хозяйственной системе и выбор на этой основе оптимального варианта
Зонный - из центральной управляющей структуры информация поступает в другие структуры управления, а из них - к потребителям информации.
Децентрализованный - разновидность зонного, СУ получает необходимую информацию от ЦУ и вырабатывает систему информационного обеспечения самостоятельно, независимо от ЦУ.
Экономическая информационная система функционирование которой во времени заключается в сборе, хранении, обработке и распространении информации о деятельности какого-то экономического объекта реального мира.
Информационная система создается для конкретного экономического объекта и должна в определенной мере копировать взаимосвязи элементов объекта.
Система включает следующие компоненты:
1)структура - множество элементов системы и взаимосвязей между ними;
2)входы и выходы - материальные потоки или потоки сообщений, поступающие в систему или выводимые ею.
3)закон проведения системы - функция, связывающая изменения входа и выхода системы Y = F(Х);
4)цель и ограничения.
Свойства системы:
Свойство относительности устанавливает, что состав элементов, взаимосвязей, входов, выходов, целей и ограничений зависит от целей исследователя.
Делимость означает, что систему можно представить состоящей из относительно самостоятельных частей - подсистем, каждая из которых может рассматриваться как система. Возможность выделения подсистемы (декомпозиция системы) упрощает ее анализ, так как число взаимосвязей между подсистемами и внутри подсистем обычно меньше, чем число связей непосредственно между всеми элементами системы. Выделение подсистем проводит исследователь, и оно условно.
Свойство целостности - согласованность цели функционирования всей системы с целями функционирования ее подсистем и элементов.
Существуют следующие принципы построения и функционирования экономических информационных систем (ЭИС):
1. Соответствие. Экономическая информационная система должна обеспечивать функционирование объекта с заданной эффективностью. Критерий эффективности должен быть количественным;
2. Экономичность. Затраты на обработку информации в ЭИС должны быть меньше экономического выигрыша на объекте при использовании этой информации;
3. Регламентность. Большая часть информации в ЭИС поступает и обрабатывается по расписанию, со строгой периодичностью;
4. Самоконтроль. Непрерывная работа ЭИС по обнаружению и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки;
5. Интегральность. Однократный ввод информации в ЭИС и ее многократное, многоцелевое использование;
6. Адаптивность. Способность ЭИС изменять свою структуру и закон поведения для достижения оптимального результата при изменяющихся внешних условиях.
Среди информационных систем выделяются: управляющие информационные системы (для управления технологическими процессами на предприятии) и системы административно-организационного типа для обслуживания коллектива специалистов, осуществляющих управление предприятием. ЭИС, рассматриваемые нами, относятся к административно-организационным системам.
С функциональной точки зрения можно выделить такие классы ЭИС, как системы обработки данных (СОД), автоматизированные системы управления (АСУ) и информационно-поисковые системы (ИПС). Реальные ЭИС обладают чертами нескольких из названных классов, а не какого-то одного.
Основными функциями ИС являются сбор, передача, хранение информации и такие операции обработки, как ввод, выборка, корректировка и выдача информации.
ЭИС, дополненная прикладными программами различного назначения, образует систему обработки данных – СОД (программы расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования статистической отчетности и т.п.) В СОД используются следующие потоки информации:
- входная, поступает от управляемого объекта и из внешнего мира (от других предприятий);
- необрабатываемая - непосредственно передается органу управления, минуя обработку;
-выходная, обработанная системой и предоставляемая органу управления и внешнему миру;
промежуточная информация, т.е. часть выходной информации, которая необходима СОД для выполнения расчетов в последующие периоды времени.
Если СОД способна выполнять выбор управленческих решений (автономно или с участием специалистов), то она становится автоматизированной системой управления (АСУ).
Типичными для АСУ являются задачи оптимального управления запасами материалов и полуфабрикатов на складах предприятия. АСУ прогнозирует поступление материалов и их расход на основное производство, а в случае несоблюдения норм запаса материалов формирует заявки предприятиям-поставщикам.
Информационно-поисковые системы (ИПС) предназначены для отыскания в каком-то множестве документов тех, которые посвящены указанной в информационном запросе теме или содержат необходимые сведения. При вводе в ИПС каждый документ подвергается индексированию - процесс, состоящий из двух этапов:
-определение тем, которые отражаются в данном документе;
-выражение этих тем на языке, принятом в информационно-поисковой системе, и запись в виде поисковых образов, которые связываются с документом.
В ЭИС могут применяться два режима решения задач - пакетный и диалоговый.
При пакетном режиме обработки данные в системе накапливаются до тех пор, пока не наступит заданный момент времени или объем данных не превысит некоторый предел, - система сбора и группировки статистической отчетности предприятий..
При диалоговом режиме работы происходит обмен сообщениями между пользователем и системой. Роль «активного» элемента пользователь и система выполняют попеременно. ЭИС активна от момента завершения ввода информации и команд пользователем до завершения обработки команды (запроса)..
По способу распределения вычислительных ресурсов - локальные и распределенные ЭИС. Локальная система использует одну электронно-вычислительную машину, а в распределенной системе организуется взаимодействие нескольких ЭВМ, соединенных между собой каналами связи.
Распределенная информационная система представляет собой объединение информационных систем, выполняющих собственные, не зависимые друг от друга функции, с целью коллективного использования информационных фондов и вычислительных ресурсов этих систем. Отдельные информационные системы, как правило, территориально удалены друг от друга.
На современном этапе различают следующие уровни развития производственных систем:
САПР - система автоматизации проектных работ - позволяет разработчику изделия работать с терминалом компьютера и создавать необходимую документацию.
АСУП - автоматизированная система управления производством - это целый ряд технологий, позволяющий управлять и контролировать работу производственного оборудования при помощи компьютера.
Роботы - это программируемые устройства, манипулирующие материалами и рабочими инструментами (их можно перепрограммировать)
САС - системы автоматического складирования и выдачи товаров - предусматривают исполнение управляемых компьютером подъемно-транспортных устройств, которые закладывают изделие в склад и извлекают их оттуда по команде. Общей чертой новых технологий является то, что они повышают гибкость производства.
Дата добавления: 2015-01-30; просмотров: 105 | Поможем написать вашу работу | Нарушение авторских прав |